Professioneel werken
Marc Vermandele startte in 1971 voor eigen rekening. Vandaag staat zijn zoon Ruben aan het hoofd van een bedrijf met 15 werknemers. Over heel Vlaanderen verzorgt Vermandele bvba de aanleg en het onderhoud van particuliere en bedrijfstuinen en -terreinen, stadsparken, wegbeplanting, openbaar groen enz. Professionalisme, creativiteit, stiptheid en flexibiliteit vormen de sleutel tot het succes van de onderneming.
Onvolledige dagverslagen
Voor de komst van het coronavirus gingen de teams bij hun terugkeer van een werf langs bij de administratie om verslag uit te brengen. Op basis van die dagverslagen kon de boekhouding gedetailleerde facturen opstellen met de gepresteerde uren en de gebruikte materialen.
Daisy Devriendt (administratief bediende):
“Om de afstandsregels te respecteren, vroegen we de werknemers een papieren document in te vullen met alle nuttige data. Al snel bleek deze oplossing ontoereikend. Regelmatig ontbrak het ons aan gegevens, die nodig waren om de facturen op te maken. Voor ons betekende dit het signaal om uit te kijken naar een geautomatiseerde oplossing.”
AllConnects als betrouwbare partner
Vermandele maakt al geruime tijd gebruik van de track & trace-oplossing van AllConnects voor het digitaal beheer van hun wagenpark. Logisch dus dat het bouwbedrijf deze vertrouwde partner als eerste aansprak. En met succes. De Check.Connect-app bleek te beantwoorden aan de specifieke vereisten om het probleem aan te pakken.
De experts van AllConnects gingen rond de tafel zitten met de administratieve krachten van Vermandele. Samen analyseerden ze de werkprocessen, die werden vertaald naar een stappenplan. De bedienden kregen een opleiding om de app ‘naar hun hand te zetten’ en de nodige functionaliteiten toe te voegen.
Snelle en complete registratie
Daisy Devriendt: “In de app zijn de relevante details (werfadres, werkzaamheden en materialen) voorgeprogrammeerd. Het stappenplan is logisch opgebouwd en de medewerker moet het volledige traject doorlopen, zodat wij alle informatie in de factuur kunnen verwerken. Mensen met verschillende functies krijgen verschillende trajecten voorgeschoteld. Een chauffeur geeft bijvoorbeeld andere gegevens in dan iemand van de groenaanleg.”
Een drietal werknemers testte het systeem een maand lang uit. Wanneer er problemen opdoken, vond er overleg plaats om waar nodig bij te sturen. All-Connects hield eveneens rekening met suggesties, zoals de vraag om een navigatiefunctie toe te voegen.
De Check.connects oplossing in de praktijk
Vandaag maken alle medewerkers gebruik van de app via hun smartphone. Tot grote tevredenheid van de binnendienst: “Alles werkt zoals het hoort en wij beschikken opnieuw over alle gegevens voor de facturatie en nacalculatie. De manuele tussenstap (het invullen van de dagverslagen op papier) valt weg, wat de kans op menselijke fouten en vergetelheden elimineert.”
