Qu'est-ce que checkinatwork (CIAW) ?
Checkinatwork est obligatoire sur tous les chantiers belges dont le montant total des investissements atteint au moins 500 000 euros (hors TVA). Il s'agit du service numérique en ligne de l'Office national de sécurité sociale (ONSS) qui permet d'enregistrer la présence de toutes les personnes présentes sur un grand chantier. Ainsi, les autorités savent à tout moment exactement qui travaille où. Ce guide de base vous explique étape par étape quand Checkinatwork est obligatoire, pour qui, comment cela fonctionne et ce qui changera à partir de 2027.
Cette obligation s'applique aux travaux dits « immobiliers » : démolition, construction, rénovation, finition, aménagement, entretien, réparation et nettoyage. Veuillez noter que le non-respect de cette obligation peut entraîner de lourdes sanctions : les amendes CIAW peuvent rapidement atteindre 6 000 euros par employé.
Pourquoi l'inscription est-elle obligatoire ?
Les pouvoirs publics imposent l'utilisation de Check-in-at-work afin de garantir que les employeurs enregistrent correctement leurs employés. Cette mesure vise avant tout à lutter contre la fraude sociale et la concurrence déloyale. Elle s'inscrit également dans le cadre de la législation relative à la sécurité et à la santé au travail : en cas de situation dangereuse ou d'évacuation, on sait en effet immédiatement qui se trouve sur le chantier à ce moment-là.
Selon les accords en vigueur au sein de votre organisation, la responsabilité de l'enregistrement incombe soit à l'employeur, soit à l'employé lui-même. Ce processus est toutefois très chronophage pour les entreprises. Le temps que vous perdez à enregistrer manuellement tous vos employés est du temps que vous ne pouvez pas consacrer à votre entreprise. Grâce à la solution d'AllConnects, vous accélérez considérablement ce processus : l'enregistrement des présences se fait automatiquement, rapidement et sans accroc. Ainsi, en tant que responsable, vous n'avez plus à vous soucier des erreurs ou des abus.
Quand faut-il utiliser Check-in at Work ?
En fonction de la taille du chantier et du nombre de travailleurs, vous installez un ou plusieurs pointeuses Checkinatwork à l'entrée du chantier. Toute personne venant travailler doit s'identifier sur la pointeuse avant de commencer sa journée. Il incombe à chaque travailleur de le faire correctement chaque jour.
Vous souhaitez vous assurer que seul le personnel autorisé accède à votre chantier ? Optez alors pour une solution de tourniquet. Vous associez ainsi l'enregistrement des présences à un portillon pivotant, de sorte que personne ne puisse entrer sur le chantier sans enregistrement valide ou en cas d'erreur. Vous combinez ainsi l'enregistrement légal et le contrôle d'accès physique.
Pointeuse, véhicule ou application : découvrez quelle solution « checkinatwork » d'AllConnects convient le mieux à votre chantier.
À qui s'adresse Check-in at Work ?
L'obligation d'enregistrement concerne différentes parties sur le chantier. Nous vous présentons ci-dessous, pour chaque rôle, ce que l'on attend de vous.
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Employeur / entrepreneur En tant qu'employeur ou entrepreneur, vous devez vous assurer que vos employés, vos sous-traitants (et leurs employés) sont enregistrés. Vous pouvez effectuer l'enregistrement vous-même ou convenir clairement avec l'employé ou le sous-traitant qu'il s'en charge lui-même. Si vous leur demandez de le faire eux-mêmes, vous êtes tenu de mettre à leur disposition un moyen d'enregistrement : la solution checkinatwork d'AllConnects, via une pointeuse, un véhicule ou une application mobile.
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Salariés Les salariés doivent s'assurer que leur présence sur le chantier est correctement enregistrée. Ils peuvent s'enregistrer eux-mêmes selon les modalités convenues avec l'employeur, ou consulter et vérifier l'enregistrement effectué par leur employeur.
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Sous-traitant indépendant Les travailleurs indépendantsqui exercent une activité de sous-traitancedoivent être enregistrés. Les règles applicables aux salariés s'appliquent également à eux.
