Onlangs kwam op Linkedin een Nederlandse uitspraak over een black box als prikklok voorbij. De conclusie die gedeeld werd: dat mag niet. Begrijpelijk – maar het artikel vraagt toch om verdere verduidelijking: Wanneer mag tijdregistratie in de bedrijfswagen dan wél?
Een werkgever vergeleek maandenlang de gegevens uit het volgsysteem van een dienstwagen met de urenregistratie van een werknemer, vond een verschil van bijna 95 uur, en ontsloeg hem op staande voet wegens urenfraude. Het gerechtshof Arnhem-Leeuwarden vernietigde dat ontslag. De zaak kwam onder onze aandacht via een bijdrage van Mehtap Melo-Kocyigit op LinkedIn, die de uitspraak helder samenvat vanuit het Nederlandse arbeidsrecht.
De uitspraak gaat niet over de vraag of technologie werktijd mág registreren. Ze gaat over de vraag of je gegevens die je voor het ene doel verzamelde, achteraf mag hergebruiken voor een ander doel. Dat is een wezenlijk verschil – en het is precies het verschil waar het in de praktijk misloopt.
Waar het écht fout liep
Het hof rekende de werkgever meerdere dingen aan, en maar één daarvan gaat over technologie.
Het track-and-trace-reglement was opgesteld voor het beheer van het dienstvoertuig. Niet voor het vaststellen van gewerkte uren. Toen de werkgever de gegevens alsnog voor dat tweede doel inzette, gebruikte hij ze buiten hun oorspronkelijke bestemming.
Daarnaast: er waren al maanden signalen, maar er werd pas veel later data uitgelezen. De werknemer werd nooit gewoon gevraagd waarom zijn wagen tijdens de werkuren voor zijn deur stond. Functioneringsproblemen en vermoedelijke fraude werden door elkaar gehaald. En de persoonlijke context van een medewerker met dertig jaar dienst werd nauwelijks meegewogen.
Met andere woorden: het dossier was zwak lang voordat de technologie in beeld kwam. Wie wil weten waarom iemands wagen thuisstaat, kan dat vragen. Een half jaar data verzamelen om diezelfde vraag te beantwoorden is niet grondiger – het is trager, en juridisch fragieler.
Wat dit voor een Belgische werkgever betekent
Dit is een Nederlandse uitspraak. Ze is leerzaam, maar niet rechtstreeks overdraagbaar. Drie zaken liggen bij ons anders.
De klok tikt sneller
Bij ontslag om dringende reden geldt in België een dubbele termijn van drie werkdagen. Je hebt drie dagen om te ontslaan, te tellen vanaf het moment waarop de beslissingsbevoegde persoon voldoende zekerheid heeft over de feiten. Daarna volgen nog eens drie dagen om de reden aangetekend mee te delen. Een werkgever die hier maandenlang bewijs verzamelt, verliest daardoor niet ook op de termijn. Hij verliest er vooral op.
Toestemming van je medewerker helpt je niet
Onder de GDPR is toestemming pas geldig als ze vrij gegeven is. In een arbeidsrelatie bestaat er een gezagsverhouding, en daarom wordt toestemming van een werknemer in de praktijk zelden als een bruikbare rechtsgrond aanvaard. Je hebt dus iets anders nodig – en welke rechtsgrond dat is, hangt volledig af van je doel.
Tijdregistratie is geen luxe die je jezelf toestaat
Het Europees Hof van Justitie oordeelde in 2019 (CCOO/Deutsche Bank, C-55/18) dat werkgevers over een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem moeten beschikken om de dagelijkse arbeidstijd te meten. Daarbovenop komen in België de aanwezigheidsregistratie op werven via Checkin@Work, het afwijkingsregister, de regels rond deeltijdse arbeid en de mobiliteitsvergoeding in PC 124.
