Qu'est-ce que le Check in at work ou CIAW ?
| Août 2022
Check in at work Belgium est un système numérique qui permet d'enregistrer la présence des travailleurs de la construction sur les grands chantiers auprès du gouvernement belge, en particulier l'Office national de sécurité sociale. Cet enregistrement est obligatoire pour tous les travaux de construction entamés en Belgique et dont le montant s'élève à au moins 500 000 euros (hors TVA). Ces travaux comprennent : la démolition, la construction, la reconstruction, la finition, l'ameublement, l'entretien, la réparation et le nettoyage. Le non-respect de cette obligation peut entraîner de lourdes sanctions et des amendes de la CIAW qui peuvent rapidement atteindre 6 000 euros par travailleur.
Pourquoi l'inscription est-elle obligatoire ?
Pour s'assurer que les employeurs enregistrent correctement leur personnel, le gouvernement impose l'obligation Checkin@work. Selon les accords conclus au sein de l'organisation, la responsabilité de l'enregistrement peut incomber à l'employeur ou à l'employé lui-même.
Le gouvernement souhaite ainsi lutter contre la fraude sociale et la concurrence déloyale. Cette mesure s'inscrit également dans le cadre de la loi sur la santé et la sécurité au travail. En effet, l'enregistrement de la présence est d'une grande utilité dans les situations dangereuses, car il permet de toujours savoir exactement qui est présent sur le chantier.
Pourtant, l'ensemble de ce processus est très chronophage pour les entreprises. Le temps perdu à enregistrer tous les employés est du temps qui ne peut pas être investi dans l'entreprise. Avec la solution All-Connects, ce processus peut être considérablement accéléré et l'enregistrement des présences se fait automatiquement, rapidement et sans faille. En tant que chef d'entreprise, vous ne devez plus vous soucier des erreurs ou des abus.
Obligation d'enregistrer les présences par le biais du CIAW
Un accès rapide au chantier est essentiel. Les appareils Checkin@work de All-Connects sont fiables et réduisent au strict minimum le temps d'attente nécessaire pour vérifier les données personnelles dans la base de données enregistrée. Une application smartphone pratique peut être utilisée pour un enregistrement personnel ou un enregistrement d'un groupe de travailleurs par, par exemple, un chef d'équipe.
Outre la fonctionnalité standard, vous avez la possibilité de personnaliser davantage le système grâce à diverses options telles qu'un lien avec un tourniquet ou un portillon, des lecteurs de badges multiples, des calculs de performance et de mobilité, ...
Quand l'enregistrement au travail est-il nécessaire ?
En fonction de la taille du chantier et du nombre de travailleurs, une ou plusieurs pointeuses Checkin@Work sont placées à la porte d'entrée du chantier. Chaque personne qui vient travailler s'identifie sur la pointeuse avant de commencer son travail.
Il est de la responsabilité de l'employé de le faire correctement chaque jour. Vous voulez vous assurer que seul le personnel autorisé entre sur votre chantier ? Optez alors pour notre solution de tourniquet, qui garantit que vous ne pouvez pas entrer sur le chantier sans vous enregistrer sur la pointeuse ou en cas de message d'erreur.
Pour qui l'enregistrement au travail est-il obligatoire ?
- EMPLOYEUR | ENTREPRENEUREn tant qu'employeur ou entrepreneur, vous devez vous assurer que vos employés, vos sous-traitants (et leurs employés) sont enregistrés. Vous pouvez effectuer l'enregistrement vous-même ou convenir clairement avec l'employé ou le sous-traitant qu'il s'en charge lui-même. Si vous demandez à l'employé ou au sous-traitant de procéder lui-même à l'enregistrement, vous êtes tenu de mettre à sa disposition un moyen d'enregistrement : la solution CHECKIN@WORK d'All-Connects, via une pointeuse, un véhicule ou une application mobile pour smartphone.
- SALARIÉSLes salariésdoivent s'assurer que leur présence sur le chantier est correctement enregistrée. Ils peuvent s'enregistrer eux-mêmes selon les modalités convenues avec l'employeur, ou consulter et vérifier l'enregistrement effectué par leur employeur.
- SOUS-TRAITANT INDÉPENDANTLes travailleurs indépendantsqui exercent une activité de sous-traitant doivent être enregistrés. Les règles applicables aux salariés s'appliquent également à eux.
