Récemment, une décision de justice néerlandaise concernant l'utilisation d'une « boîte noire » comme pointeuse a été relayée sur LinkedIn. La conclusion partagée était la suivante : cela n'est pas autorisé. C'est compréhensible, mais l'article appelle tout de même à des précisions supplémentaires : dans quels cas l'enregistrement du temps de travail dans un véhicule de fonction est-il autorisé ?
Un employeur a comparé pendant plusieurs mois les données du système de suivi d'un véhicule de fonction avec le relevé des heures de travail d'un salarié, a constaté un écart de près de 95 heures et l'a licencié sur-le-champ pour fraude aux heures de travail. La cour d'appel d'Arnhem-Leeuwarden a annulé ce licenciement. Cette affaire a été portée à notre attention grâce à une publication de Mehtap Melo-Kocyigit sur LinkedIn, qui résume clairement cette décision au regard du droit du travail néerlandais.
Cette décision ne porte pas sur la question de savoir si la technologie est autorisée à enregistrer le temps de travail. Elle porte sur la question de savoir si l'on peut réutiliser a posteriori des données collectées dans un but précis à d'autres fins. Il s'agit là d'une différence fondamentale – et c'est précisément cette différence qui pose problème dans la pratique.
Où les choses ont vraiment mal tourné
La cour a reproché plusieurs choses à l'employeur, dont une seule concerne la technologie.
Le règlement relatif au suivi et à la traçabilité avait été établi pour la gestion du véhicule de service, et non pour déterminer les heures travaillées. Lorsque l'employeur a finalement utilisé ces données à cette seconde fin, il les a utilisées à des fins autres que celles pour lesquelles elles avaient été initialement prévues.
Par ailleurs : des signaux étaient perceptibles depuis des mois, mais ce n’est que bien plus tard que les données ont été analysées. On n’a jamais simplement demandé à l’employé pourquoi sa voiture se trouvait devant sa porte pendant ses heures de travail. Les problèmes de performance et les soupçons de fraude ont été confondus. Et le contexte personnel d’un collaborateur ayant trente ans d’ancienneté n’a pratiquement pas été pris en compte.
En d'autres termes : le dossier était déjà peu solide bien avant que la technologie n'entre en jeu. Si l'on souhaite savoir pourquoi la voiture d'une personne reste garée chez elle, il suffit de poser la question. Collecter des données pendant six mois pour répondre à cette même question n'apporte pas plus de précisions : c'est plus lent et juridiquement plus fragile.
Ce que cela signifie pour un employeur belge
Il s'agit d'un proverbe néerlandais. Il est instructif, mais ne s'applique pas directement à notre situation. Trois aspects sont différents chez nous.
Le temps passe plus vite
En cas de licenciement pour motif grave, un double délai de trois jours ouvrables s'applique en Belgique. Vous disposez de trois jours pour prononcer le licenciement, à compter du moment où la personne habilitée à prendre la décision a acquis une certitude suffisante quant aux faits. S'ensuivent ensuite trois jours supplémentaires pour notifier le motif par courrier recommandé. Un employeur qui passe des mois à rassembler des preuves ne perd donc pas pour autant le bénéfice de ce délai. Mais il y perd surtout au change.
Le consentement de votre collaborateur ne vous aide pas
En vertu du RGPD, le consentement n'est valable que s'il a été donné librement. Dans le cadre d'une relation de travail, il existe un rapport d'autorité ; c'est pourquoi, dans la pratique, le consentement d'un salarié est rarement accepté comme fondement juridique valable. Vous devez donc vous appuyer sur un autre fondement juridique, dont la nature dépend entièrement de votre objectif.
La gestion du temps n'est pas un luxe que l'on s'accorde
La Cour de justice de l'Union européenne a statué en 2019 (CCOO/Deutsche Bank, C-55/18) que les employeurs doivent disposer d'un système objectif, fiable et accessible pour mesurer le temps de travail quotidien. À cela s’ajoutent, en Belgique, l’enregistrement des présences sur les chantiers via Checkin@Work, le registre des dérogations, les règles relatives au travail à temps partiel et l’indemnité de mobilité prévue dans la CP 124.
