Essentiële Gids voor Check In and Out at Work (CIaO) in de Schoonmaaksector

| Juni 2024 | bron Rijksdienst Sociale Zekerheid

Veel gestelde vragen over Check In and Out at Work (CIaO)

Wat is CIaO en wie is betrokken?

1 | Wettelijke basis en datum van toepassing

Vanaf 1 september 2024 (datum inwerkingtreding Koninklijke besluiten) is het registreren van het begin (in) en einde (out) van de prestaties en rustpauzes verplicht voor elke werknemer die bepaalde schoonmaakactiviteiten uitvoert. De wettelijke basis voor de aanwezigheidsregistratie in de schoonmaaksector vindt u in de programmawet 26/12/2022, titel 4, hoofdstuk 1, art 22 tot 48 ; en hoofdstuk 2, art 49 (§9 art 30 bis van de wet van 27/06/69).

Niet alle activiteiten die onder de bevoegdheid van het Paritair Comité voor de schoonmaak vallen, worden geviseerd. Het gaat enkel om activiteiten die tot doel hebben om, in opdracht van een derde partij, een onroerend goed schoon te maken.

2 | Wie moet mijn aanwezigheid op de werkplaats melden en wanneer?

De aanwezigheidsregistratie voor bepaalde schoonmaakactiviteiten moet door de werknemer zelf gebeuren, in realtime.

3 | Wat gebeurt er met mijn gegevens?

De inspecteurs van de bevoegde inspectiediensten mogen de gegevens in CIaO raadplegen.

Registratiemethodes

1 | Welke registratiemethodes zijn er beschikbaar om het begin en einde van mijn schoonmaakactiviteit te registreren?

Welke methode(s) je gebruikt, spreek je af met je werkgever:

A) Een smartphone
1. Scan de QR code van de aangifte van werken, waarmee automatisch het technische nummer van de aangifte van werken wordt opgehaald, of
2. Klik op de URL die door de werkgever werd bezorgd, of
3. Gebruik de website van de sociale zekerheid.

B) Een badge of andere toepassing ter beschikking gesteld door je werkgever.

2 | Welke informatie moet worden opgehaald om mijn registratie te voltooien?

* De datum en het uur
* Je NISS nummer indien je een Belgische werknemer bent. Je NISS- Bis nummer indien je een buitenlandse werknemer bent
* Het identificatienummer van de Belgische of buitenlandse onderneming. Indien u zelfstandige bent, moet u uw eigen identificatienummer invoeren
* Het nummer van de aangifte van werken
* De werkplaats
* Het type registratie (in of out)

3 | Hoe voer ik de gevraagde informatie in bij het registreren?

In de meeste gevallen worden de gevraagde gegevens automatisch opgehaald uit onze systemen. Er zijn echter verschillende situaties waarin je de informatie handmatig moet invoeren.

> als je de QR-code of de URL voor de aangifte niet hebt
> als je voor een buitenlandse werkgever werkt
> als de geolocatie inactief of ongeautoriseerd is

Je moet dan zoveel mogelijk informatie invullen zodat de RSZ de werkgever waarvoor je werkt, de aangifte van werken die overeenkomt met de plaats waar je werkt en je locatie kan identificeren. De registratie 'in' en 'out' moet in alle gevallen geselecteerd worden.

4 Er is geen internetverbinding of de batterij van mijn smartphone is leeg. Hoe kan ik me registreren?

Indien je je niet kan registreren door een probleem bij een externe derde partij (leverancier van internetverbinding, telefoonopermeer uit te voeren voor de duur van de onbeschikbaarheid. Deze moet verifieerbaar zijn. Indien je je niet kan registreren omdat je je smartphone vergeten bent of de batterij plat is, riskeer je een sanctie bij een mogelijke controle.

5 | Ik ken het nummer van de aangifte van werken niet dat overeenkomt met mijn werkplaats en ik beschik niet over een QR-code. Hoe ga ik verder?

Neem contact op met je werkgever. Controleer vooraf of er een affiche met de QR-code voor de aangifte van schoonmaakwerk op de werkplek hangt. Als deze informatie niet beschikbaar is, vul dan zoveel mogelijk informatie in de CIaO-toepassing in, registreer de IN- en UIT-tijden van je activiteit, als ook van de rustpauzes.

Authentificatie en activatie GPS-coördinaten

1 | Hoe meld ik me aan?

Je moet een methode gebruiken die erkend wordt door FAS (eID en kaartlezer, Itsme, Eidas, gebruikersnaam/ wachtwoord met code via de mobiele applicatie, e-mail of token).

2 | Hoeveel uren blijft mijn login Itsme actief?

De itsme-login die via een mobiele applicatie (smartphone) is gemaakt, blijft 6 uur geldig. Gedurende deze tijd is verificatie niet langer vereist, tenzij je je vrijwillig afmeldt. De itsme login is alleen geldig voor de aanwezigheidsregistratie in CIaO. Het geeft geen toegang tot andere applicaties.

3 | Hoe activeer ik het opvragen van GPS-coördinaten?

