Wat bij de overgang naar zoiets nieuws altijd meespeelt, is de menselijke factor. Ze moesten dit vroeger niet doen en nu plotseling wel. Maar het is natuurlijk geen rocket science.Tom Heirman — Zaakvoerder, Ramen Kurt Van Tomme
Ramen Van Tomme produceert en plaatst aluminium schrijnwerk — ramen, deuren en gevels — voornamelijk in projectbouw, maar ook bij particulieren. Intussen staat het bedrijf in zijn derde generatie, is het gegroeid tot een dertigtal medewerkers en werken er een tiental plaatsers dagelijks in het veld. Met die groei kwamen ook de pijnpunten van manueel werfbeheer: het bijhouden van afgelegde kilometers, het berekenen van mobiliteitsvergoedingen en het inchecken op grote bouwwerven kostte elke ochtend kostbare tijd.
AllConnects bood een oplossing die twee problemen tegelijk aanpakte: track & trace voor de mobiliteitsvergoeding én geautomatiseerde Checkin@work-registratie op de werf.
Manuele opvolging remt groei
Naarmate het aantal plaatsingsteams groeide, nam ook de administratieve last exponentieel toe. Elke ochtend werden de werknemers manueel ingecheckt op verschillende werven — een tijdrovend proces zonder enige automatisering. Er was geen degelijk systeem om afgelegde kilometers nauwkeurig vast te leggen, waardoor een correcte en gedetailleerde mobiliteitsvergoeding simpelweg niet mogelijk was.
De nood aan een geautomatiseerde oplossing was erg hoog. Na een vergelijking van verschillende track & trace-systemen — zowel op vlak van prijs als functionaliteit — koos Ramen Van Tomme voor AllConnects.
Twee oplossingen, één implementatie
AllConnects leverde een gecombineerde aanpak die beide uitdagingen tegelijk oploste. Via FLEET.connect worden ritten en afgelegde kilometers automatisch geregistreerd — de basis voor een correcte mobiliteitsvergoeding per werknemer. Via LIVE.connect wordt de verplichte Checkin@work-aanwezigheidsregistratie op grote bouwwerven volledig geautomatiseerd zodra een werknemer aankomt en zich identificeert op de werf.
Automatische ritregistratie
Afgelegde kilometers worden per voertuig en per werknemer automatisch bijgehouden — geen manuele invoer meer.
Correcte mobiliteitsvergoeding
Op basis van de geregistreerde trajecten wordt een gedetailleerde mobiliteitsvergoeding berekend, conform PC 124.
Checkin@work automatisch
Bij aankomst op de werf incheckt de werknemer zich met zijn badge. Het systeem meldt de aanwezigheid automatisch aan de RSZ.
Snel operationeel
Offerte aangevraagd in april 2018 — volledig operationeel in juni 2018. Twee maanden van beslissing tot ingebruikname.
De kracht van de combinatie: FLEET.connect en LIVE.connect versterken elkaar. Rijden naar de werf wordt automatisch geregistreerd voor de mobiliteitsvergoeding, terwijl de aankomst op de werf tegelijk de Checkin@work-registratie triggert. Één systeem, twee complianceproblemen opgelost.
De menselijke factor: badgen aanleren
Technologie invoeren is één ding — mensen meekrijgen is een ander. Tom Heirman was daar eerlijk over:
Deze eerlijkheid is kenmerkend voor een geslaagde implementatie: de drempel is laag, de weerstand tijdelijk en het resultaat structureel. Eenmaal de gewoonte gevormd, werkt het systeem op de achtergrond — zonder extra manuele handelingen van de medewerkers.
Wat Ramen Van Tomme bereikt met AllConnects
-
✅
Administratieve vereenvoudiging Het manueel inchecken op werven en het bijhouden van kilometers behoren tot het verleden. De administratie loopt automatisch op de achtergrond.
-
💶
Correcte mobiliteitsvergoeding per plaatser Track & trace legt afgelegde kilometers concreet vast per medewerker, wat een nauwkeurige en verdedigbare mobiliteitsvergoeding mogelijk maakt.
-
📋
Wettelijke conformiteit Checkin@work Op bouwwerven boven de €500.000 aannemingswaarde is Checkin@work verplicht. Dit verloopt nu volledig automatisch — geen vergeten registraties, geen boetes.
-
📈
Schaalbaarheid bij groei Meer plaatsers toevoegen verhoogt niet langer de administratieve last. Het systeem schaalt mee zonder extra manuele opvolging.
-
🤝
Vlotte samenwerking Op geen enkel vlak heeft Ramen Van Tomme klachten over AllConnects. Communicatie verloopt vlot en Tom Heirman raadt AllConnects aan andere bedrijven aan — kort en duidelijk: "Zeker weten!"
