Wanneer is Checkinatwork verplicht? Basisgids CIAW | AllConnects

Wat is checkinatwork (CIAW)?

Checkinatwork is verplicht op elke Belgische bouwwerf vanaf een totaalinvestering van 500.000 euro (exclusief btw). Het is de digitale onlinedienst van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) waarmee je de aanwezigheid van iedereen op een grote werf registreert. Zo weet de overheid op elk moment exact wie waar aan het werk is. Deze basisgids legt je stap voor stap uit wanneer checkinatwork verplicht is, voor wie, hoe het werkt en wat er vanaf 2027 verandert.

De verplichting geldt voor zogenaamde werken in onroerende staat: afbreken, bouwen, verbouwen, afwerken, inrichten, onderhouden, herstellen en schoonmaken. Houd er rekening mee dat het niet naleven van deze verplichting kan leiden tot stevige sancties: CIAW-boetes kunnen snel oplopen tot 6.000 euro per medewerker.

Waarom is aanwezigheidsregistratie verplicht?

De overheid legt checkinatwork op om te garanderen dat werkgevers hun werkkrachten correct registreren. Daarmee wil ze in de eerste plaats sociale fraude en oneerlijke concurrentie aan banden leggen. Daarnaast sluit de maatregel aan bij de wetgeving rond veiligheid en gezondheid op het werk: bij een gevaarlijke situatie of evacuatie weet je immers meteen wie er op dat moment op de werf aanwezig is.

Afhankelijk van de afspraken binnen je organisatie ligt de verantwoordelijkheid voor het registreren bij de werkgever óf bij de werknemer zelf. Toch is dat hele proces erg tijdrovend voor bedrijven. De tijd die je verliest aan het manueel registreren van alle werknemers, is tijd die je niet in je zaak kan investeren. Met de oplossing van AllConnects versnel je dat proces aanzienlijk: de aanwezigheidsregistratie gebeurt automatisch, snel én vlekkeloos. Zo hoef je je als manager geen zorgen meer te maken over fouten of misbruik.

Wanneer is checkinatwork nodig?

Naargelang de grootte van de bouwwerf en het aantal werknemers plaats je een of meerdere checkinatwork-prikklokken aan de toegangspoort van de werf. Iedereen die komt werken, identificeert zich op de prikklok voordat hij of zij aan de slag gaat. Het blijft de eigen verantwoordelijkheid van de werknemer om dit elke dag correct te doen.

Wil je de zekerheid dat enkel geautoriseerd personeel je bouwwerf betreedt? Kies dan voor een tourniquetoplossing. Daarbij koppel je de aanwezigheidsregistratie aan een draaipoort, zodat niemand zonder geldige registratie of bij een foutmelding de werf binnenkomt. Zo combineer je wettelijke registratie met fysieke toegangscontrole.

Voor wie is checkinatwork verplicht?

De registratieplicht raakt verschillende partijen op de werf. Hieronder zetten we voor elke rol op een rij wat van je verwacht wordt.

1. Werkgever / aannemer Als werkgever of aannemer zorg je ervoor dat je werknemers, onderaannemers (en hún werknemers) geregistreerd zijn. Je kan de registratie zelf doen, of duidelijk afspreken met de werknemer of onderaannemer dat die zichzelf registreert. Vraag je hen om dit zelf te doen, dan ben jij verantwoordelijk om een registratiemiddel ter beschikking te stellen: de checkinatwork-oplossing van AllConnects, via prikklok, voertuig of mobiele app.
2. Werknemers Werknemers verzekeren zich ervan dat hun aanwezigheid op de bouwwerf correct geregistreerd is. Ze kunnen zichzelf registreren zoals afgesproken met de werkgever, of de registratie door hun werkgever raadplegen en nakijken.
3. Zelfstandige onderaannemer Zelfstandigen die als onderaannemer werken, moeten geregistreerd zijn. Dezelfde regels die voor werknemers gelden, gelden ook voor hen.
4. Uitzendbureau als onderaannemer Voor de melding van werken (30bis) treedt het uitzendbureau op als onderaannemer van het bedrijf dat de interimwerknemers inzet. De onderneming die van de interimwerknemer gebruikmaakt, geeft zijn aanwezigheid aan. De band tussen de werknemer, het uitzendbureau en de inlenende onderneming wordt vastgesteld op basis van de Dimona-gegevens.
5. Buitenlandse aannemer / werknemer Als buitenlandse aannemer of werknemer heb je het LIMOSA-document nodig. Je voert je aanwezigheidsregistraties uit door de QR-codes van de Limosa-1-documenten te scannen via de checkinatwork-prikklok. Daarvoor heb je geen beveiligde toegang tot het portaal nodig. Let op: op deze manier registreer je de aanwezigheden enkel, je kan ze niet raadplegen of annuleren.

Hoe werkt het checkinatwork-systeem?

Het registratieproces verloopt in drie stappen en gebeurt grotendeels automatisch. De enige manuele handeling is het inchecken zelf.

