De gewoonte die straks niet meer mag
Veel werfleiders en planners kennen het: op maandagochtend — of zelfs al op vrijdagmiddag — registreer je de ploeg alvast voor de komende werkdagen. Snel ingeven, overzicht bewaard, klaar. Het bespaart tijd en voelt efficiënt.
Maar vanaf 1 januari 2027 is dit expliciet verboden. De nieuwe regelgeving rond checkinatwork maakt een einde aan voorafgaande registraties. Concreet betekent dat:
- ❌ Niet meer aanmelden aan het begin van de week voor de volledige werkweek
- ❌ Niet meer registreren de dag voordien voor de volgende werkdag
- ❌ Geen batch-aanmeldingen meer voor een lijst werknemers die "straks" aankomen
- ✅ Enkel aanwezigheid op de werf op het moment zelf telt als geldige registratie
Dit is geen detail in de marge. Het raakt rechtstreeks aan de dagelijkse werkorganisatie van aannemers, onderaannemers en hun werfcoördinatie.
Waarom schrapt de overheid voorafgaande registraties?
De redenering van de overheid is eenvoudig: voorafgaande registraties laten te veel ruimte voor misbruik. Iemand staat "geregistreerd" op papier, maar is fysiek nooit aanwezig op de werf. Dat is precies het patroon van sociale fraude dat de wetgever wil aanpakken.
De RSZ wil realtime aanwezigheid kunnen verifiëren — niet een planning die achteraf als aanwezigheidsregister wordt ingediend. Wie er was, moet er ook geweest zijn op het moment dat de registratie werd uitgevoerd.
Voor bonafide aannemers verandert de feitelijke situatie op de werf niets. Maar de manier waarop ze hun registratiesysteem gebruiken, moet wél veranderen.
Alles over checkinatwork 2027: deadlines, wat er verandert en wat je concreet moet doen — op onze informatiepagina.
Het probleem met veel bestaande systemen
En hier wringt het schoen voor heel wat bouwbedrijven die vandaag al een digitaal registratiesysteem gebruiken.
Er zijn tientallen aanbieders op de markt — zeker ook kleinere spelers — die een app, een badge-systeem of een QR-code-oplossing aanbieden waarmee je kunt "inchecken". Maar wat er achter die check-in technisch gebeurt, verschilt enorm.
Veel systemen registreren enkel een tijdstempel. Ze loggen dat iemand op een bepaald moment heeft ingecheckt, maar doen geen realtime verificatie bij de RSZ. Dat heeft twee gevaarlijke gevolgen:
- Je weet op het moment zelf niet of de registratie ook geldig is
- Een eventueel probleem ontdek je pas achteraf — bij een controle — en dan is het te laat
Registreren is één ding. Weten of het klopt, is iets anders.
De kern van het probleem is dit: een registratie uitvoeren en een geldige registratie hebben, zijn twee verschillende dingen.
Een systeem dat enkel lokaliseert en logt, weet niet of de persoon correct is aangemeld als werknemer of onderaannemer, of alle RSZ-verplichtingen in orde zijn, of er een probleem is aan de kant van de onderliggende aannemer in de keten.
Je denkt dat alles in orde is. Maar bij een sociale inspectie kan blijken dat een deel van de aanwezigen niet correct geregistreerd stond. De verantwoordelijkheid ligt bij jou als hoofdaannemer.
Hoe AllConnects dit fundamenteel anders aanpakt
Bij AllConnects werkt de checkinatwork-registratie anders — en dat maakt precies het verschil bij de nieuwe wetgeving.
Wanneer een werknemer of onderaannemer incheckt via ons systeem, wordt die registratie in realtime gecheckt bij de RSZ. Niet later. Niet bij een batchupdate. Op het moment zelf.
Je krijgt onmiddellijk een duidelijke terugkoppeling:
Geen aannames. Geen verassingen bij een controle. Geen boetes voor registraties die achteraf niet bleken te kloppen.
Dat is niet alleen gemoedsrust — het is de enige manier om na 1 januari 2027 écht compliant te zijn.
"We hadden vroeger altijd onze mensen al op maandagochtend ingevuld voor de hele week. Dat werkte administratief handig. Maar toen we doorhadden dat dit straks wettelijk niet meer kan én dat we eigenlijk ook nooit echt wisten of alles geldig stond bij de RSZ, was de keuze snel gemaakt."Aannemer bouwsector — AllConnects klant
Wat is het verschil in de praktijk?
| Situatie | Systeem zonder realtime RSZ-check | AllConnects met RSZ-check |
|---|---|---|
| Voorafgaande registraties | Vaak nog mogelijk vandaag (en illegaal na 2027) | Niet mogelijk — enkel registratie op moment zelf |
| Validatie bij RSZ | Niet — enkel tijdstempel gelogd | Ja — realtime OK/NIET OK per registratie |
| Problemen ontdekken | Pas bij inspectie — te laat | Op het moment van registratie — actie mogelijk |
| Aansprakelijkheidsrisico | Hoog — je weet niet wat er klopt | Laag — je weet bij elke registratie de status |
| Klaar voor wetgeving 2027 | Niet zeker — afhankelijk van aanbieder | Ja — systeem is hierop gebouwd |
Waarop moet je nu al controleren?