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Agence d'intérim en tant que sous-traitant Pour la déclaration des travaux (30bis), l'agence d'intérimagit en tant que sous-traitantde l'entreprise qui fait appel aux travailleurs intérimaires. L'entreprise qui fait appel au travailleur intérimaire signale sa présence. Le lien entre le travailleur, l'agence d'intérim et l'entreprise utilisatrice est établi sur la base des données Dimona.
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Entrepreneur / salarié étranger En tant qu'entrepreneur ou travailleur étranger, vous devez disposer du document LIMOSA. Vous effectuez vos enregistrements de présence en scannant les codes QR des documents Limosa-1 via la pointeuse checkinatwork. Pour cela, vous n'avez pas besoin d'un accès sécurisé au portail. Attention : cette méthode vous permet uniquement d'enregistrer vos présences ; vous ne pouvez ni les consulter ni les annuler.
Comment fonctionne le système Check-in at Work ?
La procédure d'enregistrement se déroule en trois étapes et est en grande partie automatisée. La seule opération manuelle consiste à s'enregistrer.
- Le salarié pointe à l'aide de sa clé d'identification unique sur la pointeuse ou via l'application mobile.
- AllConnects traite cette inscription et demande une validation à l'ONSS. Une fois l'enregistrement et la validation effectués, le collaborateur est accepté et peut accéder au chantier.
- La SSC reçoit les données requises. Tout cela se fait automatiquement.
Automatiser Checkinatwork via un service web
Vous disposez déjà d'un système ? Dans ce cas, vous pouvez le faire communiquer avec un service web afin d'enregistrer les présences sur les chantiers. AllConnects propose une solution « check-in at work » que vous pouvez utiliser de différentes manières. Grâce à ce service web, vous pouvez enregistrer, annuler et consulter les présences sur le chantier.
Un système d'enregistrement universel
AllConnects a fait en sorte que tous les moyens d'identification courants utilisés aujourd'hui par vos collaborateurs fonctionnent également pour pointer sur le chantier. Vous choisissez vous-même un ou plusieurs moyens permettant à votre équipe de pointer :
- Badge RFID
- Clé Dallas
- Construbadge
- Badge d'entreprise propre
- Code QR
- Carte d'identité
- 2 Badge BE LISA
- Badges métalliques et autres
En utilisant un système de badges existant, vous évitez à vos employés d'avoir à porter un badge supplémentaire.
Quelles données personnelles sont enregistrées ?
Checkinatwork est un service sécurisé qui collecte des données provenant de différentes bases de données. L'enregistrement des présences relie les données suivantes déjà connues de la sécurité sociale :
- l'identification d'une personne physique au moyen de son numéro de registre national, ou du numéro Limosa-L1 pour les personnes qui ne relèvent pas du système de sécurité sociale belge ;
- l'identification des entreprises ou des travailleurs indépendants à l'aide de leur numéro d'entreprise ;
- l'atelier, à l'aide du numéro d'atelier figurant dans la déclaration de travaux ;
- la date d'enregistrement : le(s) jour(s) où la personne concernée sera présente sur le lieu de travail.
Enregistrement flexible sur un chantier
Vos collaborateurs peuvent pointer de trois façons différentes, en fonction de la situation sur le chantier :
- À l'aide d'un pointage CIAW installé à une ou plusieurs entrées de votre chantier. Une fois le projet de construction terminé, vous pouvez facilement le déplacer vers un nouveau chantier.
- À l'aide d'un pointage mobile CIAW installé dans un véhicule de service.
- Via une application mobile CIAW sur son propre smartphone.
Attention : un pointage seul ne suffit pas à empêcher les personnes non autorisées d'accéder à votre chantier. Si vous souhaitez vraiment éviter cela, optez pour un portillon à tourniquet équipé du système CIAW. Celui-ci garantit que personne ne puisse entrer sur le chantier sans enregistrement valide ou en cas d'erreur.
Check-in et check-out au travail : quels changements à partir de 2027 ?
Le changement le plus important est prévu pour 2027. Un projet de loi prévoit une extension considérable du système actuel d'enregistrement des présences, ce qui aura des répercussions directes sur la manière dont vous procédez aujourd'hui. Préparez-vous dès maintenant afin d'éviter toute mauvaise surprise.
