Debetra: van schijfje per schijfje naar één klik — 15 jaar groeien met AllConnects
Ondanks dat het heel uitgebreid is, is het heel eenvoudig en aangenaam om mee te werken. We zijn een familiebedrijf en die tijd hebben we niet — en dit hebben we op onszelf kunnen ontdekken omdat het zo eenvoudig is. — Sofie Declercq, medebestuurder Debetra
Debetra is een familiebedrijf in de transportsector. Sofie Declercq leidt het bedrijf samen met haar broer Kristof en haar ouders Chantal Verhamme en Bernard Declercq — met z'n vieren, zoals ze het zelf omschrijft, en dagelijks met 15 vrachtwagens op de weg. Al zo'n 15 jaar werken ze met AllConnects, en de samenwerking is in die tijd stap voor stap gegroeid tot een volledig op maat uitgewerkte digitalisering van hun transport- en loonadministratie.
Dit gesprek met Sofie Declercq vond plaats in 2022–2023 en kadert in het langlopende partnerschap tussen Debetra en AllConnects.
Van analoge schijven naar één klik: het tachograafverhaal
Wie de transportsector van vroeger kent, weet wat tachograafschijven betekenden: wekelijks een pak schijven binnenkrijgen, schijfje per schijfje handmatig uitlezen, dag per dag, chauffeur per chauffeur. Met 15 vrachtwagens was dat een bijna ondoenbare administratieve last.
Vandaag ziet Sofie met één klik wat elke chauffeur gepresteerd heeft over een week, twee weken of een maand. Rijuren, werktijden, rusttijden — alles overzichtelijk in het FLEET-platform van AllConnects. En meer dan dat: het systeem signaleert automatisch wie zijn rusttijd te laat heeft opgenomen of wie net iets te lang aan het stuur heeft gezeten.
Rij- en rusttijden in één overzicht
Per chauffeur zichtbaar over elke gewenste periode. Automatische signalering bij overschrijdingen.
Automatische tachograafdownload
Wekelijks worden alle gegevens automatisch opgehaald en op de server van Debetra geplaatst in het DDD-formaat.
Altijd klaar voor controle
Gegevens van elke periode onmiddellijk beschikbaar bij een inspectie. Geen zoekwerk, geen manueel werk.
Automatische tachograafdownload: nooit meer een boete door vergeetachtigheid
De wetgever verplicht transportbedrijven om minstens elke vier weken de bestuurderskaart te downloaden. Vergeet je dat — omdat een chauffeur een tijdje niet op de koer komt, of omdat het er gewoon bijschiet — riskeer je een forse boete.
AllConnects loste dit volledig op via automatische download: wekelijks worden alle gegevens automatisch opgehaald en rechtstreeks op de server van Debetra geplaatst, in het DDD-bestand dat de overheid vereist. Komt er een controleur langs en vraagt hij de gegevens van een bepaalde periode? Sofie kan die onmiddellijk aanleveren, zonder zoeken of manueel werk. Dat geeft rust — en elimineert een risico dat bij manuele opvolging altijd op de loer ligt.
Onderhoudsbeheer: het systeem dat nooit vergeet
Alles wat technisch is bij Debetra — aankopen, onderhoud, herstellingen — valt onder de verantwoordelijkheid van broer Kristof. AllConnects ondersteunt hem daarin via een onderhoudssysteem gekoppeld aan de kilometerstand van elke truck. Elke vrachtwagen is verbonden met het platform en zodra een voertuig een ingesteld aantal kilometers nadert voor een onderhoudsbeurt, valt er automatisch een melding in de mailbox.
Realtime zicht op de weg: minder bellen, veiliger rijden
Het FLEET-platform geeft Debetra ook realtime inzicht in waar elke chauffeur zich bevindt en wat de verkeerssituatie is — inclusief fileinformatie op de kaart in kleurcodering. Dat heeft een direct praktisch voordeel: Sofie kan een klant proactief informeren over de verwachte aankomsttijd, zonder de chauffeur te hoeven bellen.
Dat klinkt als een detail, maar is het niet. Een chauffeur die constant gebeld wordt vanuit het kantoor terwijl hij in de file staat op de ring van Antwerpen, is een chauffeur die afgeleid wordt. Verkeersveiligheid begint bij concentratie — en die concentratie begint bij minder onnodige telefoontjes. Debetra lost dat op met live data in plaats van een gsm-gesprek.
15 jaar klant: een partnerschap dat meegroeit
Debetra is al zo'n 15 jaar klant bij AllConnects — zo lang dat Sofie zich de beginperiode zelf niet meer herinnert. Wat ze wel helder voor ogen heeft: hoe de samenwerking gegroeid is. Van het eenvoudige systeem voor pure voertuigtracking naar het uitgebreide FLEET-platform met tachograafbeheer, onderhoudsmeldingen, loonadministratie en live verkeersinzicht.
Dat die groei zo vlot verliep, heeft volgens Sofie alles te maken met de manier waarop AllConnects naar klanten luistert. Telkens Debetra een nood had, werd er meegedacht en werden er oplossingen op maat ontwikkeld. Het resultaat is vandaag een digitale infrastructuur die volledig is afgestemd op hoe dit familiebedrijf werkt — en die ze grotendeels zelf hebben leren gebruiken, zonder opleiding, puur door de eenvoud van het platform.
