20 vragen over CIAO en arbeidstijdregistratie

Dat hangt af van wat ze op de werf doen. Volgens de huidige RSZ-uitleg hoeven werfleiders en projectleiders die enkel de voortgang controleren en zelf geen werken in onroerende staat uitvoeren, zich niet voor die activiteit te registreren. Het onderscheid tussen arbeider en bediende is op zichzelf niet doorslaggevend.

Voeren ze zelf wel zulke werken uit op een registratieplichtige werf, dan kan de verplichting wel gelden. Bij meerdere betrokken werven registreer je dan de aankomst en het vertrek op elke werf. Een toegangsregistratie die de hoofdaannemer vraagt, kan bovendien ruimer zijn dan de wettelijke aanwezigheidsregistratie.

Bron: RSZ: Checkinatwork · RSZ: FAQ aanwezigheidsregistratie · Programmawet van 30 mei 2026, art. 124-131

In principe niet. Een projectleider die alleen controles uitvoert en geen werken in onroerende staat verricht, is volgens de huidige RSZ-FAQ niet registratieplichtig voor die activiteit. PC 200 is dus niet de reden voor de vrijstelling, maar wel de taak op de werf.

Wie ook uitvoerend werk doet, moet zijn situatie daarom opnieuw beoordelen. Ook een bijzondere wettelijke rol, zoals veiligheidscoördinator of bouwdirectie, vraagt een afzonderlijke beoordeling.

Bron: RSZ: FAQ aanwezigheidsregistratie

Dat kan. De aangekondigde algemene arbeidstijdregistratie is niet beperkt tot arbeiders of PC 124, dus ook bedienden kunnen eronder vallen. Het voorontwerp bevat wel uitzonderingen voor bepaalde categorieën werknemers. De precieze afbakening moet uit de definitieve wet blijken.

Bestaande verplichtingen blijven ondertussen gelden, bijvoorbeeld tijdsopvolging bij glijdende uurroosters en de registratie van afwijkingen bij deeltijdse arbeid.

Ons advies: Laat per functie en arbeidsregeling bepalen wat vandaag al nodig is en wat de nieuwe wet later toevoegt.

Bron: NAR: advies 2499 · FOD Werkgelegenheid: deeltijdse werknemers · FOD Werkgelegenheid: arbeidsduur

De aanwezigheidsregistratie op bouwwerven is hier niet van toepassing. Bij de toekomstige algemene arbeidstijdregistratie ligt de positie van telewerkers bovendien nog niet definitief vast: het ontwerp en het advies daarover bevatten discussie over hun uitsluiting.

Ons advies: Wil je thuiswerkuren praktisch opvolgen, dan kan dat bijvoorbeeld met een persoonlijke registratie via laptop of app. Spreek af hoe werkblokken, onderbrekingen en correcties worden bijgehouden, en laat HR toetsen welke regels passen bij jullie telewerkregeling. Permanent de locatie volgen is hiervoor niet nodig.

Onze oplossing: Met de PrestaMob-app registreren je medewerkers hun werktijden zelf op hun smartphone. Zo volg je de uren van thuiswerkers en van je mensen op de werf binnen hetzelfde platform op.

Bron: NAR: advies 2499 · FOD Werkgelegenheid: huisarbeid en telewerk

Beide partijen hebben een taak. Voor de aanwezigheidsregistratie op de werf liggen de werkgeversverplichtingen bij de gebruiker: de onderneming die de uitzendkracht inzet. Die moet ervoor zorgen dat de uitzendkracht zich met een geschikt middel kan registreren en de werkwijze kent. De uitzendkracht registreert vervolgens zijn eigen aanwezigheid.

Ons advies: Leg als interimkantoor met je klant vast welk systeem wordt gebruikt, wie ontbrekende registraties opvolgt en hoe je de gecontroleerde prestaties voor de loonverwerking ontvangt. Het uitzendkantoor behoudt immers zijn eigen verplichtingen als werkgever, en een CIAO-overzicht is niet automatisch een volledige loonstaat.

Onze oplossing: In LIVE.connect kan je werknemers groeperen per btw-nummer, zodat steeds het juiste btw-nummer wordt verstuurd voor CIAO.

