Ramen Kurt Van Tomme : un système fiable d'enregistrement des présences conforme à la norme CIAW, simplifié

Ramen Van Tomme fabrique et installe des menuiseries en aluminium — fenêtres, portes et façades — principalement dans le cadre de projets de construction, mais aussi chez des particuliers. Aujourd’hui, l’entreprise en est à sa troisième génération, compte une trentaine de collaborateurs et emploie une dizaine d’installateurs qui travaillent quotidiennement sur le terrain. Cette croissance s’est accompagnée des difficultés liées à la gestion manuelle des chantiers : le suivi des kilomètres parcourus, le calcul des indemnités de déplacement et l’enregistrement sur les grands chantiers faisaient perdre un temps précieux chaque matin.

AllConnects a proposé une solution qui répondait à deux problèmes à la fois : le suivi et la traçabilité pour l'indemnité de mobilité, ainsi que l'enregistrement automatisé Checkin@work sur le chantier.

Le suivi manuel freine la croissance

À mesure que le nombre d'équipes de chantier augmentait, la charge administrative s'alourdissait de manière exponentielle. Chaque matin, les employés devaient pointer manuellement sur les différents chantiers — un processus fastidieux, dépourvu de toute automatisation. Il n'existait aucun système fiable permettant d'enregistrer avec précision les kilomètres parcourus, ce qui rendait tout simplement impossible le calcul d'une indemnité de déplacement correcte et détaillée.

Le besoin d'une solution automatisée était très important. Après avoir comparé différents systèmes de suivi et de traçabilité — tant en termes de prix que de fonctionnalités —, Ramen Van Tomme a choisi AllConnects.

Deux solutions, une seule mise en œuvre

AllConnects a proposé une approche combinée qui a permis de relever ces deux défis simultanément. Grâce à FLEET.connect, les trajets et les kilomètres parcourus sont automatiquement enregistrés, ce qui constitue la base d'un calcul correct des indemnités de déplacement pour chaque employé. Grâce à LIVE.connect, l'enregistrement obligatoire de la présence via Checkin@work sur les grands chantiers est entièrement automatisé dès qu'un employé arrive et s'identifie sur le chantier.

Le facteur humain : l'apprentissage de l'utilisation des badges

Mettre en place une technologie est une chose, convaincre les gens d'y adhérer en est une autre. Tom Heirman s'est montré franc à ce sujet :

Cette transparence est la marque d'une mise en œuvre réussie : le seuil d'accès est bas, la résistance est temporaire et le résultat est durable. Une fois l'habitude prise, le système fonctionne en arrière-plan, sans intervention manuelle supplémentaire de la part des collaborateurs.

Ce que Ramen Van Tomme réalise grâce à AllConnects

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  Simplification administrative L'enregistrement manuel sur les chantiers et la saisie des kilomètres parcourus appartiennent désormais au passé. Les tâches administratives s'effectuent automatiquement en arrière-plan.
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  Indemnité de déplacement correcte pour chaque intervenant Le système de suivi et de traçabilité enregistre précisément les kilomètres parcourus par chaque employé, ce qui permet de calculer une indemnité de déplacement précise et justifiable.
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  Conformité légale Checkin@work Sur les chantiers dont la valeur du contrat dépasse 500 000 €, l'utilisation de Checkin@work est obligatoire. Le processus est désormais entièrement automatisé : plus d'enregistrements oubliés, plus d'amendes.
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  Évolutivité en cas de croissance L'ajout de nouveaux installateurs n'alourdit plus la charge administrative. Le système s'adapte automatiquement sans nécessiter de suivi manuel supplémentaire.
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  Une collaboration fluide Ramen Van Tomme n'a absolument rien à redire sur AllConnects. La communication est fluide et Tom Heirman recommande AllConnects à d'autres entreprises — en quelques mots : « Sans hésiter ! »