Checklist introductie track&tracetechnologie bij je werknemers

Introductie over het waarom van een vlootbeheersysteem

Informeer je medewerkers dat je onderneming een nieuw wagenparkbeheersysteem gaat invoeren om gelijke tred te houden met de huidige technologieën. Deze technologie zal het bedrijf in staat stellen een concurrentie voordeel te behouden in de snel veranderende omgeving van vandaag, wat zal resulteren in een verhoogde efficiëntie en een positieve impact op de bedrijfsresultaten.

Uitleg over het vlootbeheersysteem

Omschrijf de units die in de bedrijfsvoertuigen geïnstalleerd zullen worden, laat de beheersapplicatie zien en leg uit welke activiteiten het track & tracesysteem zal registreren, en waarvoor de data gebruikt zal worden: snelheid, afgelegde kilometers, stoptijden, stationair draaien, stopduur, rittenrapporten, brandstofverbruik, hard optrekken, bruusk remmen, ... en toon voorbeeldrapporten.

De voordelen van een vlootbeheersysteem

Geef een overzicht van de verschillende voordelen die het systeem met zich meebrengt zoals bijvoorbeeld minder branstofkosten, verhoogde veiligheid voor de chauffeur, een efficiëntere routeplanning, automatische i.p.v. manueel gegenereerde rapporten, ... Maar bespreek ook in detail de voordelen voor de medewerkers zelf – hierover kan je verder in deze blog lezen bij ‘voordelen medewerkers’.

Vragen en antwoorden over track & trace (FAQ)

Geef voldoende ruimteom vragen te stellen. Als iemand een vraag stelt waar je niet direct op kanantwoorden, zeg dan dat je het antwoord zal opzoeken en rechtstreeks feedback zalgeven.

Moeilijke vragen over track & trace beantwoorden

We weten maar al tegoed dat er sommige lastige vragen gesteld zullen worden. We behandelenhieronder sommige van deze vragen. Hoewel het antwoord hierop afhankelijk zalzijn van het uitgeschreven beleid, geven we alvast wat tips over hoe je bestcommuniceert.

Vraag: Vertrouwje ons niet om onze job te doen?
Jouw antwoord:
Absoluut.Wij vertrouwen jou. Het besturen van een voertuig en het verkopen, onderhouden en leveren van onze producten zijn enorme verantwoordelijkheden en daarom maak je deel uit van ons team. We installeren dit systeem om ons te helpen het hele wagenpark beter te beheren, niet slechts één enkele vrachtwagen. Het geeft ons een algemeen beeld van hoe de vloot functioneert en wijst op gebieden die we als bedrijf kunnen verbeteren. We zien het als een zeer positieve verandering, en we denken dat jij dat ook zult ondervinden.

Vraag: Is het wel wettelijk wat jullie willen doen?
Jouw antwoord
: Dit is een terechte vraag en het antwoord is ja. We hebben jullie op voorhand geïnformeerd over wat we gaan doen. Het systeem houdt eenvoudigweg de voortgang van het voertuig gedurende de dag bij en geeft dezelfde informatie die we zouden krijgen als we met jou zouden rondrijden of je zouden vragen om gedetailleerde routerapporten te schrijven met levertijden en kilometerstand. Het voordeel is dat je dit niet meer moet doen, omdat alles automatisch gebeurt.

Vraag: wat wordter nu exact bijgehouden?
Jouw antwoord: Het vlootbeheersysteem houdt bij wanneer het voertuig 's ochtends start, waar en wanneer het stopt, hoe lang het op elke locatie blijft, de snelheid die het tussen punten aflegt, hoe lang het overdag stationair draait, het totale aantal gereden kilometers en wanneer de apparatuur wordt in- en uitgeschakeld. Als je wenst, geef ik je met plezier in een 'one on one' een demo van de beheersapplicatie zodat je kan zien welke data bijgehouden wordt, en waarvoor het gebruikt wordt.

Vraag: Wat gebeurt er als ik betrapt wordt omdat ik iets fout heb gedaan?
Jouw antwoord:
zoals besproken heeft het management een beleid uitgeschreven met een aantal spelregels. Jullie krijgen allemaal een kopie van dit bedrijfsbeleid zodat je alles in alle rust kan nalezen. In het beleid worden de normen en regels beschreven, alsook de opvolging en acties die ondernomen zullen worden bij herhaaldelijk niet naleven van het beleid.

Vraag: Kunnen we dan nooit meer een persoonlijke stop inlassen onderweg?
Jouw antwoord:
We hebben deze vraag beantwoord in het bedrijfsbeleid. Je kan het daar terugvinden. (Dit zal door elk bedrijf anders ingevuld worden).

