Ramen Van Tomme (Ramen Kurt Van Tomme) uit Eeklo produceert en plaatst aluminium ramen, deuren en gevels, vooral in projectbouw, met een dertigtal medewerkers van wie een tiental plaatsers dagelijks op de baan is. Sinds 2018 registreert Ramen Van Tomme met LIVE.connect automatisch de kilometers van die plaatsers voor hun mobiliteitsvergoeding en checken ze tegelijk in op de werf via Checkinatwork.
"Wat bij de overgang naar zoiets nieuws altijd meespeelt, is de menselijke factor. Je moet je mensen leren om correct te badgen. Ze moesten dit vroeger niet doen en nu plotseling wel. Daar komt sowieso altijd een beetje weerstand tegen. Het duurt wel even voor ze dat volledig in de vingers hebben. Maar het is natuurlijk geen rocket science."
Over Ramen Van Tomme
Ramen Van Tomme produceert en plaatst aluminium schrijnwerk: ramen, deuren en gevels, voornamelijk in projectbouw, maar ook bij particulieren. Het familiebedrijf uit Eeklo staat intussen in zijn derde generatie en is gegroeid tot een dertigtal medewerkers. Een tiental plaatsers werkt dagelijks in het veld.
De uitdaging: manuele opvolging remt de groei
Met elke nieuwe plaatser nam ook de administratie toe. Elke ochtend werden de werknemers manueel ingecheckt op de verschillende werven, zonder enige automatisering. Er was ook geen systeem om de afgelegde kilometers nauwkeurig vast te leggen, waardoor een correcte en gedetailleerde mobiliteitsvergoeding niet mogelijk was.
Ramen Van Tomme merkte dat de efficiëntie achteruitging naarmate er meer plaatsers op te volgen waren. De nood aan een geautomatiseerde oplossing was groot. Na een vergelijking van verschillende track-and-tracesystemen, zowel op prijs als op functionaliteit, koos het bedrijf voor AllConnects.
De oplossing: kilometers en werfregistratie in één systeem
Ramen Van Tomme werkt met LIVE.connect. Zowel FLEET.connect als LIVE.connect volgen je voertuigen op, maar LIVE.connect kies je wanneer je dat wil combineren met teambeheer.
Precies die combinatie had Ramen Van Tomme nodig. De rit naar de werf wordt automatisch geregistreerd voor de mobiliteitsvergoeding, en de aankomst op de werf is meteen de aanleiding voor de registratie via Checkinatwork (CIAW). Eén systeem, twee administratieve verplichtingen afgehandeld.
Automatische ritregistratie
De afgelegde kilometers worden per voertuig en per werknemer bijgehouden, zonder manuele invoer.
Correcte mobiliteitsvergoeding
Op basis van de geregistreerde trajecten berekent Ramen Van Tomme een gedetailleerde mobiliteitsvergoeding per plaatser.
Checkinatwork op de werf
Bij aankomst op de werf badget de plaatser in, en de aanwezigheid wordt automatisch doorgegeven aan de RSZ.
Snel operationeel
Offerte aangevraagd in april 2018, volledig operationeel in juni 2018: twee maanden van beslissing tot ingebruikname.
De menselijke factor: badgen aanleren
Technologie invoeren is één ding, mensen meekrijgen een ander. Zaakvoerder Tom Heirman is daar eerlijk over: zijn plaatsers moesten plots iets doen wat vroeger niet hoefde, en dat gaf in het begin wat weerstand. Maar badgen zat er snel in.
Eens de gewoonte er is, werkt het systeem op de achtergrond, zonder extra handelingen voor de medewerkers.
Het resultaat
Minder administratie
Manueel inchecken op werven en kilometers bijhouden behoren tot het verleden. De administratie loopt automatisch.
Verdedigbare mobiliteitsvergoeding
De kilometers liggen per medewerker vast in de rapporten, dus de vergoeding is nauwkeurig en onderbouwd.
Correct geregistreerd op de werf
Op werven waar Checkinatwork verplicht is, gebeurt de registratie automatisch. Geen vergeten registraties meer. Lees ook wat er verandert met Checkinandoutatwork in 2027.
Schaalbaar bij groei
Een extra plaatser betekent niet langer extra administratie. Het systeem groeit mee.
Over de samenwerking heeft Ramen Van Tomme geen klachten: de communicatie verloopt vlot. Zou Tom Heirman AllConnects aanraden aan andere bedrijven? Kort en duidelijk: "Zeker weten!"
Minder manueel werk, meer controle op de werf
We bekijken graag samen hoe je de kilometers en de werfregistratie van je plaatsers in één systeem automatiseert.
