Natuurpunt est une association flamande indépendante de bénévoles basée à Malines, regroupant plusieurs organisations à but non lucratif œuvrant pour la conservation, l'étude et l'éducation à la nature. Depuis 2021, le service des installations utilise LIVE.connect pour suivre l'utilisation des sept véhicules de service grâce aux badges du personnel et imputer correctement les coûts d'utilisation à l'organisation concernée.
Bert a contacté environ quatre entreprises, mais seule AllConnects a réussi à conclure l'affaire – et avec brio, il faut le dire. Ils ont vraiment dû déployer des efforts considérables. Apparemment, ce n'était pas gagné d'avance.
À propos de Natuurpunt
Natuurpunt est une association de bénévoles indépendante regroupant plusieurs organisations à but non lucratif. Celles-ci œuvrent dans divers domaines : la conservation de la nature par l’acquisition ou la gestion, l’étude et le suivi de la nature, et l’éducation à la nature.
Pour les lieux difficiles d'accès par les transports en commun, les employés des différentes organisations à but non lucratif peuvent utiliser sept voitures partagées.
Le défi : répartir équitablement les coûts des voitures partagées
Diederik Willems, de l'unité des installations, explique comment les choses fonctionnaient auparavant :
Les coûts liés à ces véhicules partagés ont été répercutés sur les différentes associations au prorata de leurs déplacements, non pas en fonction du nombre de kilomètres parcourus, mais en fonction du nombre de membres du personnel. Or, c'est évidemment totalement erroné. Les personnes travaillant dans la gestion et la recherche, par exemple, se déplacent bien plus que celles chargées des politiques publiques.
Natuurpunt avait donc besoin d'un calcul de coût précis, de préférence avec beaucoup moins de travail manuel.
La condition : continuer à utiliser les badges existants
Les employés utilisent déjà un badge d'entreprise pour pointer à l'arrivée et au départ. Natuurpunt souhaitait que ce même badge permette également de s'enregistrer pour accéder au véhicule de service. Cela s'est avéré plus complexe que prévu : Bert Jacobs, du service des installations, a contacté quatre fournisseurs, et seul AllConnects a réussi à mettre en œuvre la solution.
Par exemple, l'identification des conducteurs permet d'enregistrer qui conduit quel véhicule partagé pour chaque trajet, sans que les employés aient besoin d'un badge ou d'un code supplémentaire.
La solution
Natuurpunt est compatible avec LIVE.connect. FLEET.connect et LIVE.connect permettent tous deux le suivi de vos véhicules, mais vous choisirez LIVE.connect si vous souhaitez combiner cette fonctionnalité avec la gestion d'équipe.
Comme chaque trajet est associé à un chauffeur, Natuurpunt facture désormais tous les kilomètres au service approprié, sans calculs manuels.
Kilomètres par organisation à but non lucratif
Chaque trajet est associé à un chauffeur, les coûts sont donc reversés au service qui a effectivement effectué le trajet.
Trouvez rapidement une voiture
Quelqu'un a-t-il oublié de réserver ou n'a-t-il pas correctement validé son badge ? Grâce au suivi en temps réel , le véhicule de service est rapidement localisé.
Infliger des amendes
Si l'identité du conducteur n'est pas immédiatement claire, le système indique la bonne direction.
Gestion simple
Créer et gérer de nouveaux utilisateurs est facile, et vous pouvez en extraire beaucoup de données.
Maintenance et inspection assurées automatiquement
Un avantage que Natuurpunt n'avait pas anticipé : la maintenance et les inspections font désormais l'objet d'un suivi automatique.
Vous pouvez également y saisir vos alertes d'entretien de véhicule : interventions de maintenance, contrôles techniques, etc. Cette fonctionnalité n'existait pas auparavant, et c'est un avantage non négligeable. Avant, nous devions tout gérer dans Excel et extraire les relevés kilométriques. Désormais, tout est automatiquement intégré à votre boîte mail.
Une collaboration sans surprises
Diederik et Bert ne tarissent pas d'éloges sur les conseils prodigués par leur ancien gestionnaire de compte chez AllConnects.
On voit bien qu'en tant que vendeur, il maîtrise parfaitement les aspects techniques. Il les utilise avec brio, les trouve passionnants et les comprend tous. Il les maîtrise et le résultat est impeccable. On peut en dire autant de son service après-vente.
Diederik et moi avons rapidement été convaincus de vouloir travailler avec eux. Cela tenait à ce qu'ils pouvaient faire avec ces badges, mais aussi à notre chef de projet chez AllConnects lui-même. Il n'a rien promis qu'il ne pouvait tenir et a tenu toutes ses promesses. C'est une excellente façon de travailler : on ne se fait pas d'illusions.
Des voitures partagées qui rémunèrent correctement chaque quart de travail ?
Nous serions ravis d'examiner ensemble comment vous associez les trajets au chauffeur et au service appropriés, en utilisant les badges que vous possédez déjà.
