| maart 2023 | auteur Bellinda Sokolova
Om erachter te komen wat voor een bedrijf de belangrijkste factoren zijn bij het kiezen van een telematicadienstverlener en hoe deze oplossingen helpen bij de dagelijkse werkzaamheden, hebben we Artūrs Barojans, CEO van SIA RMC-Transports, uitgenodigd voor een gesprek.
RMC-Transports, gevestigd in Riga (Latvia), werkt sinds 2018 met onze software, al maakten ze eerder gebruik van een andere telematica dienstverlener. Artūrs beschrijft de transitie en wijst erop dat in die tijd van een wagenparkbeheersysteem alleen nauwkeurige en stabiele GPS-tracking werd verwacht.
RMC-Transports voert samen met haar zusterbedrijf RMC Logistics vrachtvervoer uit in Europa en naar derde landen, wat momenteel beperkt is vanwege de geopolitieke situatie. De belangrijkste bestemmingen van het bedrijf zijn Italië, Duitsland, de Benelux, Scandinavië en recentelijk de Baltische Staten, waar goederen worden afgeleverd in nieuwe tautliners – opleggers van het type Gardin en Bort. RMC-Transports verzorgt voornamelijk rechtstreekse diensten van en naar de verzender/ontvanger en zorgt zo voor een chauffeursvriendelijk werkschema dat regelmatige terugkeer naar huis mogelijk maakt.
Herinnerend aan de situatie die leidde tot de verandering van dienstverlener, zegt Artūrs:
“In de praktijk verdween het voertuig bij het binnenkomen van Rusland of Wit-Rusland van de kaart, hoewel de dienstverlener beweerde daar ook een volgdienst te verlenen.
We hebben contact opgenomen met een andere transporteur, en die heeft jullie aanbevolen. Binnen een paar dagen hebben we de overstap gemaakt. Op het moment dat onze eerste vrachtwagen de grens met Rusland passeerde, waren we allemaal actief aan het kijken op de beheersapplicatie, en alles werkte! Helemaal geen onderbreking!“
Gevraagd naar de oplossingen die RMC-Transports het vaakst gebruikt en die de grootste impact hebben gehad op hun dagelijkse activiteiten, antwoordt de CEO van het bedrijf onmiddellijk – het uploaden en beheren van tachograafgegevens: “Het grootste voordeel is absoluut Tachogram, waar we kunnen zien alle werktijden. Vroeger moesten we de chauffeurs op hun woord geloven of letterlijk op onze vingers tellen om te weten hoeveel uur een chauffeur had gereden, hoeveel werktijd hij had gebruikt en hoeveel hij nog had. Het was erg moeilijk om de schema's nauwkeurig te plannen."
Lees hier over hoe tachogram jouw bedrijf kan helpen.
Artūrs beschrijft de situatie in het bedrijf voordat de oplossing werd geïmplementeerd en deelt een geval waarin een chauffeur een zending afleverde in het noorden van Italië, toen een manager hem opbelde en vroeg om later die dag een lading op te halen in het zuiden van het land. De chauffeur antwoordde: "Sorry, ik heb geen rijuren meer!" Nu is het mogelijk om te zien of en hoe de chauffeur een lading kan ophalen, een planning kan maken en geen tijd verspilt met onnodig heen en weer rijden.
“We openen nu gewoon het platform, één klik en we zien direct alles. Als de bestuurder moet rusten, dan is dat zo. Met Tachogram vinden dispatchers en logistiek personeel het plannen tien keer gemakkelijker, zo niet meer!”
Daarnaast benadrukt de CEO van het bedrijf het belangrijke voordeel dat tachograafgegevens op afstand gedownload kunnen worden. Aangezien de regelgeving van de Europese Unie frequente downloads van tachograafgegevens vereist en het niet naleven hiervan kan leiden tot hoge boetes, letten bedrijven hier goed op. In de praktijk betekent het handmatig downloaden van gegevens echter dat elk voertuig en zijn bestuurder fysiek regelmatig moeten binnenkomen hiervoor. Voor een bedrijf met een groot wagenpark levert dit een flink tijdverlies op.
Zoals Artūrs opmerkt: “Ik moest voor elk van hen de gegevens zelf downloaden. Uiteraard kost dit tijd. De chauffeurs komen niet altijd tijdens werktijd aan en vertrekken ook niet altijd tijdens werktijd. Ook gebeurde het dat daarom data soms niet werd gedownload, wat een hoge boete betekende."
Lees hier meer over de tachograaf-download vanop afstand.
De software maakt het mogelijk om alle tachograafgegevens te downloaden en statistieken te bekijken:
"Tachogram is een goede tool voor mijn dispatchers en managers, maar voor mij is het vooral de oplossing voor downloaden op afstand die mijn werk gemakkelijker heeft gemaakt en veel tijdwinst heeft opgeleverd".
Afgezien van de tijd die nodig was om de downloads met de chauffeurs te coördineren, kostte het me vroeger 2-3 dagen om alle informatie te downloaden en af te ronden. Uit interesse en ter voorbereiding van dit interview heb ik even de tijd opgenomen. Nu duurt het 20 minuten en kunnen de chauffeurs blijven rijden ondertussen! Artūrs benadrukt dat collega's in de boekhouding ook veel waarde hechten aan informatie die helder samengevat is, rapporteert en direct klaar is voor verder gebruik.