Bron: Welzijnswet, art. 31bis-31octies

Nee, op beide vragen. Een arbeider die gewoon in het eigen magazijn werkt, hoeft daarvoor niet in CIAO voor de bouw in en uit te checken. Zijn gepresteerde tijd blijft wel relevant voor de loonadministratie en voor eventuele bestaande regels rond tijdsopvolging. De toekomstige algemene registratieplicht moet je afzonderlijk beoordelen.

Ook niet elke werf valt onder de bouwregeling. De RSZ noemt voor de uitbreiding vanaf 1 april 2027 een totale werfwaarde van minstens € 500.000 exclusief btw. Het gaat om de relevante totale werken, dus niet alleen om jouw eigen opdracht. Voor schoonmaak bestaat een aparte regeling met andere voorwaarden. Worden in het magazijn zelf registratieplichtige bouwwerken uitgevoerd, dan moet je die activiteit apart bekijken.

Bron: RSZ: Checkinatwork · FOD Werkgelegenheid: arbeidsduur · RSZ: CIAO FAQ schoonmaak

Niet automatisch. Maak een onderscheid tussen je werkdag (arbeidstijdregistratie) en je aanwezigheid op een werf (CIAO). Voor de interne urenopvolging kan je kantoorwerk, werfbezoeken en verplaatsingen als afzonderlijke activiteiten vastleggen. Een verdeling per werf is nuttig voor nacalculatie, maar is niet automatisch een algemene wettelijke verplichting voor elke werfleider.

Voor CIAO beoordeel je eerst of jouw activiteit op een bepaalde werf registratieplichtig is, zoals uitgelegd bij de eerste vraag. Alleen dan volgen de vereiste registraties per werf.

Ons advies: Laat HR bepalen hoe verplaatsingen in jouw arbeidsregeling als arbeidstijd en voor de verloning worden behandeld. Een mobiliteitsvergoeding geeft daar op zichzelf geen antwoord op.

Onze oplossing: Badge je in het voertuig met de PrestaMob-module, of gebruik je de PrestaMob-app? Dan volg je daarmee zowel je arbeidstijd als je CIAO-registratie op.

Bron: RSZ: FAQ aanwezigheidsregistratie · FOD Werkgelegenheid: arbeidsduur

Ga er niet van uit dat een telefonische melding volstaat. Het uitgangspunt voor CIAO is dat de betrokkene zijn aanwezigheid op de werf op het juiste moment registreert. Een technische invoermogelijkheid is dus nog geen bevestiging dat die werkwijze toegelaten is.

Zo begrijpen we de regels vandaag. Voor de situatie met een vergeten badge wachten we nog op de specifieke bevestiging van de RSZ. Ondertussen kan AllConnects een bruikbaar alternatief op de werf voorzien, bijvoorbeeld een vervangbadge, app of QR-code-generator.

Ons advies: Ontbreekt er toch een registratie, leg dan het werkelijke tijdstip en de omstandigheden vast en volg de toepasselijke correctieprocedure. Geef een latere invoer niet weer alsof ze op het oorspronkelijke moment gebeurde.

Bron: Programmawet van 30 mei 2026, art. 124-131 · Welzijnswet, art. 31bis-31octies

Niet automatisch, maar we raden het wel aan. Elke module heeft namelijk één ingang voor een badgelezer. Als alles op dezelfde module gebeurt, kunnen we dus geen onderscheid maken tussen IN en UIT. Daarom installeren we meerdere badgelezers in parallel.

Ons advies: Kies voor twee prikklokken. Controleer daarnaast of ook het vertrek wordt geregistreerd, of elke persoon juist geïdentificeerd is en of de RSZ-meldingen worden opgevolgd. Voor arbeidstijd kunnen extra registraties nodig zijn, bijvoorbeeld voor een pauze op de werf of werk buiten de toegangspoort.

Onze oplossing: We bekijken per installatie of een aanpassing volstaat. Daarnaast onderzoeken we of de CREWpad (tablet) in de toekomst softwarematig het verschil kan maken.

