Wat is Check in at work of CIAW?
| augustus 2022 |
Check in at work België is een digitaal systeem om de aanwezigheid van bouwvakkers op grote werven te registreren bij de Belgische overheid, met name de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Voor alle bouwwerken die in België wordt opgestart ten belope van tenminste € 500.000 (exclusief BTW), is deze registratie een verplichting. Onder deze werken verstaat men: afbreken, bouwen, verbouwen, afwerken, inrichten, onderhouden, herstellen, en schoonmaken. Het niet naleven van deze verplichting kan leiden tot serieuze sancties en CIAW boetes die snel kunnen oplopen tot € 6000 per medewerker.
Waarom is aanwezigheidsregistratie verplicht?
Om te garanderen dat werkgevers hun werkkrachten op een correcte manier registreren, legt de overheid de verplichting van Checkin@work op. Afhankelijk van de afspraken binnen de organisatie kan de verantwoordelijkheid voor het registreren bij de werkgeverof bij de werknemer zelf liggen.
Zo wil de overheid sociale fraude en oneerlijke concurrentie aan banden leggen. Daarnaast ligt de maatregel ook in lijn met de wet op veiligheid en gezondheid op het werk. Aanwezigheidsregistratie is namelijk een grote hulp bij gevaarlijke situaties, aangezien zo steeds geweten is wie precies op de werf aanwezig is.
Toch is dat hele proces erg tijdrovend voor bedrijven. De tijd die verloren gaat aan het registreren van alle werknemers is tijd die niet in de zaak geïnvesteerd kan worden. Met de oplossing van All-Connects kan dat proces flink versneld worden en gebeurt de aanwezigheidsregistratie automatisch, snel én vlekkeloos. Zo maak je je als manager niet langer zorgen over fouten of misbruik.
Verplichting aanwezigheidsregistratie via CIAW
Een snelle toegang tot de bouwwerf is essentieel. De All-Connects Checkin@work toestellen zijn betrouwbaar en beperken de wachttijd die nodig is om de persoonsgegevens te controleren in de geregistreerde databank tot het absolute minimum. Een handige smartphone app kan gebruikt worden voor een persoonlijke registratie of een aanmelding van een groep werknemers door bijvoorbeeld een ploegleider.
Naast de standaardfunctionaliteit heb je de mogelijkheid om het systeem verder te personaliseren met verschillende opties zoals een koppeling met tourniquet | draaipoort, meerdere badgelezers, prestatie- en mobiliteitsberekeningen, …
Wanneer is Check in at work nodig?
Naargelang de grootte van de bouwwerf en het aantal werknemers worden er een of meerdere Checkin@Work prikklokken aan de toegangspoort van de werf geplaatst. Iedereen die komt werken, identificeert zich op de prikklok voor ze hun job aanvatten.
Het is de eigen verantwoordelijkheid van de werknemer om dit correct elke dag te doen. Wil je zekerheid dat enkel geauthoriseerd personeel op je bouwwerf komt? Kies dan voor onze tourniquetoplossing, die ervoor zorgt dat je zonder registratie op de prikklok of bij eeen foutmelding de werf niet kan betreden.
Voor wie is Check in at work verplicht?
- WERKGEVER | AANNEMERAls werkgever of aannemer moet je ervoor zorgen dat je werknemers, onderaannemers (en hun werknemers) geregistreerd zijn. Je kan de de registratie zelf doen, of duidelijk afspreken met de werknemer of onderaannemer dat die zichzelf registreert. Als je de werknemer of onderaannemer vraagt om de registratie zelf te doen, ben jij verantwoordelijk om een registratiemiddel ter beschikking stellen: CHECKIN@WORK oplossing van All-Connects, via prikklok, voertuig of mobiele smartphone app.
- WERKNEMERSWerknemers moeten zich ervan verzekeren dat hun aanwezigheid op de bouwwerf correct geregistreerd is. Ze kunnen zichzelf registreren zoals afgesproken met de werkgever, of de registratie door hun werkgever consulteren en nakijken.
- ZELFSTANDIGE ONDERAANNEMERZelfstandigen die als onderaannemer werken, moeten geregistreerd zijn. De regels die gelden voor werknemers gelden ook voor hen.
- UITZENDBUREAU ALS ONDERAANNEMERVoor de melding van werken 30bis treedt het uitzendbureau op als onderaannemer van het bedrijf dat van de interim werknemers gebruik maakt. De onderneming die van de interimwerknemer gebruik maakt, moet zijn aanwezigheid aangeven. De band tussen de werknemer zelf, het uitzendbureau en de onderneming die van de interimwerknemer gebruikt maakt, wordt vastgesteld op basis van de Dimonagegevens van de werknemer.