- L'AGENCE D'INTÉRIM EN TANT QUE SOUS-TRAITANT Pourla déclaration des travaux 30bis, l'agence d'intérim agit en tant que sous-traitant de l'entreprise qui fait appel aux travailleurs intérimaires. L'entreprise qui fait appel au travailleur intérimaire doit signaler sa présence. Le lien entre le travailleur lui-même, l'agence d'intérim et l'entreprise qui fait appel au travailleur intérimaire est établi sur la base des données Dimonage du travailleur.
- ENTREPRENEUR ÉTRANGER | SALARIÉEn tantqu'entrepreneur ou salarié étranger, vous disposez du document LIMOSA . Vous pouvez enregistrer vous-même vos présences en scannant les codes QR des documents Limosa1 via la pointeuse Checkin@Work. Pour cela, vous n'avez pas besoin d'un accès sécurisé au portail. Attention : cette méthode vous permet uniquement d'enregistrer ou de faire enregistrer vos présences, mais pas de les consulter ni de les annuler.
Automatiser l'enregistrement au travail via un service web
Votre système existant communique avec un service web pour enregistrer les présences sur les lieux de travail. All-Connects propose une solution Checkinatwork qui peut être appliquée de différentes manières. Ce service web enregistre, annule et consulte les présences sur le lieu de travail.
Comment fonctionne le système d'enregistrement au travail ?
- L'employé s'enregistre avec sa clé d'identification unique sur la pointeuse ou sur l'application mobile.
- All-Connects se charge du traitement de cette inscription et demande à l'ONSS de la valider. Après un enregistrement et une validation corrects, l'employé est accepté et peut entrer sur le chantier.
- L'ONSS a reçu les données nécessaires. Tout cela se fait automatiquement ; la seule action manuelle a lieu lors de l'enregistrement à l'aide d'un identifiant unique. Le diagramme ci-dessous explique qui est impliqué à quel moment dans le processus d'enregistrement correct sur un chantier de construction.
Un système de notification universel
All-Connects a veillé à ce que toutes les possibilités d'identification utilisées aujourd'hui par les travailleurs fonctionnent également pour vous identifier sur le chantier. Vous choisissez une ou plusieurs façons différentes pour vos employés de s'enregistrer :
- Badge RFID
- Clé de Dallas
- Construbadge
- Badge de l'entreprise
- Code QR
- Id
- 2 BE Badge Lisa
- Metalbadge, ...
En utilisant un système de badge existant, vous évitez à vos employés d'avoir à porter un autre badge.
Quelles sont les données personnelles stockées ?
Checkinatwork est un service sécurisé qui collecte des données à partir de différentes bases de données. La fiche de présence relie les données suivantes déjà connues de la sécurité sociale :
- l'identification d'une personne physique :
- son numéro national, ou
- Numéro Limosa L1 pour une personne qui n'est pas assujettie à la sécurité sociale belge.
- l'identification des entreprises ou des travailleurs indépendants par le biais de leur numéro d'entreprise.
- l'atelier via le numéro de l'atelier figurant dans la déclaration de travaux.
- la date d'inscription : le(s) jour(s) où la personne concernée sera présente sur le lieu de travail.
Enregistrement flexible des chantiers
- Via une pointeuse CIAW à une ou plusieurs entrées de votre chantier. Après l'achèvement du projet de construction, il est facile de le déplacer vers un nouveau chantier.
- Via une pointeuse mobile CIAW dans un véhicule utilitaire
- Via une application mobile CIAW sur son propre smartphone
Besoin de 1 ou plusieurs pointeuses CIAW ?
En fonction de la taille du chantier et du nombre de travailleurs, une ou plusieurs pointeuses Checkin@Work sont placées à la porte d'entrée du chantier. Chaque personne qui vient travailler s'identifie sur la pointeuse avant de commencer son travail. Il est de sa responsabilité de le faire correctement chaque jour.
Remarque : une pointeuse ne peut à elle seule empêcher les personnes non autorisées d'entrer dans votre chantier. La solution consiste à installer un tourniquet avec CIAW, qui garantit qu'il est impossible d'entrer sur le site sans s'enregistrer auprès de la pointeuse ou sans recevoir un message d'erreur. De cette manière, vous êtes sûr à 100 % que seul le personnel autorisé peut entrer dans le chantier.
Avantages de la solution Check in at Work d'All-Connects
- Enregistrement automatique et numérique des présences
- Enregistrement rapide et efficace sur un grand chantier de construction
- Temps d'attente limité pour la vérification des données du personnel
- Toutes les options d'identification existantes peuvent être intégrées - vous choisissez le(s) mode(s) d'enregistrement de vos employés
- Possibilité de connecter des tourniquets et des portillons pivotants
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