| maart 2023 | Auteur Anni Junnila
Toen Trio's winkelmanager Andreas verantwoordelijk werd voor de worktools van het bedrijf, gebruikte het bedrijf nog steeds pen en papier om ze te beheren. Trio wilde minder tijd verspillen aan terugkerende gebeurtenissen met betrekking tot tools en de oplossing werd gevonden in onze materiaalbeheersoftware.
Trio's winkelmanager Andreas is, naast het winkelbeheer, verantwoordelijk voor het ontwikkelen van een gecentraliseerd inkoopsysteem en het beheer van alle worktools van het bedrijf. “We hadden voordien geen gecentraliseerd inkoopsysteem, dus het ontwikkelen van het systeem behoort tot mijn verantwoordelijkheden. Het beheer van het gereedschap werd daarmee onderdeel van mijn taakomschrijving”, legt Andreas uit.
Een tijdje geleden had slechts één persoon toegang tot de informatie met betrekking tot de tools van het bedrijf en de informatie werd bijgehouden met stukjes papier of notitieboekjes. “Iedereen belde deze ene persoon wanneer ze gereedschap nodig hadden. Vervolgens moest hij uitzoeken waar het gereedschap zich op dat moment bevond, wat heel veel werk met zich meebracht", zegt de winkelmanager. "We hadden geen gemeenschappelijk systeem, waarbij iedereen kon controleren waar de tools naartoe gaan."
Met de nieuwe verantwoordelijkheid voor het beheren van de bedrijfsassets, dacht Andreas eerst aan het creëren van een op Excel gebaseerde oplossing voor toolbeheer. Toen vertelde Teemu Kallio, onze zakelijk directeur leidingrenovatie, me dat er een specifieke software voor gereedschapsbeheer bestaat. We kwamen tot de conclusie dat deze software een veel eenvoudiger systeem was dan werken in Excel. En dit bleek effectief ook het geval te zijn.
"Deze software vermindert direct mijn werklast”, zegt Vepsäläinen.
Het belangrijkste criterium bij de besluitvorming om naar jullie beheersapplicatie voor materiaalbeheer over te stappen was het gebruiksgemak. De leeftijd van onze werknemers varieert van 18- tot 60 jaar. "We hebben veel oudere installateurs die zich niet gemakkelijk aanpassen aan nieuwe technologieën", zegt Andreas. Volgens hem is de opstart en introductie van de software goed verlopen, ook al zijn niet alle medewerkers technisch onderlegd. “Meestal volstaat een eenmalige demonstratie van de werking. Het is zo gemakkelijk te gebruiken.”
“Werken met deze software maakt mijn werk een stuk gemakkelijker. Nu kan ik de tijd, die ik anders verspil met het bijhouden waar ons gereedschap is, inzetten voor andere taken”
De worktools van Trio zijn gelabeld met de QR-code/NFC-tags fungeren als koppelingen tussen de tools en hun informatie die wordt bijgehouden in de cloudservice. Door de tag met een mobiel apparaat te scannen, is de informatie van elke tool gemakkelijk toegankelijk. Ook worden de in- en uitchecktransacties eenvoudig geregistreerd door de tag te lezen. "Ik heb geen eenvoudigere manier kunnen bedenken om dit efficiënt te laten verlopen", zegt Andreas.
De installateurs van Trio gebruiken voornamelijk de in- en uitcheckfuncties van het asset management systeem. “We hebben één magazijn, waar we onze veelgebruikte gereedschappen en grotere machines opslaan. Onze installateurs halen wat ze nodig hebben uit het magazijn en loggen zelf de transacties”, zegt Andreas. Trio gebruikt het systeem ook voor onderhoud en kalibratiebeheer, maar deze gebeurtenissen registreert hij zelf in de beheersapplicatie. “Als er bijvoorbeeld apparaten worden opgestuurd voor onderhoud of er iets kapot is of onderdelen ontbreken, maak ik zelf de documentatie.”
Andreas is tevreden met de resultaten die de service mogelijk heeft gemaakt: het werk is voor iedereen gemakkelijker geworden door dit centraal systeem te gebruiken. “Ik hoef niet meer als tussenpersoon op te treden en we hoeven het bedrijf niet meer te bellen om te vragen waar onze tools zijn. De beheersapplicatie stelt ons in staat om direct te zien of een bepaald stuk gereedschap op kantoor of in gebruik is, en we kunnen direct de juiste persoon vinden om ernaar te vragen. Met andere woorden, onnodig bellen en onderzoeken kan nu worden overgeslagen”, legt Andreas uit.
“In de applicatie zie je dat direct dat de werkuren van één persoon vrijgegeven zijn voor ander gebruik. Ik zou zeggen dat we een paar uur per dag kunnen besparen.” Dit creëert ook een concurrentievoordeel voor het bedrijf.
"We kunnen ons concentreren op het essentiële werk en onze middelen zijn beschikbaar wanneer dat nodig is."
Volgens Andreas is de service ook nuttig bij magazijnplanning. “Nu weten we hoeveel gereedschap we hebben en hoeveel ruimte ze nodig hebben. Natuurlijk is apparatuur het liefst de hele tijd in gebruik, maar het is goed om wat informatie te hebben over hoeveel ruimte ze nodig hebben, indien nodig. We hebben een relatief klein pand in verhouding tot onze activiteiten”, zegt Andreas. Nu kan het bedrijf ook bijhouden of er bedrijfsassets zoek raken.
“Voordat we deze beheersapplicatie gebruikten, wisten we niet precies welke tools we hadden. Als er nu iets ontbreekt, weten we tenminste wat we al in ons bezit hadden.
Zijn met deze blog jouw vragen beantwoord over gereedschapsbeheer, en wil je meer weten over de kostprijs of met ons sparren over de juiste toepassing voor jou bedrijf? Contacteer ons dan direct via telefoon 03 289 55 35 of klik hier om meer info te vragen of een adviesgesprek in te boeken.
Lees ook onze andere blogs over gereedschaps- en materiaalbeheer:
Ben je na het lezen van deze blog nieuwsgierig geworden naar welke tracking en digitale oplossingen All-Connects aanbiedt? Stel ons je vraag en we beantwoorden je zo snel mogelijk.