1. De werknemer checkt in met zijn unieke identificatiesleutel op de prikklok of via de mobiele applicatie.
2. AllConnects verwerkt deze aanmelding en vraagt de RSZ om een validatie. Na een correcte check-in en validatie wordt de medewerker geaccepteerd en kan hij of zij de werf betreden.
3. De RSZ ontvangt de vereiste data. Dit gebeurt allemaal automatisch.

Checkinatwork automatiseren via een webservice

Heb je al een bestaand systeem? Dan laat je dat communiceren met een webservice om de aanwezigheid op werkplaatsen te registreren. AllConnects biedt een checkinatwork-oplossing die je op verschillende manieren toepast. Via deze webservice registreer, annuleer en raadpleeg je de aanwezigheden op de werkplaats.

Een universeel aanmeldsysteem

AllConnects heeft ervoor gezorgd dat alle gangbare identificatiemiddelen die je medewerkers vandaag gebruiken, ook werken om in te checken op de bouwwerf. Je kiest zelf een of meerdere manieren om je team te laten inchecken:

• RFID-badge
• Dallas-sleutel
• Construbadge
• Eigen bedrijfsbadge
• QR-code
• Identiteitskaart
• 2 BE LISA-badge
• Metalbadge en meer

Door een bestaand badgesysteem te gebruiken, voorkom je dat je medewerkers een extra badge moeten meedragen.

Welke persoonsgegevens worden opgeslagen?

Checkinatwork is een beveiligde dienst die gegevens verzamelt uit verschillende databanken. De aanwezigheidsregistratie verbindt de volgende gegevens die al gekend zijn bij de sociale zekerheid:

• de identificatie van een natuurlijk persoon via zijn rijksregisternummer, of het Limosa-L1-nummer voor wie niet onder de Belgische sociale zekerheid valt;
• de identificatie van ondernemingen of zelfstandigen via hun ondernemingsnummer;
• de werkplaats via het nummer van de werkplaats afkomstig van de Aangifte van Werken;
• de registratiedatum: de dag(en) waarop de betrokken persoon aanwezig zal zijn op de werkplaats.

Flexibel inchecken op een werf

Je medewerkers checken op drie manieren in, afhankelijk van de situatie op de werf:

1. Via een CIAW-prikklok aan een of meerdere ingangen van je bouwwerf. Na afronding van het bouwproject verplaats je die eenvoudig naar een nieuwe werf.
2. Via een mobiele CIAW-prikklok in een bedrijfsvoertuig.
3. Via een mobiele CIAW-app op de eigen smartphone.

Let op: een prikklok alleen belet niet dat onbevoegden je werf betreden. Wil je dat wél uitsluiten, dan kies je voor een tourniquetpoort met CIAW. Die zorgt ervoor dat niemand zonder geldige registratie of bij een foutmelding de werf binnenkomt.

Checkinandoutatwork: wat verandert er vanaf 2027?

De grootste verandering komt eraan in 2027. Een ontwerpwet breidt de huidige aanwezigheidsregistratie ingrijpend uit, en dat heeft rechtstreeks gevolgen voor hoe je vandaag registreert. Bereid je hier nu al op voor, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Concreet voorziet de ontwerpwet dat voorafgaande registratie wordt afgeschaft. Vandaag mag je als werkgever je werknemers nog op voorhand en vanop afstand registreren, maar dat is straks niet langer toegestaan. In de plaats daarvan moet elke aanwezige zich in real time zelf registreren bij zowel aankomst (IN) als vertrek (OUT) op de bouwplaats. Pauzes hoef je voorlopig nog niet te registreren. De verplichting geldt, net zoals de huidige IN-registratie, voor iedereen die zich aanbiedt op een tijdelijke of mobiele bouwplaats van meer dan 500.000 euro.

Deze IN- en OUT-registratie bestaat trouwens al langer in andere sectoren. In de schoonmaaksector geldt sinds september 2024 het systeem Check In and Out at Work (CIAO), dat een realtime registratie van begin én einde van de activiteiten oplegt. De nieuwe regels trekken die logica nu door naar de bouw.

Wil je weten wat de afschaffing van de voorafgaande registratie concreet voor jouw werf betekent, en hoe je je vandaag al klaarstoomt? Dat lees je in onze aparte blog en op onze landingspagina.

Voordelen van de checkinatwork-oplossing van AllConnects

• ✅ Automatische en digitale aanwezigheidsregistratie
• ✅ Snelle, efficiënte check-in op een grote bouwwerf
• ✅ Beperkte wachttijd voor de controle van personeelsgegevens
• ✅ Alle bestaande identificatiemiddelen integreerbaar
• ✅ Koppelbaar aan tourniquet- en draaipoorten voor fysieke toegangscontrole
• ✅ Voorbereid op de realtime IN- en OUT-registratie vanaf 2027

Meer lezen

Teambeheer

Vanaf 2027 verboden: je werfteam vooraf aanmelden voor de hele week

9 min leestijd

Teambeheer

Checkinatwork systemen voor de bouwsector — wat zijn je opties?

4 min leestijd

Bouw & Infra

Telematics voor de bouwsector: compliance, vloot en materiaalbeheer

5 min leestijd