Het beeld dat digitale tijdregistratie iets is waar je terughoudend mee moet zijn, staat dus eigenlijk op zijn kop. Betrouwbaar registreren is niet het risico. Slordig registreren is dat wel.
Drie registraties, geen één
De verwarring ontstaat omdat drie verschillende dingen in hetzelfde voertuig gebeuren. Ze lijken op elkaar, maar juridisch hebben ze niets met elkaar te maken.
Voertuigregistratie
Doel · vlootbeheer, brandstof, onderhoud, diefstalpreventie, fiscale en verzekeringsverplichtingen
Rechtsgrond · gerechtvaardigd belang, met afweging en informatieplicht
Wat je registreert · ritten, locaties, rijgedrag – gegevens over het voertuig
Aanwezigheidsregistratie
Doel · wettelijke registratie van aanwezigheid, zoals Checkin@Work op werven
Rechtsgrond · een wettelijke verplichting
Wat je registreert · wie, wanneer, op welke werf
Arbeidstijdregistratie
Doel · loonadministratie, arbeidsduur, mobiliteitsberekening
Rechtsgrond · wettelijke verplichting en uitvoering van de arbeidsovereenkomst
Wat je registreert · start en einde van de prestatie
Drie doelen. Drie rechtsgronden. Drie datasets. De fout in de Nederlandse zaak was niet dat er technologie in de wagen zat. Het was dat dataset 1 werd gebruikt om vraag 3 te beantwoorden – een half jaar nadat de gegevens waren verzameld, en zonder dat iemand daar vooraf van op de hoogte was.
Welk registratiemiddel past bij jouw werf?
Bestuurdersbadge, Construbadge, RFID-tag of app: elk middel heeft zijn eigen sterktes, afhankelijk van je ploeg en je verplichtingen. We denken graag even mee, vrijblijvend.
Vraag advies aanWanneer tijdregistratie in de bedrijfswagen wél mag
Wanneer een medewerker zich aanmeldt met een persoonlijke bestuurdersbadge, een RFID- of NFC-tag, een Construbadge of via een app, verandert er iets fundamenteels. Niet de plaats van de technologie – die zit nog steeds in of rond het voertuig – maar de aard van de registratie.
Het doel staat vast vanaf het eerste moment: het vastleggen van aanwezigheid of prestatie. De medewerker onderneemt zelf een handeling. Het is functioneel hetzelfde als badgen aan de ingang van een gebouw. En dat maakt twee dingen mogelijk die in de Nederlandse zaak ontbraken.
Je registreert minder
Voor tijdregistratie heb je identiteit, tijdstip en eventueel werfzone nodig. Niet het volledige ritspoor. Een systeem dat correct is ingericht, schrijft voor dit doel dus ook alleen die gegevens weg. Dat is geen vriendelijkheid, dat is het principe van minimale gegevensverwerking.
Je scheidt wie wat ziet
De fleet manager heeft voertuiggegevens nodig. HR en payroll hebben prestatiegegevens nodig. Dat hoeven – en mogen – niet dezelfde schermen zijn. Wie die rechten technisch scheidt, maakt het hergebruik waar het in deze zaak op stukliep gewoon onmogelijk.
Eén kanttekening: geofencing zit in een grijzere zone. Het werkt op basis van locatie, niet op basis van een handeling van de medewerker. Bruikbaar, maar het vraagt een strengere afweging en een expliciete uitleg. Zet het niet zomaar op één lijn met een badge.
Wat je vooraf geregeld moet hebben
Technologie kiezen is het gemakkelijke deel. Dit is het deel dat de zaak wint of verliest:
- Leg het doel vast vóór je verzamelt – en neem elk doel apart op in je verwerkingsregister. Een doel achteraf uitbreiden bestaat niet.
- Zet het in het arbeidsreglement, via de daarvoor voorziene wijzigingsprocedure.
- Overleg vooraf met de ondernemingsraad of het comité voor preventie en bescherming op het werk.
