| Februari 2023 |
Het gebruik van rapporten is een geweldige manier om snel bedrijfsprocessen te overzien. Daarom hebben we in Tachogram tien verschillende rapporten gemaakt om je te helpen de belangrijkste tachograafgegevens van je wagenpark gemakkelijk te bekijken.
In het risicobeoordelingsrapport voor chauffeurs zie je alle regelovertredingen die jouw chauffeurs in een geselecteerde periode hebben begaan. Bovendien wordt aan elke bestuurder een risicoclassificatie toegekend op basis van de ernst van de overtredingen. Zo kan je eenvoudig de risicotrends in de loop van de tijd zien, eventuele problemen in een vroeg stadium opsporen en deze indien nodig met individuele chauffeurs bespreken.
Het zien van exacte werktijden kan helpen bij salarisberekening en werklastbeheer. In Tachogram zijn er drie rapporten die je helpen de werktijd van chauffeurs bij te houden. Het rapport ‘Werktijdoverzicht per chauffeur in weken’ toont de werktijd van een chauffeur gecategoriseerd op tijdstip van de dag – dagtijd, avondtijd of nachttijd – en geeft deze weer in weken. Je kunt wat het systeem beschouwt als nacht- of avondtijd in het gedeelte ‘Rapportconfiguratie’ in het menu ‘Instellingen’ wijzigen.
Het rapport ‘Werktijdoverzicht per chauffeur’ is gelijkaardig. Het verschil is dat het de werktijd van de chauffeurs in dagen weergeeft en iets meer details biedt, zoals het begin- en eindland van elke dienst en een kort overzicht van ziektedagen, vrije dagen en vakantiedagen.
In het rapport ‘Werktijd maandelijks overzicht alle chauffeurs’ zie je de werkuren van al je bestuurders voor een geselecteerde maand. Aangezien er meer informatie is dan in de andere werktijdrapporten, is dit rapport voor jouw gemak beschikbaar als Excel- of PDF-bestand.
Een nauwkeurig tachograafgegevensbeheer is een must om te voldoen aan internationale regelgeving en dure boetes te voorkomen. Rapporten over het downloaden van bestanden helpen je ervoor te zorgen dat het in jouw bedrijf dienovereenkomstig wordt gedaan.
Het statusrapport ‘Bestuurdersdownloads’ laat zien wanneer elke bestuurder voor het laatst zijn bestuurderskaartgegevens heeft gedownload en of dat in overeenstemming is met de internationale rij- en rusttijdenvoorschriften. Als er te veel tijd is verstreken tussen downloads, wordt de naam van de bestuurder rood gekleurd. Als alles in orde is, is de naam groen. Als het echter tijd is voor de volgende verplichte download, wordt de naam geel weergegeven als herinnering.
Het statusrapport voor voertuigdownloads werkt op een vergelijkbare manier, maar met voertuigbestanden in plaats van bestuurderskaartbestanden. Volgens de EG-verordening nr. 561/2006 moeten bestuurderskaartbestanden ten minste eenmaal per 28 dagen worden gedownload, terwijl voertuigbestanden ten minste eenmaal per 90 dagen moeten worden gedownload.
De verordening bepaalt ook dat bestuurderskaartbestanden minimaal twee jaar moeten worden bewaard. Mochten er bestanden ontbreken, dan riskeert je bedrijf hoge boetes. Het overzichtsrapport voor het downloaden van stuurprogrammabestanden kan je helpen dit te voorkomen. Het toont een rode driehoek naast stuurprogramma's met ontbrekende bestanden en toont je de exacte perioden waarin de bestanden ontbreken. Je kan de ontbrekende bestanden ook toevoegen door simpelweg op de periodes in de grafiek te klikken. Het samenvattingsrapport voor het downloaden van voertuigbestanden doet hetzelfde voor voertuigbestanden.
Met het DDD-bestandsarchiefrapport kan je alle bestanden in één keer downloaden of bestanden downloaden die langere tijdsperioden beslaan. Bedrijven gebruiken het zelden voor de dagelijkse bedrijfsvoering, maar het is erg handig als je gegevens moet verstrekken aan de autoriteiten in het geval van een bedrijfscontrole.
Dit zijn rapporten die niet helpen bij bestandsbeheer, maar op andere manieren nuttig zijn. Het ‘Kilometers per voertuig’ rapport laat je zien hoeveel kilometers elk voertuig heeft afgelegd in de geselecteerde periode volgens de tachograafgegevens. Deze gegevens kunnen je helpen bij het beheren en plannen van voertuigwerklasten.
Met het rapport ‘ tachograafkalibratie’ kan je gemakkelijk de komende tachograafkalibraties bijhouden. Tot slot is er het rapport ‘Reiskosten per chauffeur’. Hierop zie je hoeveel reiskostenvergoedingen je aan jouw chauffeurs moet betalen. Houd er bij het gebruik van dit rapport rekening mee dat het gebaseerd is op tachograafgegevens, die alleen het begin- en eindland van een dienst aangeven. Als een chauffeur tijdens één dienst meerdere landen heeft doorkruist, kan het daarom onnauwkeurig zijn.
Heb je nog vragen na het lezen van deze blog en wat werkt voor jouw specifieke bedrijfssiutatie? Contacteer ons dan direct via telefoon 03 289 55 35 of klik hier voor meer informatie.
Ben je na het lezen van deze blog nieuwsgierig geworden naar welke tracking en digitale oplossingen All-Connects aanbiedt? Stel ons je vraag en we beantwoorden je zo snel mogelijk.
