All-Connects
JOBS facilitaire sector

Communiceren over planning, personeel en taken... kinderspel?


In de facilitaire sector is een goede communicatie tussen manager en medewerker the key to succes. Maar die communicatie verloopt in sommige bedrijven eerder stroef, waardoor er al wel eens vergissingen gebeuren waar de klant vaak het slachtoffer van is. Met JOBS introduceer je een duidelijke en transparante interne communicatie over planning, personeel en taken.

 

Wanneer een teamlid – tijdelijk – wegvalt door bijvoorbeeld ziekte, zwangerschap of vakantie wil je zo snel mogelijk een oplossing zoeken zodat je klanten geen hinder ondervinden. Bij zwangerschap kan je tijdig voor vervanging zorgen, maar voor iemand die de dag zelf wegvalt door ziekte zal je sneller een oplossing moeten vinden.

In veel bedrijven worden de planning en briefings nog telefonisch of via sms gecommuniceerd, maar daardoor worden er wel eens fouten gemaakt of bestaan er onduidelijkheden over de planning. Gebeurt het al wel eens dat een klant vraagt de afspraak van maandag naar dinsdag te verplaatsen? Hoe vaak is het dan ook al gebeurd dat Olivia, de verantwoordelijke voor deze klant, op maandag toch bij de klant staat te wachten omdat ze de sms niet heeft ontvangen?

Om zulke onduidelijke communicatie te vermijden, ontwikkelden wij een oplossing: JOBS. Met JOBS combineren we enkele belangrijke pijlers. Communiceer op één plek met ál je collega’s, stel een steeds wijzigbare planning op voor je team, koppel je briefings aan klanten per locatie en bestel je schoonmaakproducten via de app.


Wat is JOBS?

Jobs is het ideale digitale platform voor een vereenvoudigd beheer van planning en personeel. Waar je voordien meerdere kanalen gebruikte om in contact te staan met je team en te communiceren over briefings, planningen, taken en bestellingen, maakt iedereen nu gebruik van één centrale plek om te communiceren.

Briefings worden gelinkt aan de wekelijkse takenkalender, waar iedereen via het persoonlijk account op het platform toegang tot heeft. Dit platform is zowel via desktop als via de app toegankelijk. Extra belangrijke informatie die nodig is bij het uitvoeren kan ook rechtstreeks aan de taak gelinkt worden. Zo weet iedereen exact wat er hem/haar te doen staat bij de klant.


De drie grote voordelen van JOBS

Voordeel 1: efficiënt je team briefen

Bij de ene klant is de oppervlakte die moet worden schoongemaakt al wat groter als bij een andere klant, wat wil zeggen dat het soms onmogelijk is om een volledige locatie in één sessie af te werken. Daardoor heeft Annick de ene week enkel tijd voor de volledige bovenverdieping en de andere week voor de benedenverdieping.

Om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken, is het belangrijk dat Annick vooraf een briefing ontvangt zodat ze bij aankomst exact weet wat haar die dag te doen staat en ze meteen aan de slag kan gaan.

Voordien bracht je een deel van je team misschien wel telefonisch op de hoogte, en een ander deel via sms. Vanaf nu communiceer je op één plek met al je volledige team en bestaat er ook geen twijfel meer. Annick kan binnen enkele klikken de briefings per locatie terugvinden en herbekijken. Daardoor verlies je geen onnodige tijd aan terugkerende taken en brief je je volledige team op een efficiënte en snelle manier.


Voordeel 2: toegang tot een gedetailleerd persoonlijk werkrooster

De planning varieert vaak van week tot week en dus is het van groot belang dat het duidelijk is per individu wie waar verwacht wordt en wat de taken op die locatie zijn. Met JOBS heeft iedereen in je team toegang tot het persoonlijke werkrooster via de applicatie. De weergave van dat rooster kan naar voorkeur per week of per dag weergegeven worden.

Bij het klikken op een opdracht verschijnt de briefing met alle taken die zeker die dag afgewerkt moeten worden. Maak je een wijziging in de planning of voeg je een taak toe aan de agenda, dan verschijnt er een melding in de applicatie.

 

Voordeel 3: voorraad aanvullen via bestelfunctie

Als derde grote voordeel voegden we een extra feature aan de applicatie toe: een bestelknop! Elke klant heeft namelijk bepaalde voorkeuren in de producten die worden gebruikt bij het schoonmaken. Jouw team is zelf verantwoordelijk voor het aanvullen van de voorraad producten per locatie. Omdat dit iets is dat al wel eens vergeten wordt, integreerden we rechtstreeks in de app een bestelknop!

Jolien merkt op dat de vaatdoekjes aan vervanging toe zijn en de fles allesreiniger bijna op is. Via de app opent ze met enkele klikken de bestelpagina. Daar kan ze de juiste producten en hoeveelheid selecteren. Door op ‘bestellen’ te klikken, ontvangt de verantwoordelijke in jouw bedrijf op zijn beurt een melding op het persoonlijk account, waarna hij de nodige producten kan klaarzetten. Bij het volgende bezoek aan deze klant neemt Jolien gewoon de bestelling mee, waardoor de voorraad bij de klant steeds gevuld blijft!


Connect met ons!

Heb je interesse in JOBS en wil je graag meer informatie ontvangen?
Neem volledig vrijblijvend contact met ons op voor een kennismakingsgesprek!


 
Contacteren

Niet zeker waar te starten?

Vul jouw gegevens in en we contacteren je voor vrijblijvend advies op maat

Naam
E-mail