Voor wie geldt de tachograafplicht?
De tachograaf registreert hoe lang een chauffeur rijdt, werkt en rust, en hoe snel en hoe ver het voertuig rijdt. De Europese regels over rij- en rusttijden en de tachograaf gelden voor:
Twijfel je of je bestelwagens onder de nieuwe regel vallen? In onze FAQ over de tachograaf voor bestelwagens vanaf 2,5 ton lees je wanneer de plicht geldt en welke uitzonderingen er zijn.
Je tachograafverplichtingen op een rij
De plicht ligt niet alleen bij de chauffeur. Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het uitlezen, het bewaren en het opvolgen van de gegevens. Dit zijn de verplichtingen die voor de meeste transportbedrijven gelden:
| Wat | Termijn | Wie |
|---|---|---|
| Bestuurderskaart uitlezen | Minstens om de 28 dagen | Werkgever |
| Voertuigunit (tachograaf) uitlezen | Minstens om de 90 dagen | Werkgever |
| Gegevens bewaren | Minstens 12 maanden, en beschikbaar bij een controle | Werkgever |
| Periodieke controle (ijking) van de tachograaf | Minstens om de 2 jaar, en na herstellingen | Werkgever, via een erkende werkplaats |
| Bedrijfskaart | Bij in- en uitgebruikname van een voertuig, en om gegevens te downloaden | Werkgever |
| Gegevens tonen bij een controle langs de weg | De lopende dag en de 56 voorgaande dagen | Chauffeur |
| Rij- en rusttijden naleven | Dagelijks en per (twee) week | Chauffeur en werkgever samen |
Waarom de bedrijfskaart telt
Met de bedrijfskaart vergrendel je de gegevens van je bedrijf op de tachograaf, zodat een volgende gebruiker ze niet kan inkijken. Je hebt ze ook nodig om de voertuigunit uit te lezen, ook wanneer dat op afstand gebeurt.
Je ritme: per week, maand, kwartaal en om de twee jaar
Wie de termijnen omzet in een vaste planning, hoeft niet bij elke deadline opnieuw na te denken. Zo ziet dat ritme eruit:
Elke week: rij- en rusttijden nakijken
Bekijk welke chauffeurs dicht tegen een limiet zitten of een overtreding hadden, en stuur bij in de planning voor de week erop.
Elke maand: bestuurderskaarten uitlezen
Met een vast maandritme blijf je ruim binnen de 28 dagen, ook als een chauffeur op verlof of ziek is.
Elk kwartaal: voertuigunits uitlezen
De voertuigunit moet je minstens om de 90 dagen downloaden, en ook wanneer je een voertuig verkoopt of uit dienst neemt.
Altijd: 12 maanden archief bijhouden
Bewaar de gedownloade bestanden centraal en veilig, zodat je ze bij een controle in je bedrijf meteen kunt voorleggen.
Om de twee jaar: periodieke controle
Plan de ijking van elke tachograaf bij een erkende werkplaats, en noteer de vervaldatum per voertuig.
Rij- en rusttijden: wat de analyse moet tonen
De gegevens downloaden is pas de helft van het werk. Pas als je ze leest, zie je of je chauffeurs binnen de regels blijven. Een goede analyse toont per chauffeur minstens:
- de dagelijkse rijtijd (in de regel maximaal 9 uur, twee keer per week 10 uur);
- de wekelijkse rijtijd (maximaal 56 uur) en de rijtijd over twee weken (maximaal 90 uur);
- de pauze van 45 minuten na 4,5 uur rijden;
- de dagelijkse en wekelijkse rusttijd;
- de overtredingen, met datum en ernst.
Met de add-on Tachogram interpreteert de software de gegevens voor je. Je krijgt per dag of per week een grafisch overzicht van de activiteiten van elke chauffeur, met kleuren die ook voor kleurenblinden leesbaar zijn. Overtredingen worden gemeld, en een risicoscore per chauffeur toont waar je best eerst bijstuurt. Daarnaast zijn er standaardrapporten, zoals de arbeidstijd per chauffeur of per land, de status van de downloads en de reisvergoedingen. Alle gegevens kun je exporteren.
De regels zelf, met de uitzonderingen en de compenserende rust, lees je in ons artikel alles over rij- en rusttijden. Wat de symbolen op je tachograaf betekenen, vind je in het overzicht van de tachograafsymbolen.
Handmatig of op afstand uitlezen?