- BUITENLANDSE AANNEMER | WERKNEMERAls buitenlandse aannemer of werknemer heb je het LIMOSA document nodig. Je kan je zelf aanwezigheidsregistraties doen door de QR-codes van Limosa1-documenten te scannen via de Checkin@Work prikklok. Hiervoor heb je geen beveiligde toegang tot het portaal nodig. Let wel op: je kan op deze manier enkel de aanwezigheden registreren of laten registreren, maar niet consulteren of annuleren.
Check in at work automatiseren via een webservice
Je bestaand systeem communiceert met een webservice om de aanwezigheid op werkplaatsen te registreren. All-Connects biedt een Checkinatwork oplossing aan die op verschillende manieren kan toegepast worden. Met deze webservice registreert, annuleert en raadpleeg je de aanwezigheden op de werkplaats.
Hoe werkt het Check in at work systeem?
- De werknemer checkt in met zijn unieke identificatiesleutel op de priklok of op de mobiele applicatie.
- All-Connects zorgt voor de verwerking van deze aanmeldng en vraagt het RSZ om een validatie. Na een correcte checkin & validatie, wordt de medewerker geaccepteerd en kan hij/zij de werf betreden.
- Het RSZ heeft de vereiste data ontvangen. Dit gebeurt allemaal automatisch; de enige manuele handeling gebeurt bij het inchecken met een uniek identificatiemiddel. In het schema hieronder wordt uitgelegd wie op welk moment betrokken is in het proces van correct inchecken op een bouwwerf.
Een universeel aanmeldsysteem
All-Connects heeft ervoor gezorgd dat alle mogelijke identificatiemogelijkheden die vandaag door werknemers gebruikt worden, ook werken om je te identificeren op de bouwwerf. Je kiest zelf 1 of meerdere verschillende manieren om je medewerkers te laten inchecken:
- RFID badge
- Dallas-sleutel
- Construbadge
- Eigen bedrijfsbadge
- QR code
- Identiteitskaart
- 2 BE Lisa badge
- Metalbadge, …
Door een bestaand badgesysteem te gebruiken, voorkom je dat je medewerkers nog een extra badge bij zich moet dragen.
Welke persoonsgegevens worden opgeslagen?
Checkinatwork is een beveiligde dienst die gegevens verzamelt uit verschillende databanken. De aanwezigheidsregistratie verbindt de volgende gegevens die al gekend zijn bij de sociale zekerheid:
- de identificatie van een natuurlijk persoon:
- zijn rijksregisternummer, of
- Limosa L1-nummer voor een individu die niet onderworpen is aan de Belgische sociale zekerheid.
- de identificatie van ondernemingen of zelfstandigen via hun ondernemingsnummer.
- de werkplaats via het nummer van de werkplaats afkomstig van de Aangifte van werken.
- de registratiedatum: de dag(en) waarop de betrokken persoon aanwezig zal zijn op de werkplaats.
Flexibel inchecken op een werf
- Via een CIAW prikklok aan 1 of meerdere ingangen van je bouwwerf. Na afronding van het bouwproject gemakkelijk verplaatst naar een nieuwe werf.
- Via een mobiele CIAW prikklok in een bedrijfsvoertuig
- Via een mobiele CIAW app op de eigen smartphone
1 of meerdere CIAW prikklokken nodig?
Naargelang de grootte van de bouwwerf en het aantal werknemers worden er een of meerdere Checkin@Work prikklokken aan de toegangspoort van de werf geplaatst. Iedereen die komt werken, identificeert zich op de prikklok voor ze hun job aanvatten. Het is hun eigen verantwoordelijkheid om dit elke dag correct te doen.
Opgelet: Een prikklok alleen kan niet beletten dat onbevoegden je werf betreden. Een oplossing hiervoor is een tourniquetpoort met CIAW, die ervoor zorgt dat je zonder registratie bij de prikklok of bij een foutmelding de werf niet kan betreden. Op die manier ben je 100% zeker dat enkel geautoriseerd personeel de werf kan betreden.
Voordelen van de Check in at Work oplossing van All-Connects
- Automatische en digitale aanwezigheidsregistratie
- Snelle, efficiënte check-in op een grote bouwwerf
- Beperkte wachttijd voor controle personeelsgegevens
- Alle bestaande identificatiemogelijkheden kunnen geïntegreerd worden – je kiest zelf via welke manier(en) je werknemers inchecken
- Mogelijkheid om aan te sluiten op tourniquet en draaipoorten
Connect met ons!
Heb je nog vragen na het lezen van deze blog, of wil je een offerte ontvangen? Contacteer ons dan direct via telefoon 03 289 55 35 of vraag hieronder online meer informatie.
Deel deze All-Connects blog:
