“Als je de juiste strategische beslissing neemt om te investeren in een vlootbeheersysteem om de toekomst van je bedrijf te ondersteunen, is er niets belangrijker dan het implementeren van dit systeem bij je werknemers. Een beleid communiceren dat je bereid bent af te dwingen. Want als je niet bereid bent om het gewenste rijgedrag, en 'huisvaderzorg' voor de vlootvoertuigen af te dwingen , verspil je tijd en geld. Doe dit op de juiste manier, en je verdient 2 tot 10 keer je investering terug.” Philippe - zaakvoerder, All-Connects
Sinds 2002 werkt All-Connects met bedrijven die een GPS-vlootbeheersysteem hebben geïnstalleerd en sindsdien de vruchten ervan plukken. Vanuit hun ervaringen hebben we een aantal stappen geïdentificeerd om je te helpen GPS-tracking bij je werknemers te introduceren en de meeste van hun vragen vooraf te beantwoorden. Je kunt de overgang naar het gebruik van een track en trace systeem veel soepeler laten verlopen door rechtstreeks met je chauffeurs te communiceren en niet alleen uit te leggen hoe het bedrijf hiervan zal profiteren, maar ook hoe zij ervan zullen profiteren.
1. Leg in duidelijke, transparante taal aan de bestuurders uit wat je gaat doen, en waarom je deze beslissing hebt genomen.
2. Help ze te beseffen dat hun eerste reactie geworteld kan zijn in aannames, niet in feiten.
3. Verduidelijk de belangen van het bedrijf en uw chauffeurs bij het overwegen van nieuw beleid.
4. Maak geen geheim van de installatie.
5. Erken dat "big brother" er deel van uitmaakt net als servicetickets, chatfuncties chauffeur, routeplanning,enz.
Je nieuwe GPS-volgsysteem zal iedereen helpen beter te worden in hun werk. Hoe beter je wordt, hoe meer geld je gaat verdienen! En hoe gezonder het bedrijf, hoe beter het voor iedereen zal zijn. Besparingen kunnen zich vertalen in bonusprogramma's, minder terugbellen van klanten, annuleringenen klachten, minder manuele registratie en papierwerk voor tijdkaarten, betere chauffeurstraining,enz.
Ten eerste, wees vanaf het begin eerlijk en openhartig, en je zult het vertrouwen van je medewerkers winnen. De ervaring heeft geleerd dat goede werknemers geen probleem hebben met verantwoordelijkheid en dit juist verwelkomen omdat het hen onderscheidt van minder productieve collega's. Elke werknemer die zich verzet tegen het volgen van zijnvoertuig, is meer dan waarschijnlijk een werknemer die ergens verbetering kangebruiken.
Sommige werknemers kunnen ook de neiging hebben om te wantrouwen, of op zijn minst sceptisch te staan tegenover verandering. Hun weerstand is geworteld in een onrealistische houding ten opzichte van verandering. Verandering is continu. Het gebeurt overal. Het versnelt naarmate de technologie zich uitbreidt. En in werkelijkheid zijn alle veranderingen niet altijd slecht.
Hier is hoe het systeem werkt: Een GPS-volgsysteem (laat ze de All-Connects gps-tracker zien) zal in elk voertuig van het wagenpark geïnstalleerd worden . De gps tracker registreert de locatie van het voertuig, de exacte route die het voertuig heeft gereden, de tijd die bij elke stop is doorgebracht en de snelheid waarmee het voertuig reed. Spreek hier over specifieke informatieoverdracht zoals bijvoorbeeld het automatisch downloaden (moet niet meer manueel doorgegeven worden), beveiligde data, mobiele transmissie, ... De informatie wordt vervolgens gesorteerd en geanalyseerd om te bepalen welke wijzigingen of aanpassingen door de bestuurder en/of de fleet manager kunnen worden aangebracht om de efficiëntie te verhogen.
Nu vraag je je misschien af waarom het bedrijf deze informatie moet weten. Nou, er zijn veel redenen. Ten eerste kan je zien of erwijzigingen in de routes moeten worden aangebracht om overdag tijd te besparen. Je wil er ook voor zorgen dat iedereen evenveel gewicht trekt. Als een chauffeur altijd moet klauteren om al zijn stops te maken en een andere chauffeur extra tijd heeft, helpt dit vlootbeheersysteem je om specifieke problemen op te sporen en op te lossen. We willen allemaal dagelijkse routes vaststellen die haalbaar zijn, niet onmogelijk om veilig te bereiken.
Het vertelt je ook hoe snel de vrachtwagens rijden en geeft de chauffeurs een stimulans om binnen de snelheidslimiet te blijven. Dit houdt uiteindelijk iedereen veiliger op de weg. Het bewijst dat je over een veilig wagenpark beschikt, waardoor de verzekeringspremies voor iedereen kunnen dalen door minder ongevallen. Lees meer over accurate voertuigsnelheid in onze blog: “Zet GPS in als jouw ogen op de baan voor een rendabel vlootbeheer”
Een goede relatie met je chauffeurs zorgt ervoor dat je vlootbeheer soepeler en efficiënter verloopt. Daarom, hoe meer je de chauffeurs kunt laten samenwerken (als partner) met de verandering in plaats van zich ertegen te verzetten (vechten), hoe beter het bedrijf gewapend is om verder te groeien. Dit betekent natuurlijk wel niet dat de chauffeurs mogen beslissen over het gebruik van het fleet management systeem.
