Geolocatie in bedrijfswagens: wat zegt de gegevensbeschermings autoriteit?

Geolocatie in bedrijfswagens: wat zegt de Gegevensbeschermingsautoriteit?

Recent kreeg een bedrijf in België een boete van de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) omdat het geolocatiesysteem in hun bedrijfswagens niet in lijn was met de GDPR-wetgeving. 👉 Deze case werd besproken op FLEET.be.

Wat was er aan de hand, en wat kan jij als werkgever doen om boetes te vermijden?

Wat was het probleem?

Een werknemer diende een klacht in omdat hij merkte dat het trackingsysteem in zijn bedrijfswagen ook actief bleef tijdens vakanties en buiten de werkuren. De werkgever had geen duidelijke toestemming gevraagd, geen mogelijkheid voorzien om de tracking tijdelijk uit te schakelen, en geen heldere communicatie gegeven over hoe de verzamelde data gebruikt werd.

Volgens de GBA was dit in strijd met:

• het transparantiebeginsel (onduidelijke communicatie)

• het doelbeginsel (tracking had eerder controle dan optimalisatie als doel)

• en de proportionaliteit (permanente tracking zonder privéoptie is te ingrijpend)

Wat leert deze uitspraak over GDPR & trackingsystemen ons?

Geolocatie mag, maar alleen onder de juiste voorwaarden. De GBA gaf in haar motivering enkele duidelijke aanbevelingen mee:

✔️ Documenteer het gebruik van geolocatie in het arbeidscontract, inclusief doel, tijdstippen van activatie, rechtsgrond en de rechten van de werknemer.
✔️ Voorzie een mogelijkheid tot uitschakeling tijdens privégebruik.
✔️ Communiceer helder en volledig over wat er verzameld wordt, waarom, hoe lang en wie toegang heeft tot de gegevens.

Hoe introduceer je track & trace op een correcte manier?

Een goed systeem begint bij een duidelijke communicatie. In een andere blog gaven we al concrete richtlijnen en tips over hoe je track & trace op een transparante en gedragen manier introduceert bij je medewerkers. Denk aan het belang van overleg, heldere afspraken en het creëren van vertrouwen vanaf dag één.

👉 Lees hier: Checklist: zo introduceer je track & trace bij je werknemers

Gratis voorbeeldclausule voor je arbeidscontract

Om jou te helpen voldoen aan de regelgeving, stelden we bij AllConnects een praktische voorbeeldclausule op. Enkel even aanpassen met jouw bedrijfslogo- en gegevens, en je kan het toevoegen aan je arbeidscontracten en reglementen.

👉 Download hier de Word-template

Heb je vragen of wil je even sparren over de toepassing in jouw bedrijf?
Mail ons op service@all-connects.be of bel ons op 03 828 11 66. We helpen je graag op weg!