Bron: Programmawet van 30 mei 2026, art. 124-131 · Welzijnswet, art. 31bis-31octies

Ja. Registreren hoeft niet via een bedrijfswagen. Een badge op een werftoestel of een geschikte app kan ook werken voor medewerkers die met hun eigen auto, de fiets of het openbaar vervoer komen.

De juiste keuze hangt af van de werf en van de beschikbare toestellen. Zorg er ook voor dat medewerkers zonder geschikte smartphone zich persoonlijk kunnen registreren. Wij stemmen de oplossing af op de werfregistratie én op de urenopvolging die je nodig hebt.

Ja, als de persoon onder de Limosa-meldingsplicht valt. Die plicht blijft naast de aanwezigheidsregistratie bestaan. Ze geldt onder meer voor bepaalde werknemers en zelfstandigen die tijdelijk vanuit het buitenland in België komen werken, met enkele uitzonderingen.

De Limosa-melding moet de opdracht dekken en vóór de start in orde zijn. Een check-in of check-out vervangt ze dus niet. Je maakt evenmin bij elke check-out een nieuwe Limosa-melding.

Bron: Working in Belgium: Limosa

Niet noodzakelijk per afzonderlijke werf. Eén Limosa-melding kan meerdere werkplaatsen omvatten: volgens de RSZ maximaal twintig. De personen, de periode, de klanten en de locaties moeten wel correct door de melding gedekt zijn.

In de bouw en de uitzendsector moet je de tewerkstellingsplaats bovendien zo precies mogelijk opgeven. Alleen een ruime regio vermelden volstaat daar niet.

Ons advies: Controleer bij een extra werf of een langere opdracht of een aanvulling, verlenging of nieuwe melding nodig is. Dit staat los van de aanwezigheidsregistraties per werf.

Bron: Working in Belgium: Limosa · Working in Belgium: plaats van tewerkstelling

De fysieke ConstruBadge wordt digitaal, en de LisaBadge moet je per toestel controleren. Vanaf 2027 wordt de fysieke ConstruBadge vervangen door een digitale versie in MyConstructiv. Dat betekent niet dat de identificatiebadge volledig verdwijnt. Gebruik je een fysieke badge om te registreren, bekijk dan tijdig welk alternatief bij je toestellen past.

De LisaBadge is beschikbaar voor verschillende statuten en paritaire comités, ook voor bedienden. De leverancier vermeldt compatibiliteit met de meeste registratiesystemen. Daarom kunnen we niet zonder controle beloven dat ze op elk toestel werkt: de kaartlezer, de software en de koppeling aan de juiste medewerker moeten samen geschikt zijn.

Bron: Constructiv: ConstruBadge digitaal · TO BE LISA: LisaBadge

Ja, die combinatie is mogelijk. Je kan bijvoorbeeld mobiliteit via het voertuig registreren en werkzaamheden via de PrestaMob-app. Spreek wel vooraf af welke gegevens elk kanaal aanlevert.

Belangrijk is dat dezelfde medewerker in beide systemen juist herkend wordt en dat dubbele of tegenstrijdige registraties worden opgevangen. Voor CIAO moeten aankomst en vertrek bovendien overeenkomen met de aanwezigheid van de persoon. Alleen weten waar de bestelwagen staat, is daarvoor niet voldoende.

Bron: Welzijnswet, art. 31bis-31octies

De app vervangt geen voertuigtracker met continue locatiehistoriek. Via PrestaMob kunnen medewerkers wel hun mobiliteit, verplaatsingen en prestaties registreren. Voor de mobiliteit kan je de app ook combineren met een voertuigoplossing.

Een koppeling kan bovendien de administratieve verwerking van werfregistraties ondersteunen. Voor CIAO moet de ingerichte werkwijze wel de persoonlijke aankomst en het vertrek op het vereiste moment vastleggen en doorsturen. Alleen achteraf prestaties invullen is daarvoor niet voldoende. We controleren graag met je welke app-versie, functies en instellingen jouw combinatie ondersteunen.

Bron: Programmawet van 30 mei 2026, art. 124-131

Ja, er is een koppeling met Zen van Conneqtr. Of jouw werftablet en prikklok ermee samenwerken, hangt wel af van het toestel, de softwareversie en de geactiveerde koppeling.

