Travailler de manière professionnelle
Marc Vermandele a lancé son activité en 1971. Aujourd'hui, son fils Ruben dirige une entreprise de 15 employés. Partout en Flandre, Vermandele bvba assure l'aménagement et l'entretien de jardins et terrains privés et professionnels, de parcs urbains, de plantations routières, d'espaces verts publics, etc. Professionnalisme, créativité, ponctualité et flexibilité sont les clés du succès de l'entreprise.
Rapports journaliers incomplets
Avant l'arrivée du coronavirus, les équipes, à leur retour d'un chantier, passaient par l'administration pour faire leur rapport. Sur la base de ces rapports journaliers, la comptabilité pouvait établir des factures détaillées incluant les heures prestées et les matériaux utilisés.
Daisy Devriendt (employée administrative) :
« Afin de respecter les règles de distanciation, nous avons demandé aux employés de remplir un document papier avec toutes les données utiles. Cette solution s'est rapidement avérée insuffisante. Il nous manquait régulièrement des données nécessaires à l'établissement des factures. Pour nous, cela a été le signal de rechercher une solution automatisée. »
AllConnects, un partenaire fiable
Vermandele utilise depuis un certain temps déjà la solution de suivi et de traçabilité (track & trace) d'AllConnects pour la gestion numérique de son parc automobile. Il était donc logique que l'entreprise de construction contacte en premier ce partenaire de confiance. Et avec succès. L'application Check.Connect s'est avérée répondre aux exigences spécifiques pour résoudre le problème.
Les experts d'AllConnects se sont réunis avec le personnel administratif de Vermandele. Ensemble, ils ont analysé les processus de travail, qui ont été traduits en un plan d'étapes. Les employés ont reçu une formation pour « prendre en main » l'application et ajouter les fonctionnalités nécessaires.
Enregistrement rapide et complet
Daisy Devriendt : « Dans l'application, les détails pertinents (adresse du chantier, travaux et matériaux) sont préprogrammés. Le plan d'étapes est logiquement structuré et l'employé doit suivre l'intégralité du parcours, afin que nous puissions traiter toutes les informations dans la facture. Les personnes ayant des fonctions différentes se voient proposer des parcours différents. Par exemple, un chauffeur saisit des données différentes de celles d'une personne chargée de l'aménagement paysager. »
Environ trois employés ont testé le système pendant un mois. Lorsque des problèmes sont apparus, des consultations ont eu lieu pour apporter les ajustements nécessaires. All-Connects a également tenu compte des suggestions, telles que la demande d'ajouter une fonction de navigation.
La solution Check.connects en pratique
Aujourd'hui, tous les employés utilisent l'application via leur smartphone. À la grande satisfaction du service interne : « Tout fonctionne comme il se doit et nous disposons à nouveau de toutes les données pour la facturation et le post-calcul. L'étape intermédiaire manuelle (le remplissage des rapports journaliers sur papier) est supprimée, ce qui élimine le risque d'erreurs humaines et d'oublis. »