De oplossing voor brandstofcontrole is ook een belangrijk voordeel geweest voor RMC-Transports in haar dagelijks werk. Toen de samenwerking met ons begon, was geen van de voertuigen uitgerust met brandstofniveausensoren. Nu zijn ze dat bijna allemaal.
Op de vraag of het bedrijf een verlaging van het brandstofverbruik heeft opgemerkt, is het antwoord bevestigend. “Voor de installatie van brandstofniveausensoren selecteerden we de eerste voertuigen op basis van hun prestaties uit het verleden, en we kozen dan de voertuigen met een hoger verbruik dan eigenlijk zou moeten. En wonder boven wonder werden deze voertuigen zelfs zuiniger!” zegt Artūrs met een glimlach. “Dat was het uitgangspunt, waarna we de rest van de vloot hebben uitgerust”, vervolgt hij.
De oplossing heeft niet alleen bewezen geld te besparen, maar heeft ook geholpen om de efficiëntie van de dagelijkse bedrijfsvoering te verbeteren. De manager van RMC-Transports verduidelijkt:
“Aan het einde van elke maand kan ik mijn boekhouder precies vertellen hoeveel brandstof er nog in elke tank zit, wat de rapportage vereenvoudigt. Het heeft ook bijgedragen aan een algemene verlaging van het brandstofverbruik in de vloot.”
Momenteel zijn de meeste bedrijfsvrachtwagens uitgerust met brandstofniveausensoren, die ook effectief zijn gebleken tegen brandstofdiefstal. Artūrs deelt een geval waarin de mobiele app hem midden in de nacht waarschuwde voor een snelle daling van het brandstofpeil van een bepaald voertuig. De bestuurder werd onmiddellijk gecontacteerd en kon, omdat hij in het voertuig lag te rusten, deze onmiddellijk starten en de dief afschrikken. Hoewel er al enige schade was aangericht, voorkwam deze waarschuwing verdere verliezen.
Het bedrijf is van plan om in de nabije toekomst slimme tankdoppen aan zijn vloot toe te voegen, omdat het van mening is dat beide oplossingen elkaar aanvullen. Terwijl slimme tankdoppen extra bescherming bieden, stellen brandstofniveausensoren hen niet alleen in staat om schade veroorzaakt door dieven te begrijpen en op te merken, maar ook om dagelijks het brandstofverbruik te controleren.
“Laten we eerlijk zijn: we gebruiken allemaal auto's, we weten allemaal dat de waarden op het dashboard niet altijd nauwkeurig zijn. Met brandstofniveausensoren kan ik de precieze hoeveelheid zien. Chauffeurs bellen me vaak op en vragen of er genoeg brandstof is om het volgende tankstation te bereiken, dat 1000 km verderop ligt”, legt Artūrs uit.
Het team van RMC-Transports is nu ook gestart met het gebruik van de functie voor voertuiginspecties, waar chauffeurs via de mobiele app op hun smartphone aantekeningen kunnen maken over de technische staat van hun voertuig.
“Nogmaals, dit is weer een functie die mijn werk een stuk eenvoudiger maakt. Voorheen moest ik elke chauffeur vragen alle informatie op papier te schrijven, en dan verzamelde ik ze periodiek. Eens in de zes maanden nam ik de informatie door en zette alle vinkjes bij elkaar. Met deze oplossing kan ik via de app snel een taak naar de chauffeur sturen, hij controleert alles tijdens een pauze en ik heb er geen omkijken naar. Ik kan de huidige staat van het voertuig zien, wat er eventueel ontbreekt en of ik het nodig heb, allemaal op dezelfde dag. Geen onnodige stops meer op kantoor of het invullen van papieren formulieren”, zegt de CEO.
Chauffeursgedragsanalyse is ook een van de oplossingen die het bedrijf af en toe gebruikt, maar waarvoor nu extra inspiratie is gevonden.
“Tijdens mijn laatste ontmoeting met jullie, vertelde de account manager dat andere bedrijven de gewoonte hebben om chauffeurs aan te moedigen goede rijprincipes te volgen door een wedstrijd te organiseren. Ik ben van plan om het idee en de oplossing dieper aan het team voor te leggen, de resultaten volgende maand nader te bekijken en de meest efficiënte bestuurders te belonen”, zegt Artūrs.
Aan het einde van het gesprek wijst CEO Artūrs erop dat hij ook de kleinere functies waardeert die niet misschien niet van wezenlijk belan zijn in het dagelijkse werk, maar toch verschillende bedrijfsactiviteiten vereenvoudigen. Bijvoorbeeld de herinneringen over autoverzekeringen, tachograafkalibratie of deadlines voor technische keuringen. "Elke knop op het beheerplatform waarop je klikt, maakt iets gemakkelijker voor mijn collega's!" Artūrs besluit met een glimlach.
Heb je nog vragen na het lezen van deze blog en wat werkt voor jouw specifieke bedrijfssiutatie? Contacteer ons dan direct via telefoon 03 289 55 35 of klik hier voor meer informatie.
Ben je na het lezen van deze blog nieuwsgierig geworden naar welke tracking en digitale oplossingen All-Connects aanbiedt? Stel ons je vraag en we beantwoorden je zo snel mogelijk.