Daarom controleren we welke gegevens worden uitgewisseld en testen we de volledige registratie, van medewerker tot platform. De bestaande koppeling betekent niet automatisch dat alle functies voor CIAO vanaf 2027 al op elk toestel beschikbaar zijn.

Nee, niet alle tijdsgegevens gaan rechtstreeks naar de RSZ. CIAO stuurt de voorgeschreven aanwezigheidsgegevens door. Je volledige interne uren- en loonadministratie wordt daardoor niet automatisch een rechtstreekse stroom naar de RSZ.

Ook is 11 uur geen algemene dagelijkse norm voor PC 124. Het normale bouwregime en de toegelaten afwijkingen hebben elk hun voorwaarden. Een lange aanwezigheid op de werf bewijst bovendien niet zonder meer evenveel arbeidstijd.

Is de toepasselijke arbeidsduurgrens overschreden, dan moet de werkgever de afwijkingsgrond en de rusttijden laten beoordelen. Mogelijke gevolgen zijn loon- of overlooncorrecties, inhaalrust en, bij een inbreuk, sancties voor de verantwoordelijke werkgever. Voor de werknemer blijven de werkelijk gepresteerde uren relevant voor zijn loonrechten. Een tijdlijn boven 11 uur leidt dus niet automatisch tot een boete.

Werkelijk gepresteerde uren mogen niet worden weggelaten om een overschrijding te verbergen. Ga in LIVE.connect daarom niet uit van een automatische aftopping, maar laat ons de instellingen voor registratie, afronding en loonexport nakijken. Een loonberekening en het bewaren van de oorspronkelijke registraties zijn immers twee verschillende zaken.

Bron: Programmawet van 30 mei 2026, art. 124-131 · FOD Werkgelegenheid: arbeidsduur · FOD Werkgelegenheid: sectorfiche PC 124

Onze oplossingen richten zich op aanwezigheid, mobiliteit en gepresteerde uren. Verlof aanvragen en goedkeuren, ziektesaldi en ander afwezigheidsbeheer stem je af met je HR-partner of sociaal secretariaat.

Of een afwezigheidscode in jouw AllConnects-configuratie kan worden opgenomen of via een koppeling kan worden verwerkt, bekijken we graag samen met jou. Let wel: geen registratie betekent niet automatisch verlof of ziekte. Het kan ook om een ontbrekende registratie gaan.

Vertrek van twee overzichten: de aanwezigheidsregistraties op de werf en de gecontroleerde prestaties voor HR. Voor de werfopvolging wil je per persoon, datum en werf de IN- en OUT-meldingen en hun verwerkingsstatus kunnen terugvinden. Voor de loonadministratie heb je daarnaast de relevante werkuren, pauzes, verplaatsingen en eventuele correcties nodig.

Ons advies:

• Spreek met je sociaal secretariaat af welke codes en export nodig zijn.
• Bewaar de oorspronkelijke invoer en maak correcties traceerbaar.
• Laat in je eigen configuratie tonen hoe je deze overzichten opvraagt en uitvoert.
• Controleer ook de toegang en de bewaartermijnen per soort gegeven. Eén exportbestand vervangt immers niet alle documenten die bij een inspectie kunnen worden gevraagd.

Bron: Welzijnswet, art. 31bis-31octies

Dat hangt af van wat vandaag in je abonnement en configuratie zit. Alleen het gebruik van LIVE.connect zegt nog niet welke registratiekanalen en koppelingen actief zijn. Voor het abonnement van bestaande gebruikers is de CIAO-upgrade wel gratis.

Ons advies: Laat ons controleren of je huidige opstelling ook persoonlijke OUT-registraties, de juiste RSZ-koppeling en de opvolging van ontbrekende meldingen ondersteunt. We nemen daarbij je badges, voertuigen, apps en werftoestellen mee. Aanvullende arbeidstijdregistratie bekijken we afzonderlijk.

Je accountmanager bevestigt daarna wat via een update kan, welke aanpassingen eventueel nodig zijn en welke abonnementsvoorwaarden gelden. Zo weet je vooraf wat er voor jouw onderneming verandert.

Bron: RSZ: Checkinatwork