Vraag: Wat gebeurt er als ik heel ver moet omrijden om een grote file te vermijden, en daardoor niet de dagplanning kan afwerken?
Jouw antwoord:
We hebben deze vraag beantwoord in het bedrijfsbeleid. Je kan het daar terugvinden. (Dit zal door elk bedrijf anders ingevuld worden).

Vraag: Wat gebeurt er als het systeem niet werkt en geen data registreert? Krijg ik hiervan dan de schuld?
Jouw antwoord:
In de logs van het systeem zal een melding verschijnen dat er geen data kon geregistreed worden omwille van een technische fout. We hebben deze vraag verder beantwoord in het bedrijfsbeleid. Je kan het daar terugvinden. (Dit zal door elk bedrijf anders ingevuld worden).

Vraag: Kan ik ten allen tijde een kopie van mijn voertuiggegevens inzien/verkrijgen?
Jouw antwoord:
We hebben deze vraag verder beantwoord in hetbedrijfsbeleid. Je kan het daar terugvinden. (Dit zal door elk bedrijf anders ingevuld worden).

 

De DO’s en DON’TS van een succesvolle personeelscommunicatie over track & trace

Er is helaas geen magische formule om je vlootbeheersysteem op zo’n wijze te introduceren bij je personeel, dat ze direct mee zijn en het allemaal volledig omarmen. Hoewel... vanuit onze ervaring, en feedback van onze vele klanten, hebben we hieronder toch enkele punten opgesomd die je best volgt:

DO

1. Probeer het systeem te introduceren in een groepsbijeenkomst of andere personeelscommunicatie. Door een personeelsvergadering (of een reeks kleinegroepsvergaderingen, afhankelijk van de grootte van je organisatie) te beleggen, geef je werknemers de kans om uit de eerste hand over het systeem te leren in plaats van via de interne tamtam. Het stelt hen ook in staat om al hun vragen te laten beantwoorden door het management.

2. Houd de vergaderingen en correspondentie vrolijk en positief. Het kan zijn dat je het systeem installeert omdat het werk momenteel niet optimaal verloopt, maar als je dit aan uw chauffeurs meedeelt, komt het systeem automatisch in een negatief daglicht te staan. Praat over dingen waarvan je denkt dat het bedrijf door het nieuwe systeem kan verbeteren en zorg ervoor dat je de positieve voordelen voor werknemers benoemt.

3. Zorg voor een manier waarop medewerkers feedback kunnen geven en hun vragen kunnen stellen, ook nadat het systeem is geïnstalleerd. Moedig e-mails of memo's aan of maak een bedrijfsmailbox aan waarin de zorgen en suggesties van werknemers kunnen worden gehoord.

4. Herken en communiceer alle positieve veranderingen en verbeteringen die je ziet zodra het systeem operationeel is. Of het nu gaat om een ​​cadeaubon, een contante bonus of een felicitatiecertificaat, zorg ervoor dat je gewenst gedrag herkent en beloont. Dit zal de werknemers duidelijk aantonen dat het systeem voordelen biedt voor zowel het bedrijf als de individuele chauffeurs.

DON’T

1. Installeer het vlootbeheersysteem niet voordat je je medewerkers hiervan op de hoogte heeft gesteld. Je zou in de verleiding kunnen komen om de geotracking units alvast te installeren en te testen zonder medeweten van de medewerkers. De kopzorgen en mogelijke reacties van werknemers zijn echter meestal niet de moeite waard. Als medewerkers het systeem vanaf het begin kennen en begrijpen, begint de efficiëntie vanaf de eerste dag te stijgen. Bovendien wekt het open en eerlijk communiceren vertrouwen op bij zelfs de meest kritische medewerkers.

2. Verberg geen informatie over het systeem en ontwijk geen lastige vragen. Het is belangrijk dat medewerkers het systeem begrijpen (en wat het controleert) om de resultaten te krijgen die je nodig hebt voor je ROI.

3. Verwacht niet dat alle medewerkers het systeem meteen omarmen. Het zit in de menselijke natuur om met enig ongemak en wantrouwen te reageren op veranderingen op de werkplek, en je zult misschien nooit iedereen voor je winnen. Zodra werknemers begrijpen waarvoor het systeem is ontworpen, en zelf een grotere efficiëntie en tijdwinst gaan zien, zullen de meesten het accepteren en werken aan het verbeteren van hun prestaties. Het is onze ervaring dat goede werknemers (degenen die je op lange termijn wilt behouden) het systeem verwelkomen, omdat het hun sterke punten erkent en hun bijdragen aan het bedrijf in de spotlight zet.