Je kunt de gegevens zelf downloaden met een uitleestoestel, of de tachograaf op afstand laten uitlezen via de tracker in het voertuig. Het verschil zit vooral in de tijd die het kost en in het risico op een gemiste termijn.
| Handmatig uitlezen | Op afstand uitlezen | |
|---|---|---|
| Hoe | Met een uitleestoestel aan de tachograaf of een kaartlezer op kantoor | Automatisch via de tracker, volgens een schema dat je zelf instelt |
| Voertuig nodig op de zetel | Ja, of de chauffeur moet zelf langskomen | Nee, het voertuig moet alleen rijden of de motor laten draaien |
| Risico op een gemiste termijn | Groter, zeker bij chauffeurs die lang onderweg zijn | Klein: als een download mislukt, krijg je een melding |
| Bewaren | Zelf organiseren, met een eigen back-up | Centraal op het platform, 12 maanden bewaard |
| Analyse | Aparte software nodig | Rechtstreeks in hetzelfde platform |
Bij AllConnects leest FLEET.TRUCK de tachograaf op afstand uit: de bestuurderskaart om de 28 dagen en de voertuigunit om de 90 dagen, of vaker als je dat zo instelt. De DDD-bestanden worden 12 maanden bewaard op het beveiligde platform.
Je tachograafadministratie uit handen geven?
Bekijk hoe tachograafbeheer op afstand werkt, of vraag een demo met je eigen voertuigen als voorbeeld.
Boek een demoTachograafbeheer binnen je fleet management
Tachograafdata staat zelden op zichzelf. Wie de gegevens in hetzelfde platform heeft als de rest van zijn vloot, ziet in één overzicht waar een voertuig is, welke chauffeur rijdt en hoeveel rijtijd die al opgebruikt heeft. Dat maakt tachograafbeheer een deel van de dagelijkse planning in plaats van een maandelijkse klus.
Concreet betekent dat:
- Eén platform: live tracking, ritten, rijgedrag en tachograafdata zitten samen in FLEET.connect.
- Rijtijd in je planning: met Tachogram zie je hoeveel rijtijd een chauffeur al gebruikte, zodat je daar rekening mee houdt bij het plannen.
- Koppelingen: via een API stuur je de gewerkte uren door naar je planning, je loonverwerking of je boekhouding.
- Mobiel: met de apps voor Android en iOS volg je het op, ook als je niet op kantoor bent.
Welke modules er bestaan en hoe FLEET.START en FLEET.PRO verschillen, zie je op de pagina over fleet management software.
Ben je in orde? Een korte checklist
Controles en boetes
Tachograafgegevens worden gecontroleerd langs de weg en bij het bedrijf zelf. Langs de weg moet de chauffeur de gegevens van de lopende dag en de 56 voorgaande dagen kunnen tonen. Bij een controle in je bedrijf vraagt de inspectie de gedownloade gegevens van de voorbije maanden op.
Ook de werkgever is aansprakelijk
Overtredingen op de rij- en rusttijden of een ontbrekende download kunnen zowel de chauffeur als het bedrijf een boete opleveren. Bij zware of herhaalde inbreuken kan een voertuig zelfs worden stilgelegd. Een sluitende administratie is dus je beste bescherming.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak moet je een tachograaf uitlezen?
De bestuurderskaart moet je minstens om de 28 dagen uitlezen, de voertuigunit minstens om de 90 dagen. Veel transportbedrijven lezen beide vaker uit, bijvoorbeeld maandelijks, zodat ze nooit tegen de termijn aanlopen.
Wie is verantwoordelijk voor het uitlezen: de chauffeur of de werkgever?
De werkgever. Het transportbedrijf moet ervoor zorgen dat de bestuurderskaarten en de voertuigunits op tijd worden uitgelezen en dat de gegevens bewaard worden. De chauffeur moet zijn kaart correct gebruiken en de gegevens bij een controle kunnen tonen.
Hoeveel dagen moet een chauffeur kunnen tonen bij een controle?
Bij een controle langs de weg moet de chauffeur de gegevens van de lopende dag en van de 56 voorgaande dagen kunnen voorleggen.
Wat gebeurt er als je de termijn voor het uitlezen mist?
Een gemiste download is een overtreding waarvoor het bedrijf beboet kan worden. Bovendien loop je het risico dat gegevens verloren gaan, omdat de bestuurderskaart maar een beperkte periode bijhoudt.
Wat is Tachogram?
Tachogram is een betalende add-on op de FLEET.TRUCK-module van AllConnects. Het analyseert de tachograafgegevens en toont per chauffeur de rij- en rusttijden, de overtredingen en een risicoscore, met standaardrapporten zoals arbeidstijd per land en reisvergoedingen.
Heb je een bedrijfskaart nodig voor tachograafbeheer?
Ja. Met de bedrijfskaart vergrendel je de gegevens van je bedrijf op de tachograaf en krijg je toegang om de voertuigunit uit te lezen, ook als dat op afstand gebeurt.
Verder lezen
Hilde Lavrijssen Marketing Manager bij AllConnects. Schrijft over fleet- en assetmanagement, wetgeving op de werf en wat data wel en niet kan betekenen voor een Belgisch wagenpark.