L'idée selon laquelle il faudrait faire preuve de prudence en matière d'enregistrement numérique du temps de travail est donc en réalité tout à fait erronée. Ce n'est pas un enregistrement fiable qui présente un risque, mais bien un enregistrement négligent.
Trois inscriptions, pas une seule
La confusion vient du fait que trois choses différentes se produisent au sein d'un même véhicule. Elles se ressemblent, mais d'un point de vue juridique, elles n'ont aucun rapport entre elles.
Immatriculation des véhicules
Objectif · gestion de la flotte, carburant, entretien, prévention des vols, obligations fiscales et d'assurance
Fondement juridique · intérêt légitime, avec mise en balance des intérêts et obligation d'information
Ce que vous enregistrez: trajets, lieux, comportement au volant – données relatives au véhicule
Enregistrement des présences
Objectif: enregistrement légal des présences, comme Checkin@Work sur les chantiers
Base juridique · une obligation légale
Ce que vous enregistrez · qui, quand, sur quel chantier
Enregistrement du temps de travail
Objectif · gestion des salaires, temps de travail, calcul de la mobilité
Base juridique · obligation légale et exécution du contrat de travail
Ce que vous enregistrez: le début et la fin de la prestation
Trois objectifs. Trois fondements juridiques. Trois ensembles de données. L'erreur commise dans l'affaire néerlandaise ne résidait pas dans le fait que la voiture était équipée d'une technologie. Elle tenait au fait que l'ensemble de données n° 1 avait été utilisé pour répondre à la question n° 3 – six mois après la collecte des données, et sans que personne n'en ait été informé au préalable.
Quel système d'enregistrement convient le mieux à votre chantier ?
Badge de conducteur, badge de chantier, étiquette RFID ou application : chaque solution présente ses propres avantages, en fonction de votre équipe et de vos besoins. Nous serions ravis de vous aider à y voir plus clair, sans engagement.
Demandez conseil àDans quels cas l'enregistrement du temps de travail dans un véhicule de fonction est-il autorisé ?
Lorsqu'un collaborateur s'enregistre à l'aide d'un badge de conducteur personnel, d'un tag RFID ou NFC, d'un Construbadge ou via une application, cela change quelque chose de fondamental. Ce n'est pas l'emplacement de la technologie – qui se trouve toujours dans ou autour du véhicule – mais la nature même de l'enregistrement.
L'objectif est clair dès le départ : enregistrer la présence ou la performance. C'est le salarié lui-même qui effectue cette opération. D'un point de vue fonctionnel, cela revient à passer son badge à l'entrée d'un bâtiment. Et cela permet deux choses qui faisaient défaut dans l'affaire néerlandaise.
Tu en enregistres moins
Pour l'enregistrement des temps, il faut l'identité, l'heure et, le cas échéant, la zone de chantier. Pas l'intégralité de la trace. Un système correctement configuré n'enregistre donc, à cette fin, que ces données. Ce n'est pas une question de bienveillance, c'est le principe du traitement minimal des données.
On fait la part des choses
Le responsable de la flotte a besoin des données relatives aux véhicules. Les services des ressources humaines et de la paie ont besoin des données de performance. Il n'est pas nécessaire – ni autorisé – que ces informations s'affichent sur les mêmes écrans. Quiconque sépare techniquement ces droits rend tout simplement impossible la réutilisation des données, ce qui a justement posé problème dans cette affaire.
Une remarque toutefois : le géorepérage se situe dans une zone plus floue. Il fonctionne en fonction de la localisation, et non en fonction d'une action de l'employé. C'est utile, mais cela nécessite une réflexion plus approfondie et une explication claire. Il ne faut pas le mettre d'emblée sur le même pied qu'un badge.
Ce que vous devez avoir réglé au préalable
Choisir la technologie, c'est la partie la plus facile. C'est cette partie-là qui fera la différence entre le succès et l'échec :
- Définissez l'objectif avant de commencer à collecter les données, et consignez chaque objectif séparément dans votre registre de traitement. Il n'est pas possible d'élargir un objectif a posteriori.
- Inscrivez-le dans le règlement du travail, en suivant la procédure de modification prévue à cet effet.
- Consultez au préalable le comité d'entreprise ou le comité de prévention et de protection au travail.
