| februari 2023 |
De Europese wetgeving op het gebied van tachografen, dataregistratie en verkeersveiligheid kan lastig te begrijpen zijn, laat staan te beheersen. Als je een ondernemer bent die dagelijks te maken heeft met internationaal transport en logistiek, sympathiseren met je! En als dit nieuw voor je is, dan leggen we nog even uit wat de verplichting inhoudt.
Alle vrachtwagens die voor het eerst op of na 1 mei 2006 zijn ingeschreven, dienen te zijn uitgerust met een digitale tachograaf. Bestuurdersgegevens moeten op een digitale kaart worden geregistreerd en alle reisgegevens van de kaart moeten minimaal elke 28 dagen worden gedownload.
Van daaruit heb je een van de twee opties: je kent alle steeds veranderende regels uit je hoofd en kunt de uren van elke chauffeur opvolgen, of je laat iemand het werk voor je doen.
Naar alle waarschijnlijkheid kennen sommige van de meer ervaren professionals inmiddels de meeste regels, maar de menselijke input smeekt altijd om menselijke fouten. Gaat het rekenen mis, dan riskeer je een hoge boete. We hebben het over 3000 tot 60.000 euro, wat zeker een deuk in elke portemonnee zal zijn!
En hoewel de tweede optie je niet volledig zal beletten een boete te krijgen, omdat het uiteindelijk het resultaat is van de acties van een bestuurder, geeft het je een duidelijk beeld van de situatie en minder hoofdpijn bij het afhandelen ervan. Hier komen tools voor analyse van digitale tachograafgegevens, zoals Tachogram, van pas.
Als je het leuk vindt om af en toe naar een restaurant te gaan, weet je dat een zeer grote selectie niet altijd de beste indicator is voor kwaliteitsmaaltijden. Een kortere, meer toegewijde menukaart zal je daarentegen vertellen dat de maaltijden doordacht en zeer verfijnd zijn. Hetzelfde kan hier gezegd worden. Tachogram is een tool die als enige doel heeft om alle door een tachograaf geregistreerde gegevens op een duidelijke en gemakkelijke manier te lezen, te analyseren en weer te geven.
In ‘t kort, het omzetten van deze gekende manier:
Naar deze digitale vorm:
Lees verder om meer te weten te komen over wat ‘deze digitale vorm’ inhoudt en welk verschil het kan maken voor jouw dagelijkse operationele werking!
Het is niet eenvoudig om een keuze te maken als je zoekt naar een digitale manier om je te helpen bij de analyse van de tachograafgegevens van je team, aangezien de meeste tools op elkaar lijken. Daarom geven we je hier een aantal belangrijke tips zodat je weet waarop je moet letten bij het kiezen van tachograafanalysesoftware.
Een van de belangrijkste factoren voor elke tool is de gebruikerservaring. Als het te moeilijk te manoeuvreren en te begrijpen is, maakt het niet echt uit hoe goed het is, omdat je werknemers het nooit zullen willen gebruiken.
Tachogram biedt gemakkelijk te begrijpen grafieken en dashboards, waarin de grote informatieblokken zoals bijvoorbeeld activiteitengrafieken op een overzichtelijke manier worden gepresenteerd,. Ze kunnen voor elke bestuurder per dag of week worden bekeken om inzicht te krijgen in hun werklast. Ze zijn helder en kleurrijk gemaakt, maar ook in duidelijke afgelijnde blokken verdeeld, zodat mensen met HVZ (kleurziendeficiëntie) ze nog steeds gemakkelijk kunnen gebruiken!
Als je de leiding hebt over een grotere groep mensen, zal je zeker blij zijn te horen dat alle informatie die je nodig hebt ook beschikbaar is in exporteerbare. Alle data, van rij- tot rusttijden, afgelegde afstanden en gereisde landen, kan je op elk moment van de dag (of nacht) gemakkelijk raadplegen.
Tachogram is gebouwd volgens een reeks EU-wetten en -regelgeving, zoals de verordening over rij- en rusttijden, de regels van het Mobiliteitspakket en andere met betrekking tot tachograafgerelateerde zaken. Niet alleen dat; het team volgt actief alle wijzigingen in deze wetten en zorgt ervoor dat de informatie altijd nauwkeurig wordt geïnterpreteerd.
Dit betekent dat niet alleen de informatie van de chauffeurskaart wordt gelezen, vertaald en weergegeven in een kleurrijke grafiek, maar ook dat je in het dashboard direct kan zien of, wanneer en welke regels een chauffeur heeft overtreden.