Geef ruimte voor vragen. Als iemand een vraag stelt die je niet meteen kunt beantwoorden, vertel hem of haar dan dat je het antwoord zult vinden en neem later contact met feedback. De technologie van GPS-tracking is vandaag de dag geen mysterie meer.
Er zijn veel positieve punten verbonden aan de implementatie van GPS en veel andere bedrijven hebben meteen uitstekende resultaten geboekt. Lees onze blog over ROI van GPS tracking
Er zijn ook veel positieve punten voor de bestuurder. Een onderhoudsbedrijf in Brussel had een bestuurder die ervan werd beschuldigd een ongeval te hebben veroorzaakt. Gelukkig werd hij hiervan vrijgesproken toen het track en trace systeem aantoonde dat het voertuig zelfs nooit in de buurt van het vermeende ongeval was geweest. De chauffeur kon hiermee zijn naam zuiveren, en het bedrijf werd een mogelijk kostelijke rechtszaak bespaard.
Als een klant beweert dat je medewerker nooit is komen opdagen, er niet genoeg tijd heeft doorgebracht, of te vroeg of te laat was, heeft de chauffeur het bewijs die deze claim kan weerleggen. En andersom werkt het natuurlijk ook, en worden medewerkers die niet eerlijk zijn geweest, ter verantwoording geroepen. Want dit soort gedrag werpt een schaduw over de inzet van de andere collega's en zorgt voor wrevel onderling. De harde cijfers leidden bij veel All-Connects klanten al tot een lager klantverloop, waar uiteindelijk iedereen binnen het bedrijf mee van profiteert.
Het is geen geheim waarom je dit nieuwe GPS-systeem hebt aangeschaft: een verhoogde efficiëntie van de chauffeur, verbeterd routebeheer, meer tijdsbesparing, mogelijke vermindering van overuren, verminderd brandstofverbruik en de mogelijkheid om de voortgang van je wagenpark te verantwoorden. Maar hoe communiceer je die dingen naar je medewerkers? Hoe zorg je ervoor dat ze zien dat jouw nieuwe systeem ook voor hen voordelig is?
We hebben de volgende onderwerpen samengesteld om je te helpen het systeem bij je medewerkers te introduceren. We raden je aan je presentatie op te splitsen in vier hoofdpunten:
1) introductie van de GPS-trackers
2) een beschrijving van het GPS-volgsysteem
3) voordelen van GPS-tracking
4) vragen en antwoorden
Informeer je medewerkers dat je bedrijf, inovereenstemming met de huidige technologieën, een nieuw wagenparkbeheersysteemgaat invoeren. Deze technologie stelt het bedrijf in staat om een concurrentievoordeel te behouden in de snellere zakelijke omgeving vanvandaag, wat resulteert in verhoogde efficiëntie en een positieve impact op debedrijfsresultaten.
Leg uit hoe het systeem in de praktijk werkt. Beschrijfde tracking units die in de voertuigen geïnstalleerd worden, de online beheersapplicatie (op PC, tablet en smartphone) en de activiteiten die het systeem zal registreren (snelheid, kilometerstand, afstand, stoptijd, stopduur, duurtijd stationnair draaien, voertuigroute, rittenregistratie, enz.). Gebruik hierbij voorbeelden met screenshots die All-Connects je kan bezorgen.
Geef een overzicht van de voordelen die het systeem zal bieden (van verlaagde verzekeringspremies tot meer routebeheer), maar bespreek ook in detail de directe voordelen voor werknemers. Je kunt het "grotebroer"-aspect van GPS-tracking niet vermijden. Erken het en beschrijf het als een extra hulpmiddel om het bedrijf te helpen runnen.
Neem de tijd om vagen te beantwoorden, en geef korte antwoorden. Gebruik voorbeelden en cijfermateriaal om je antwoorden kracht bij te zetten. Het is de uitgelezen kans om naar de reacties van je medewerkers te peilen, en mogelijke smeulende weerstand in de kiem te smoren met transparante en duidelijke taal. Geef ze voldoende ruimte, maar zorg ervoor dat het niet in een Facebooktirade ontaardt.
Wil je weten wat de absolute do's en don'ts zijn? Lees dan zeker onze blog met de checklist.
Heb je nog vragen of wil je advies bij het kiezen van het fleet management systeem dat bij jouw bedrijf past? Twijfel dan zeker niet om ons vrijblijvend via deze link te contacteren. We nemen zo snel mogelijk contact met je op, om je vragen te beantwoorden en samen de mogelijkheden te overlopen.
Ben je na het lezen van deze blog nieuwsgierig geworden naar welke tracking en digitale oplossingen All-Connects aanbiedt? Stel ons je vraag en we beantwoorden je zo snel mogelijk.
