Natuurpunt is een onafhankelijke Vlaamse vrijwilligersvereniging met hoofdzetel in Mechelen, opgebouwd uit meerdere vzw's die werken rond natuurbescherming, natuurstudie en natuureducatie. Met LIVE.connect volgt de Cel Facility sinds 2021 op wie met welke van de zeven poolwagens rijdt, via de bestaande personeelsbadges, en rekent ze de kosten van die poolwagens correct door aan de juiste vzw.
"Bert heeft een 4-tal firma's gesproken maar AllConnects was de enige die dat – met brio toch wel – voor elkaar heeft kunnen krijgen. Ze hebben er echt serieus moeite voor moeten doen. Het was blijkbaar echt geen evidentie."
Over Natuurpunt
Natuurpunt is een onafhankelijke vrijwilligersvereniging die bestaat uit meerdere vzw's. Die werken op verschillende domeinen: natuurbescherming door aankoop of beheer, het bestuderen en opvolgen van de natuur, en natuureducatie.
Voor plaatsen die moeilijk bereikbaar zijn met het openbaar vervoer kunnen de medewerkers van de verschillende vzw's gebruikmaken van een zevental gedeelde poolwagens.
De uitdaging: de kosten van de poolwagens eerlijk verdelen
Diederik Willems van de Cel Facility legt uit hoe het vroeger ging:
"De kosten van die poolwagens werden pro rata doorgerekend aan de verschillende vzw's. Niet volgens hoeveel ze hebben gereden, maar volgens het aantal personeelsleden. Maar dat is natuurlijk helemaal niet correct. De mensen van beheer en studie rijden bijvoorbeeld veel meer in het rond dan mensen van beleid."
Natuurpunt had dus nood aan een correcte kostenberekening, liefst met een stuk minder handmatig werk.
De voorwaarde: de bestaande badges blijven gebruiken
De medewerkers gebruiken al een bedrijfsbadge om in en uit te checken. Natuurpunt wilde dat diezelfde badge ook zou werken om zich aan te melden in de poolwagen. Dat bleek minder vanzelfsprekend dan gedacht: Bert Jacobs van de Cel Facility sprak vier leveranciers, en AllConnects was de enige die het voor elkaar kreeg.
Zo registreert bestuurdersidentificatie bij elke rit wie er met welke poolwagen rijdt, zonder dat de medewerkers een extra badge of code nodig hebben.
De oplossing
Natuurpunt werkt met LIVE.connect. Zowel FLEET.connect als LIVE.connect volgen je voertuigen op, maar LIVE.connect kies je wanneer je dat wil combineren met teambeheer.
Omdat elke rit aan een bestuurder gekoppeld is, rekent Natuurpunt alle kilometers nu door aan de juiste dienst, zonder handmatig rekenwerk.
Kilometers per vzw
Elke rit hangt aan een bestuurder, dus de kosten gaan naar de dienst die effectief gereden heeft.
Wagen snel terugvinden
Vergat iemand te reserveren of niet goed te badgen? Met live tracking is de poolwagen snel teruggevonden.
Boetes toewijzen
Is niet meteen duidelijk wie er reed, dan wijst het systeem in de juiste richting.
Eenvoudig beheer
Nieuwe gebruikers aanmaken en beheren gaat eenvoudig, en je haalt er veel gegevens uit.
Onderhoud en keuring automatisch opgevolgd
Een voordeel waar Natuurpunt vooraf niet op rekende: ook onderhoud en keuring worden nu automatisch opgevolgd.
"Je kan daar ook je onderhoudsalarmen van de wagens insteken. Wanneer is er onderhoud nodig, technische keuring en dat soort zaken. Dat hadden we eigenlijk ervoor ook niet. Dat is een pluspunt dat we er ook uitgehaald hebben. Vroeger moesten we dat allemaal in Excel bijhouden en die kilometerstanden eruit halen. Nu komt dat allemaal automatisch in je mailbox."
Een samenwerking zonder verrassingen
Over de begeleiding door hun toenmalige accountmanager bij AllConnects zijn Diederik en Bert allebei lovend.
"Je voelt dat die als verkoper die technische achtergrond beheerst. Die goochelt daarmee, vindt dat tof en snapt alles. Hij beheerst het én het komt in orde. En dat kunnen we ook van zijn service achteraf zeggen."
"Diederik en ik waren snel overtuigd dat we met hen wilden samenwerken. Dat had te maken met wat ze konden met die badges en ook met onze project manager bij AllConnects zelf. Hij heeft niks beloofd dat hij niet kon waarmaken en heeft alles waargemaakt. En dat is een heel leuke manier van werken. Je koopt geen kat in een zak."
Poolwagens die elke dienst correct betaalt?
We bekijken graag samen hoe je ritten koppelt aan de juiste bestuurder en dienst, met de badges die je al hebt.