- Maak een DPIA wanneer je systematisch gegevens over medewerkers verwerkt. Bij geolocatie en aanwezigheidsopvolging is dat het uitgangspunt – de Gegevensbeschermingsautoriteit publiceert daarvoor een lijst.
- Informeer je medewerkers concreet: welke gegevens, waarom, waarvoor, hoe lang bewaard, en wie ze kan inkijken. Per doel – de bewaartermijn van rittengegevens is niet die van sociale documenten.
Geen van deze vijf punten gaat over technologie. Alle vijf bepalen ze of je technologie stand houdt.
De technologie was het probleem niet
Deze uitspraak is geen waarschuwing tegen digitale tijdregistratie. Ze is een herinnering dat een systeem maar zo sterk is als het proces eromheen.
Wie het juiste instrument kiest voor het juiste doel, dat vooraf vastlegt en er open over communiceert, zet tijdregistratie in de bedrijfswagen perfect in – voor een correcte loonadministratie, voor aanwezigheid op de werf, voor mobiliteitsberekeningen of voor wettelijke registraties zoals Checkin@Work.
Wie omgekeerd te werk gaat en achteraf in bestaande data op zoek gaat naar een antwoord, komt vroeg of laat dezelfde vraag tegen als deze werkgever. Alleen dan voor de rechter. Het gaat uiteindelijk niet over technologie. Het gaat over duidelijkheid, vertrouwen, en het juiste doel voor de juiste oplossing.
Veelgestelde vragen
Niet zomaar. Gegevens die verzameld zijn voor vlootbeheer mogen niet achteraf worden hergebruikt om arbeidstijd vast te stellen: dat is een ander doel, met een andere rechtsgrond. Wil je werktijd registreren, dan moet je een systeem gebruiken dat daar van bij de start voor bedoeld is en dat ook zo is vastgelegd en gecommuniceerd.
Voertuigregistratie legt gegevens vast over het voertuig: ritten, locaties, rijgedrag. Tijdregistratie legt de aanwezigheid of prestatie van een medewerker vast: wie, wanneer, waar. De technologie kan in hetzelfde voertuig zitten, maar het doel, de rechtsgrond en de bewaartermijn verschillen volledig.
Toestemming is in een arbeidsrelatie zelden een bruikbare rechtsgrond, omdat ze door de gezagsverhouding niet als vrij gegeven wordt beschouwd. In de praktijk steun je op een wettelijke verplichting of op de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Informeren blijft wél verplicht – dat is iets anders dan toestemming vragen.
Ja. Afspraken over registratie van arbeidstijd horen thuis in het arbeidsreglement, en een wijziging daarvan volgt een vastgelegde procedure. Daarnaast is voorafgaand overleg met de ondernemingsraad of het CPBW aangewezen wanneer je een nieuw registratiesysteem invoert.
Ja. Zolang de medewerker zich identificeert met een persoonlijk middel – badge, tag, Construbadge of app – en het doel van bij de start aanwezigheidsregistratie is, functioneert dat als een volwaardig registratiepunt. De sleutel zit niet in de technologie, maar in het vooraf vastgelegde doel en de correcte communicatie erover.
Dit artikel is bedoeld als algemene informatie en vormt geen juridisch advies. De concrete toepassing van tijdregistratie- of voertuigsystemen hangt af van de geldende arbeidswetgeving, de privacyregels en de manier waarop je ze binnen je organisatie invoert. Laat je daarom altijd adviseren over de correcte implementatie.
Bron van de besproken uitspraak: Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden, ECLI:NL:GHARL:2026:4034. Met dank aan Mehtap Melo-Kocyigit, wier bijdrage op LinkedIn de aanleiding vormde voor dit artikel.
Hilde Lavrijssen - Marketing Manager bij AllConnects
Volgt de digitalisering van vlootbeheer en tijdregistratie in de bouw op de voet en vertaalt die naar praktische inzichten voor bedrijven op de weg en op de werf.