Concrètement, le projet de loi prévoit la suppression de l'enregistrement préalable. Aujourd'hui, en tant qu'employeur, vous pouvez encore enregistrer vos employés à l'avance et à distance, mais cela ne sera bientôt plus autorisé. À la place, chaque personne présente devra s'enregistrer elle-même en temps réel tant à son arrivée (IN) qu'à son départ (OUT) du chantier. Pour l'instant, il n'est pas encore nécessaire d'enregistrer les pauses. Cette obligation s'applique, tout comme l'enregistrement IN actuel, à toute personne se présentant sur un chantier temporaire ou mobile d'une valeur supérieure à 500 000 euros.
Ce système d'enregistrement des heures d'arrivée et de départ existe d'ailleurs depuis longtemps dans d'autres secteurs. Dans le secteur du nettoyage, le système « Check In and Out at Work » (CIAO) est en vigueur depuis septembre 2024 ; il impose un enregistrement en temps réel du début et de la fin des activités. Les nouvelles règles étendent désormais cette logique au secteur de la construction.
Vous souhaitez savoir ce que la suppression de l'enregistrement préalable implique concrètement pour votre chantier naval, et comment vous y préparer dès aujourd'hui ? Vous trouverez toutes les informations à ce sujet dans notre article de blog dédié et sur notre page d'accueil.
Avantages de la solution « checkinatwork » d'AllConnects
- ✅ Enregistrement automatique et numérique des présences
- ✅ Enregistrement rapide et efficace sur un grand chantier
- ✅ Délai d'attente réduit pour la vérification des données du personnel
- ✅ Compatible avec tous les moyens d'identification existants
- ✅ Compatible avec les tourniquets et les portillons pivotants pour le contrôle d'accès physique
- ✅ Prêt pour l'enregistrement en temps réel des entrées et des sorties à partir de 2027
Questions fréquemment posées
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Le système Checkinatwork est obligatoire dès que le coût total des travaux immobiliers sur un chantier atteint ou dépasse 500 000 euros (hors TVA). À partir de ce montant, toute personne travaillant sur le chantier doit enregistrer sa présence auprès de l'ONSS.
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C'est à l'employeur ou à l'entrepreneur qu'incombe la responsabilité finale de s'assurer que tous les salariés et sous-traitants sont enregistrés. Vous pouvez procéder vous-même à l'enregistrement ou convenir que le salarié ou le sous-traitant s'en charge, mais vous devez alors mettre à sa disposition un moyen d'enregistrement.
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Les sanctions s'alourdissent rapidement : une amende infligée par la CIAW peut atteindre 6 000 euros par employé non déclaré. Une déclaration correcte et automatique permet d'éviter ce risque.
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Vous pouvez notamment utiliser un badge RFID, une clé Dallas, un badge Construbadge, un badge d'entreprise, un code QR, une carte d'identité ou un badge 2 BE LISA. Vous choisissez vous-même une ou plusieurs méthodes, afin que vos collaborateurs n'aient pas à emporter de badge supplémentaire.
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À compter du 1er janvier 2027 au plus tard, l'enregistrement préalable sera supprimé. Chaque personne présente devra alors s'enregistrer elle-même en temps réel à son arrivée (IN) et à son départ (OUT) du chantier. Pour l'instant, il n'est pas nécessaire d'enregistrer les pauses. Il s'agit d'un projet de loi qui est encore en cours d'examen au Parlement. Pour en savoir plus.
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À l'heure actuelle, Checkinatwork enregistre uniquement l'arrivée sur le chantier. Le système « Check In and Out at Work » (CIAO) existe déjà dans le secteur du nettoyage et permet un enregistrement en temps réel tant du début que de la fin de la journée de travail. À partir de 2027, le secteur de la construction adoptera le même principe d'enregistrement des entrées et des sorties.
Prêt à automatiser checkinatwork ?
En 30 minutes, nous vous montrons comment fonctionne checkinatwork via AllConnects : pointeuse, véhicule ou application, un système de pointage universel et prêt pour l'enregistrement des entrées et des sorties prévu pour 2027.
