L'entreprise Ramen Van Tomme (Ramen Kurt Van Tomme), située à Eeklo, fabrique et installe des fenêtres, des portes et des façades en aluminium, principalement dans le cadre de projets de construction. Elle emploie une trentaine de collaborateurs, dont une dizaine d'installateurs qui interviennent quotidiennement sur les chantiers. Depuis 2018, Ramen Van Tomme utilise LIVE.connect pour enregistrer automatiquement les kilomètres parcourus par ces installateurs en vue du calcul de leur indemnité de mobilité, tout en leur permettant de pointer leur présence sur le chantier via Checkinatwork.
« Ce qui entre toujours en jeu lors du passage à quelque chose de nouveau, c'est le facteur humain. Il faut apprendre à vos collaborateurs à utiliser correctement leur badge. Avant, ils n'avaient pas à le faire, et maintenant, tout à coup, ils doivent le faire. Cela suscite inévitablement un peu de résistance. Il leur faudra un certain temps avant de maîtriser parfaitement cette procédure. Mais bien sûr, ce n'est pas sorcier. »
À propos de Ramen Van Tomme
Ramen Van Tomme fabrique et pose des menuiseries en aluminium : fenêtres, portes et façades, principalement dans le cadre de projets de construction, mais aussi chez des particuliers. Cette entreprise familiale d'Eeklo, désormais dirigée par la troisième génération, compte aujourd'hui une trentaine de collaborateurs. Une dizaine de poseurs travaillent quotidiennement sur le terrain.
Le défi : le suivi manuel freine la croissance
Chaque nouvelle recrue entraînait une augmentation de la charge administrative. Chaque matin, les employés étaient enregistrés manuellement sur les différents chantiers, sans aucune automatisation. Il n'existait pas non plus de système permettant de consigner avec précision les kilomètres parcourus, ce qui empêchait de calculer correctement et en détail les indemnités de déplacement.
Ramen Van Tomme a constaté que l'efficacité diminuait à mesure que le nombre d'installateurs à suivre augmentait. Le besoin d'une solution automatisée était urgent. Après avoir comparé différents systèmes de suivi, tant en termes de prix que de fonctionnalités, l'entreprise a opté pour AllConnects.
La solution : le kilométrage et l'enregistrement des chantiers dans un seul système
Ramen Van Tomme utilise LIVE.connect. FLEET.connect et LIVE.connect permettent tous deux de suivre vos véhicules, mais LIVE.connect est la solution à choisir si vous souhaitez associer ce suivi à la gestion d'équipe.
C'est exactement cette combinaison dont Ramen Van Tomme avait besoin. Le trajet jusqu'au chantier est automatiquement enregistré pour l'indemnité de mobilité, et l'arrivée sur le chantier déclenche immédiatement l'enregistrement via Checkinatwork (CIAW). Un seul système, deux obligations administratives remplies.
Enregistrement automatique des trajets
Les kilomètres parcourus sont enregistrés par véhicule et par salarié, sans saisie manuelle.
Indemnité de déplacement correcte
Sur la base des trajets enregistrés, Ramen Van Tomme calcule une indemnité de déplacement détaillée pour chaque installateur.
Checkinatwork sur le chantier
À son arrivée sur le chantier, l'installateur pointe, et sa présence est automatiquement transmise à l'ONSS.
Rapidement opérationnel
Demande de devis en avril 2018, mise en service complète en juin 2018 : deux mois entre la décision et la mise en service.
Le facteur humain : l'apprentissage de l'utilisation des badges
Mettre en place une technologie est une chose, convaincre les gens d’y adhérer en est une autre. Le directeur Tom Heirman le reconnaît volontiers : ses installateurs ont soudain dû faire quelque chose qu’ils n’avaient pas à faire auparavant, ce qui a suscité une certaine réticence au début. Mais ils se sont rapidement habitués au système de badges.
Une fois que le processus est bien rodé, le système fonctionne en arrière-plan, sans nécessiter d'actions supplémentaires de la part des collaborateurs.
Le résultat
Moins d'administration
L'enregistrement manuel sur les chantiers et le suivi des kilomètres appartiennent désormais au passé. La gestion administrative se fait automatiquement.
Indemnité de mobilité justifiable
Les kilomètres sont indiqués pour chaque collaborateur dans les rapports, ce qui garantit une indemnisation précise et justifiée.
Correctement enregistré sur le chantier
Sur les chantiers où l'utilisation de Checkinatwork est obligatoire, l'enregistrement s'effectue automatiquement. Finis les enregistrements oubliés. Découvrez également les changements prévus pour Checkinandoutatwork en 2027.
Évolutif en fonction de la croissance
Un installateur supplémentaire n'implique plus de travail administratif supplémentaire. Le système s'adapte à votre croissance.
Ramen Van Tomme n'a rien à redire sur cette collaboration : la communication se passe bien. Tom Heirman recommanderait-il AllConnects à d'autres entreprises ? En un mot : « Bien sûr ! »
Moins de travail manuel, plus de contrôle sur le chantier
Nous serions ravis d'étudier avec vous comment automatiser, au sein d'un seul et même système, le suivi des kilomètres parcourus et l'enregistrement des chantiers de vos installateurs.