Activeer de localisatie op je smartphone. Verleen vervolgens de toegangsrechten op het niveau van de toepassing (via de standaardbrowser van het toestel) en op het niveau van de toepassing CIaO.

4 | Ik wil mijn locatie niet via geolocatie aangeven. Wat is het alternatief?

De registratie van het adres of de geografische beschrijving van de werkplek is wettelijk verplicht (programmawet 26/12/2022, art. 25). Je moet in elk geval het adres vermelden van de plaats waar je het schoonmaakwerk uitvoert.

5 | Welke onderneming moet worden ingevuld voor de registratie? Mijn werkgever (werknemersrelatie) of de klant van mijn werkgever (de opdrachtgever van het contract gesloten met mijn werkgever)?

* Als je een werknemer bent, identificeer je je werkgever (of die nu Belgisch of buitenlands is) in de CIaO-toepassing. Als een uitzendbureau je ter beschikking stelt van een werkgever, is het uitzendbureau je werkgever.
* Als je zelfstandige bent, vul dan je ondernemingsnummer of buitenlands identificatienummer in.

6 | Mijn werkgever is een buitenlandse onderneming. Hoe voer ik dit in de toepassing in?

Voer het buitenlandse identificatienummer in: intracommunautair BTW-nummer, niet-Europees identificatienummer, enz.

Registreren van schoonmaakprestaties

1 | Ik werk via het systeem van de dienstencheques. Ben ik verplicht om me te registreren?

Nee, dit type activiteit valt niet onder artikel 30bis van de wet van 27 juni 1969, noch onder de programmawet van 26/12 /2022.

2 | Ik werk voor een uitzendbureau. Hoe registreer ik mij?

Registreer je met het ondernemingsnummer van het uitzendbureau, dat wettelijk je werkgever is (werknemersrelatie).

3 | Ik werk als jobstudent. Hoe registreer ik mij?

Registreer je met het ondernemingsnummer van de onderneming waarvoor je werkt, dat wettelijk je werkgever is (werknemersrelatie).

4 | Ik werk als stagiair, in het kader van mijn opleiding. Hoe registreer ik mij?

Registreer je met het ondernemingsnummer van de onderneming waar je stage loopt.

5 | Hoe registreer ik mijn prestaties die zich over 2 dagen uitstrekken (bv. nachtwerk)?

Registreer het begin en het einde van je activiteit, als ook je rustpauzes, volgens de logische volgorde in/out.

Consultatie en correcties van schoonmaakprestaties

1 | Hoe kan ik mijn prestaties consulteren?

Er zijn twee mogelijkheden:

1. Smartphone: Door in te loggen in de CIaO applicatie en de kalender te gebruiken, kun je je eigen activiteiten raadplegen.
2. Online dienst op de website van de Sociale Zekerheid: door in te loggen in de toepassing CIaO en de kalender te gebruiken, kan je je eigen activiteiten raadplegen.

2 | Ik heb een fout gemaakt bij het registreren of ik ben vergeten te registreren. Hoe kan ik de gegevens corrigeren?

Als je fouten opmerkt in de registraties die je hebt gedaan, moet je je werkgever raadplegen om af te spreken welke correctie moet worden doorgevoerd. Je werkgever kan een verzoek indienen bij de RSZ, die, als er voldoende bewijs is, de nodige correctie zal uitvoeren.

Houd er rekening mee dat deze wijzigingen binnen 30 dagen na de registratiedatum moeten worden aangevraagd. Na deze termijn zijn geen wijzigingen meer mogelijk. Indien je je vergat te registreren, is er geen aanwezigheidsregistratie gebeurd. Deze situatie kan niet rechtgezet worden. Je riskeert een sanctie bij een mogelijke controle.

Verantwoordelijkheden en sancties

1 | Er zijn sancties voorzien voor het geval de wetgeving niet wordt nageleefd. Deze worden later gepreciseerd.

Wijzigingen en updates

De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid is nog volop bezig met het finetunen van de praktische regelgeving voor Check In and Out at work. Raadpleeg hun website regelmatig voor mogelijke updates / wijzigingen.

Inwerkingtreding

De maatregel werd officieel aangekondigd in juli 2023 en zal actief worden vanaf 1 september 2024. Dit geeft bedrijven en werknemers in de schoonmaaksector voldoende tijd om zich voor te bereiden en aan te passen aan de nieuwe vereisten.

Wil je in orde zijn met je Checkinatwork registratiesoftware? Contacteer ons voor meer info!

Zijn met deze blog jouw vragen beantwoord, en wil je meer weten over de kostprijs of met ons sparren over de juiste toepassing voor jouw bedrijf? Contacteer ons dan direct via telefoon 03 289 55 35 of mail naar SERVICE@ALL-CONNECTS.BE om meer info te vragen of een adviesgesprek in te boeken.

Deel deze All-Connects blog:

Je kan altijd de meest recente informatie over CIaO terugvinden op de website van de Sociale Zekerheid

Stel ons je vraag

Ben je na het lezen van deze blog nieuwsgierig geworden naar welke tracking en digitale oplossingen All-Connects aanbiedt? Stel ons je vraag en we beantwoorden je zo snel mogelijk.

eBook
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.