Hierdoor kan je niet alleen mogelijke aansprakelijkheid zien, maar ook terugkerende overtredingen voorkomen door aan de bestuurder uit te leggen waar deze kan verbeteren.
Meldingen over aanstaande downloads van tachograafbestanden, vervaldatums van kaarten en kalibratiedata kunnen een redder in nood zijn bij de hectiek van alledag. Vergeet niet dat elke bestuurder zijn/haar bestuurderskaartgegevens elke 28 dagen moet downloaden, terwijl de gegevens van elk voertuig elke 90 dagen moeten worden gedownload.
Laten we nu zeggen dat je ongeveer 50 vrachtwagens en 70 chauffeurs hebt, en elk heeft plekken om te zijn en een schema om zich aan te houden. Mensen willen misschien hun administratieve taken uitstellen tot ze thuiskomen. Het is begrijpelijk dat het werk, eenmaal thuis, het laatste is waar ze aan denken. Hoewel voertuigen kunnen worden ingesteld om grote afstanden af te leggen, en tenzij je de mogelijkheid hebt om een tachograaf op afstand te downloaden, moet je ervoor zorgen dat ze allemaal terug binnen zijn voordat de downloaddeadline verstrijkt.
Het is bijna onmogelijk voor elke persoon om 24/7 ijverig te zijn in hun taken. En een snelle herinnering kan het verschil betekenen tussen winst maken of verlies nemen.
En omdat Tachogram mobiele apps voor Android en iOS biedt, kan je team onmiddellijk reageren op de herinnering en hun chauffeurskaartgegevens overal vandaan downloaden!
De ervaring van vrachtvervoerder die Tachogram reeds gebruiken, laat zien dat ze dankzij Tachogram de afgelopen vier jaar hebben kunnen werken zonder overtredingen van het downloaden van gegevens.
Elke data-analist zal je vertellen dat data een zeer waardevolle hulpbron kan zijn als je de juiste vragen stelt en exact weet wat je ermee hoopt te bereiken. Met dit in het achterhoofd heeft Tachogram meerdere rapportformulieren gebouwd waarmee elk team nauwkeurige cijfers kan krijgen als en wanneer ze nodig zijn. En op basis van marktbehoeften worden er continu nieuwe bij gemaakt.
Maak je roosterplanning, boekhouding en salarisberekening snel en eenvoudig met rapporten, zoals:
• Werktijdoverzicht per chauffeur
• Werktijdoverzicht per land
• Downloadstatus bestuurder/voertuig
• Reiskostenvergoeding per chauffeur
• Risicoclassificatie bestuurder
En nog veel meer!
Elk van deze rapporten kan worden gegenereerd voor specifieke tijdsperioden, personen of groepen, inclusief of exclusief aanvullende criteria voor een meer gedetailleerd overzicht.
Tot slot integratiemogelijkheden. Als je een bedrijf runt, is de kans groot dat je elke dag met verschillende softwareplatforms werkt. Dus waarom zou je er nog een willen toevoegen? Tachogram biedt een geweldige kans om te integreren met andere producten om de informatiestroom te stroomlijnen en de werklast van je team te verlichten. Een perfect voorbeeld hiervan is de boekhouding.
Tachogram biedt geconsolideerde gegevens, zoals totale werktijd, rij- en rusttijd, tot details zoals hoeveel uren er zijn gewerkt tijdens weekdagen, vakanties, overdag, 's nachts, in welk land enzovoort. Dit alles kan naadloos worden gestroomlijnd in je boekhoudsysteem, waardoor je een nauwkeurige dataset krijgt voor het berekenen van de vergoedingen van jouw team.
Uiteindelijk is het het beste om een tool te kiezen die niet alleen helpt bij het begrijpen en bijhouden van de tachograafgegevens van je team, maar die ook helpt om de informatie die voor jou beschikbaar is te maximaliseren. En dan is Tachogram een slimme keuze.
Heb je nog vragen na het lezen van deze blog en wat werkt voor jouw specifieke bedrijfssiutatie? Contacteer ons dan direct via telefoon 03 289 55 35 of klik hier voor meer informatie.
Ben je na het lezen van deze blog nieuwsgierig geworden naar welke tracking en digitale oplossingen All-Connects aanbiedt? Stel ons je vraag en we beantwoorden je zo snel mogelijk.
