Efficiëntie troef dankzij een centrale digitale beheersapplicatie

Efficiëntie troef met track & trace en tijdregistratie

Met verschillende verkopers en techniekers op de baan is het niet altijd evident om het overzicht te bewaren. En een correcte tijdsregistratie? Dat is ook niet altijd evident. Ook voor DiBO was dit een zoektocht.

Verkopers en techniekers van DiBO op de baan

DiBO Cleaning Systems is een Belgisch fabrikant van heavy-duty reinigingssystemen voor de professionele klant. De 2 verkoopvestigingen in de Benelux (DiBO België en DiBO Nederland) hebben samen een 15-tal verkopers en techniekers in buitendienst. DiBO werkt met een uitgebreid dealernetwerk. Elke verkoper heeft een eigen regio met dealers om op te volgen. Wat service betreft, wordt er veel opgevangen door de dealers. Het team in buitendienst is qua omvang eerder beperkt, maar het is een belangrijk team waarbij efficiëntie heel belangrijk is.

Track & trace: optimalisaties en een betere planning

Een track & trace-systeem is alvast makkelijk om bij de fiscus aan te tonen dat het om een bedrijfsvoertuig gaat. Maar daarnaast waren er nog een aantal zaken die de nood aan dergelijk systeem blootlegde.

Sven Stuyven

Sven Stuyven, Managing Director van DiBO Cleaning Systems, vertelt:

“Het was vooral om de planning heel goed te kunnen doen zodat we exact weten waar iemand staat en vertrokken is. Zo hebben we een maatstaf om te gaan optimaliseren en planmatig georganiseerd te kunnen werken. Bijvoorbeeld wat de dealerbezoeken betreft: meer of minder per maand of ze beter inplannen zodat er minder kilometers moeten gereden worden. Daarbij komt het kunnen staven van werkuren bij discussies met de klant en heel uitzonderlijk een foutieve boete protesteren.”

De ideale oplossing voor een correcte tijdregistratie

Een correcte tijdregistratie voor de techniekers? Dat was voor DiBO niet zo evident.  Hoe moet je als iemand van thuis uit naar de klant mag vertrekken of vanuit de klant weer naar huis mag gaan, bepalen wat zijn gemaakte uren zijn? Daar moet je een officieel tijdregistratierapport voor hebben. Bij DiBO vinden ze transparantie ook heel belangrijk: “We moeten heel eerlijk met onze werknemer kunnen omgaan en zeggen van ‘Kijk, je moet 8 uur maken maar je hebt gisteren een half uur overgewerkt en dat moet betaald worden door ons. Klaar.’ En daar had All-Connects een oplossing voor. Onze techniekers kunnen perfect tikken in de wagen.”

De baten zijn veel hoger dan de kosten

“Je betaalt de uren van de inbouw van de black box in de wagen, je betaalt de black box zelf en dan betaal je een maandelijks abonnement en dan ben je klaar. Is die wagen na 4 jaar versleten? Dan bel ik All-Connects en wordt dit overgezet op de nieuwe wagen en dat is dan een paar werkuren. De baten zijn veel hoger dan de kosten, vind ik, omdat je team op elke minuut van de dag opgevolgd kan worden. Je hebt het overzicht.”

Hoe gebruikt DiBO deze oplossingen in de praktijk?

“De mensen van de planning, zowel verkoop als technische dienst, gebruiken het track & trace-systeem dágelijks om te kijken wie waar zit en dergelijke. Ikzelf ook en de salesmanager ook. Dit wordt erg intensief gebruikt. De overuren worden er maandelijks uitgehaald. Rapportages voor een prognose of analyse? Die doen we meestal ook maandelijks. Zo optimaliseren we bijvoorbeeld de dealerbezoeken zodat hetzelfde aantal bezoeken op een dag nog altijd kunnen gebeuren, maar dat er maar de helft aan kilometers moet gereden worden.”

All-Connects: “Betrouwbaar, kwalitatief & klantvriendelijk.”

“We zijn al járen klant bij All-Connects maar destijds hebben we er wel een paar bekeken. All-Connects leek me een bedrijf dat wel wist waarover ze spraken. Ze hebben de software laten zien, dat was een rechttoe rechtaan software die altijd werkt en up-to-date is.”

Ook over de samenwerking na implementatie zijn ze bij DiBO vol lof over All-Connects: “Klantvriendelijkheid is top, je krijgt altijd een heel mooi antwoord van die mensen en ik vind het product ook een kwalitatief product, het doet wat het moet doen. Zowel de hardware die in de wagen zit, als de software, het platform dat ook héél belangrijk is. Want je kunt wel metingen doen maar als je software niet te raadplegen is of de server ligt er weer uit ofzo, neen dat gebeurt allemaal niet.”

Automatische tijdregistratie verlicht het werk voor HR en is 100% accuraat.

Meer weten?

Wil je weten hoe het in de praktijk werkt? Boek dan een korte productdemo. Een van onze applicatiespecialisten toont je hoe onze tracking beheersoftware werkt en beantwoordt al je vragen.

Vraag een demo aan