- Réalisez une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD) lorsque vous traitez systématiquement des données concernant vos salariés. C'est le principe de base en matière de géolocalisation et de suivi des présences ; l 'Autorité de protection des données publie une liste à cet effet.
- Informez vos collaborateurs de manière précise: quelles données, pourquoi, à quelles fins, pendant combien de temps elles sont conservées et qui peut y avoir accès. En fonction de chaque finalité – la durée de conservation des données de trajet n’est pas la même que celle des documents sociaux.
Aucun de ces cinq points ne concerne la technologie. Ce sont ces cinq éléments qui déterminent si votre technologie tient la route.
Le problème ne venait pas de la technologie
Cette décision ne constitue pas une mise en garde contre l'enregistrement numérique du temps de travail. Elle rappelle simplement qu'un système n'est efficace que dans la mesure où le processus qui l'entoure l'est également.
En choisissant l'outil adapté à chaque objectif, en définissant clairement ces objectifs à l'avance et en communiquant ouvertement à ce sujet, on optimise parfaitement l'utilisation de l'enregistrement du temps dans les véhicules de société – que ce soit pour une gestion correcte des salaires, pour le suivi des présences sur chantier, pour les calculs de mobilité ou pour les enregistrements légaux tels que Checkin@Work.
Quiconque procède à l'inverse et cherche a posteriori une réponse dans des données existantes se retrouvera tôt ou tard confronté à la même question que cet employeur. Mais cette fois-ci, devant le tribunal. En fin de compte, ce n'est pas une question de technologie. Il s'agit de clarté, de confiance et de trouver la bonne solution adaptée à l'objectif visé.
Questions fréquemment posées
Ce n'est pas si simple. Les données collectées à des fins de gestion de flotte ne peuvent pas être réutilisées a posteriori pour déterminer le temps de travail : il s'agit d'une finalité différente, relevant d'une autre base juridique. Si vous souhaitez enregistrer le temps de travail, vous devez utiliser un système conçu dès le départ à cette fin, et dont cette finalité a été clairement définie et communiquée.
L'enregistrement des données relatives aux véhicules permet de consigner des informations sur le véhicule : trajets, localisations, comportement au volant. L'enregistrement des données relatives au temps de travail permet de consigner la présence ou les performances d'un salarié : qui, quand, où. La technologie peut être intégrée au même véhicule, mais l'objectif, la base juridique et la durée de conservation diffèrent totalement.
Dans le cadre d'une relation de travail, le consentement constitue rarement un fondement juridique valable, car il n'est pas considéré comme librement donné en raison du rapport d'autorité. Dans la pratique, on s'appuie sur une obligation légale ou sur l'exécution du contrat de travail. L'obligation d'informer reste toutefois en vigueur – ce qui est différent de demander le consentement.
Oui. Les dispositions relatives à l'enregistrement du temps de travail doivent figurer dans le règlement du travail, et toute modification de celui-ci doit suivre une procédure bien définie. Par ailleurs, il est recommandé de consulter au préalable le comité d'entreprise ou le CPBW lorsque vous mettez en place un nouveau système d'enregistrement.
Oui. Tant que le collaborateur s'identifie à l'aide d'un support personnel – badge, étiquette, Construbadge ou application – et que l'objectif est d'enregistrer sa présence dès son arrivée, cela fait office de point d'enregistrement à part entière. La clé ne réside pas dans la technologie, mais dans l'objectif défini au préalable et dans une communication adéquate à ce sujet.
Cet article est fourni à titre d'information générale et ne constitue pas un avis juridique. L'application concrète des systèmes de pointage ou de suivi des véhicules dépend de la législation du travail en vigueur, des règles relatives à la protection de la vie privée et de la manière dont vous les mettez en place au sein de votre organisation. Demandez donc toujours conseil pour vous assurer d'une mise en œuvre correcte.
Source de l'arrêt commenté : Cour d'appel d'Arnhem-Leeuwarden, ECLI:NL:GHARL:2026:4034. Nous remercions Mehtap Melo-Kocyigit, dont la contribution sur LinkedIn a été à l'origine de cet article.
Hilde Lavrijssen - Responsable marketing chez AllConnects
Il suit de près la numérisation de la gestion de flotte et de l'enregistrement des temps dans le secteur de la construction et en tire des enseignements concrets pour les entreprises, tant sur la route que sur les chantiers.