 

Voordelen van een vlootbeheersysteem voor de werknemer

De sterkste methode om de introductie van een vlootbeheersysteem te faciliteren, is de belangrijkste voordelen van het systeem voor je werknemers schetsen. Hier volgen enkele van de personeelsbeloningen die al zijn succesvol zijn toegepast door andere klanten:

1. Hogere klantenbinding

Voor servicetechniekers heeft het behouden van huidige klanten een hoge prioriteit. In verschillende gevallen leiden de gedetailleerde rapporten die ons systeem biedt tot hogere klantretentiecijfers. Simpel gezegd, klanten zien graag het bewijs dat de service op tijd is voltooid, en door dat bewijs te leveren, behoudt je je klantenen eventueel je commissie.

2. Bescherming tegen valse claims

Ons GPS-tracking systeem biedt onweerlegbare data die laat zien waar en wanneer elk voertuig heeft gereden, en biedt bescherming tegen valse ongevallenclaims en meldingen van laattijdige aankomsten op geplande afspraken.

3. Diensttijdregistratie

Het vlootbeheersysteem van All-Connects biedt een elektronische verificatie van de serviceduurtijd en geeft chauffeurs een "back-up" in geval van klachten door de klant (Bewijs van geleverde diensten).

4. Automatische kilometerregistratie

Ons GPS-tracking systeem zorgt voor een nauwkeurige geautomatiseerde kilometerregistratie, waardoor kostbare tijd wordt bespaard.

5. Duidelijke afspraken voor het mee naar huis nemen van voertuigen

Omdat het gebruik 'savonds en in het weekend kan worden gecontroleerd, kunnen sommige bedrijven werknemers nu toestaan ​​om bedrijfsparkvoertuigen buiten kantooruren te gebruiken. Desgewenst kan wel de privéknop worden ingeschakeld om de gereden ritten onzichtbaar te maken voor het systeem.

6. Verhoogde bedrijfsresultaten

Hogere besparingen en winsten vertalen zich in betere bedrijfsresultaten, betere onderhoudsprogramma's om problemen onderweg tot een minimum te beperken, meer geld beschikbaar voor de vervanging van verouderde apparatuur, enz.

7. Nieuwe incentives

Omdat je met ons GPS-trackingsysteem prestaties zeer accuraat kunt meten, kan je nieuwe incentives creëren die uitsluitend op productiviteit zijn gebaseerd. Het is verbazingwekkend om de prestatieveranderingen te zien zodra chauffeurs de competitiegeest ter harte nemen. Voordat je het weet, helpen ze je nieuwe manieren te vinden om inkomstente genereren.

8. Verhoogde bestuurdersveiligheid

Financieel gewin is niet het belangrijkste voordeel voor chauffeurs. De veiligheid van de chauffeur staat bovenaan de lijst. Automatische waarschuwingen beteugelen onveilig gedrag, en veiligheidsscorecards belonen chauffeurs voor goed rijgedrag.

9. Verbeterde chauffeursmoraal

Met het gebruik van hetbAll-Connects GPS-systeem is aansprakelijkheid van de bestuurder geen probleem meer. Je hebt het nodige bewijs in handen om je chauffeurs "te betrappen" op iets goeds, zodat je hun prestaties en zelfrespect kunt verbeteren. Goede chauffeurs zijn meestal terughoudend om hun inefficiënte tegenhangers te melden. In veel gevallen ergeren ze zich aan het gedrag van hun "slapende"collega’s, en vooral ook aan het feit dat het management dit vaak niet of te laat opmerkt, of ze niet tot verantwoording roept omdat er geen duidelijk meetbaar bewijs is. Dit heeft een negatieve invloed op het moreel. Met onze tool heb je nu een manier om daadkrachtig met onproductieve chauffeurs om te gaan.

10. Huur betere chauffeurs in

Als laatste puntje, misschien iets waar je als eerste bij moet stil staan: Laat potentiële nieuwe medewerkers bij sollicitatiegesprekken weten dat je GPS-tracking gebruikt. Als iemand een alternatieve agenda heeft of het gevoel heeft dat hij niet kan werken met GPS-tracking, zal hij of zij een aanbod afslaan of niet komen opdagen. Het is veel beter om op dit moment te weten dat ze niet passen in jouw bedrijf, dan na 6 weken training erachter komen dat ze zich verzetten tegen de gebruikte technologie en bedrijfsbeleid.

Stel ons je vraag

Ben je na het lezen van deze blog nieuwsgierig geworden naar welke tracking en digitale oplossingen All-Connects aanbiedt? Stel ons je vraag en we beantwoorden je zo snel mogelijk.

eBook
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.