De wetgeving treedt in werking op 1 januari 2027. Dat lijkt nog ver, maar in de bouwsector weet iedereen: een systeemwijziging heeft aanlooptijd. Werknemers en werfleiders moeten vertrouwd raken met een nieuwe werkwijze. Dat doe je niet in de laatste week van december.
Stel jezelf nu al deze vragen:
- Ontvangt mijn systeem een OK of NIET OK terug van de RSZ op het moment van registratie?
- Is het vandaag nog mogelijk om via mijn systeem voorafgaand aan te melden voor een volgende werkdag of -week?
- Weet mijn systeempartner al hoe ze de wetgeving van 2027 zullen implementeren?
- Zijn mijn werfleiders en planners op de hoogte van de nieuwe verplichtingen?
Kan je op één van deze vragen geen duidelijk "ja" antwoorden? Dan is het tijd om te evalueren.
Waarom dit juist de kleinere aanbieders raakt
De realtime RSZ-check is technisch geen triviale integratie. Het vereist een gecertificeerde koppeling met de systemen van de RSZ, onderhoud van die koppeling bij elke API-update, en de juiste foutafhandeling wanneer de RSZ een NIET OK teruggeeft.
Grotere, gespecialiseerde aanbieders hebben die integratie al jaren in productie. Maar een deel van de kleinere aanbieders — die checkinatwork als bijkomende feature aanbieden naast hun hoofdproduct — heeft die koppeling niet, of heeft ze nooit volledig geïmplementeerd.
Die bedrijven registreren wel dat iemand aanwezig is. Maar ze geven je geen zekerheid over of die aanwezigheid ook geldig is bij de RSZ. En na 2027, wanneer voorafgaande registraties verboden zijn, is die zekerheid geen luxe meer — het is een wettelijke vereiste.
Veelgestelde vragen
-
Voorafgaande registraties zijn registraties waarbij arbeiders of onderaannemers al worden aangemeld voor een werf vóór ze er effectief aanwezig zijn — bijvoorbeeld aan het begin van de week voor de volledige werkweek, of de dag voordien. Vanaf 1 januari 2027 is dit verboden. De overheid wil enkel nog registraties op het moment van effectieve aanwezigheid aanvaarden, om sociale fraude te bestrijden.
-
Het verbod treedt in werking op 1 januari 2027. Vanaf die datum zijn enkel nog registraties geldig die op het moment zelf worden uitgevoerd, wanneer de persoon effectief aanwezig is op de werf. Bereid je systeem en werkprocessen tijdig voor — een systeemwijziging heeft aanlooptijd.
-
Veel registratiesystemen loggen enkel een tijdstempel — ze registreren dat iemand heeft ingecheckt, maar controleren niet of die registratie ook geldig is bij de RSZ. Systemen die wél een realtime RSZ-check uitvoeren, geven een onmiddellijke OK of NIET OK terugkoppeling. Enkel die laatste aanpak garandeert dat je bij een sociale inspectie ook effectief compliant bent.
-
Bij een OK-terugkoppeling is de registratie succesvol verwerkt bij de RSZ en is de aanwezigheid van de persoon geldig. Bij NIET OK is er een probleem — bijvoorbeeld een ontbrekende aanmelding, een fout in de persoonsgegevens of een complianceprobleem bij de onderaannemer. Je weet dit onmiddellijk, zodat je actie kan ondernemen vóór een inspectie plaatsvindt.
-
Stel jezelf twee vragen: (1) Geeft mijn systeem een OK of NIET OK terug van de RSZ op het moment van registratie? (2) Is het vandaag nog mogelijk om voorafgaand aan te melden via mijn systeem? Als je op één van beiden geen duidelijk ja kunt antwoorden, voldoet je systeem waarschijnlijk niet aan de wetgeving van 2027. Neem contact op voor een vrijblijvende evaluatie.
-
Een NIET OK-resultaat betekent dat er een probleem is met de registratie bij de RSZ. Dit kan meerdere oorzaken hebben: de persoon is niet correct aangemeld, er is een fout in de gegevens, of er is een complianceprobleem bij de onderaannemer in de keten. Je weet dit onmiddellijk en kan actie ondernemen — de juiste partij contacteren, het probleem oplossen vóór een inspectie, of de persoon tijdelijk niet toelaten tot de werf.
Controleert je systeem ook echt bij de RSZ?
We tonen je in 30 minuten hoe checkinatwork via AllConnects werkt: realtime RSZ-check, OK/NIET OK per registratie, en geen voorafgaande aanmeldingen meer mogelijk.
