Qu'est-ce que l'enregistrement des présences ?
| août 2022 |
En tant que mesure de lutte contre la fraude sociale, il doit être clair qui est présent sur le lieu de travail, à quel moment, pour qui le travail est effectué et sous quel statut (salarié ou indépendant). Cela vise également à améliorer la sécurité et la santé des travailleurs et à lutter contre la concurrence déloyale. C'est pourquoi, à partir du 1er janvier 2016, un enregistrement obligatoire des présences a été introduit pour les personnes actives sur le lieu de travail.
Le système d'enregistrement est tripartite :
- une base de données gérée par les autorités contenant les données enregistrées ;
- un appareil d'enregistrement dans lequel les données sont saisies et transmises à la base de données ; et
- un moyen d'enregistrement permettant à la personne concernée de s'enregistrer dans l'appareil.
Pour quelles personnes le Checkinatwork est-il obligatoire ?
Un enregistrement CIAW doit être effectué pour toute personne effectuant des travaux dans un abattoir, un atelier de découpe ou une entreprise de préparations et/ou de produits à base de viande :
- salariés
- indépendants et leurs aides
- travailleurs et indépendants détachés
Un enregistrement est donc également requis pour :
- le gérant ou son/sa partenaire aidant(e)
- les chauffeurs en cas de distribution (par ex. aux clients) et/ou de réception de matières premières (aide au déchargement des animaux vivants et au lavage et à la désinfection des bétaillères et des caisses), lorsque cela est effectué avec leurs propres moyens de transport, ou lorsqu'un transporteur est sollicité
Exceptions pour lesquelles aucun enregistrement n'est requis :
- visiteurs
- employés administratifs, à moins qu'ils n'effectuent exceptionnellement des travaux sur le lieu de travail (par ex. responsable qualité, laboratoire,...), à condition que les travaux en question relèvent du champ d'application (art. 30ter). (cependant soumis).
- personnes qui se contentent de superviser, de donner des directives, de répartir le travail, etc., sauf s'il s'agit de l'établissement de la déclaration d'abattage.
- pour les chauffeurs en cas de simple approvisionnement en matières premières et en bétail vivant (attention, la réception de ceux-ci est soumise).
- la livraison et la maintenance technique ou la réparation de machines.
Qui est responsable du Check in at work ?
La responsabilité de l'enregistrement incombe à la fois à la personne qui envoie quelqu'un travailler (donneur d'ordre, entrepreneur) ou à l'employeur, et à la personne qui effectue le travail (salarié, indépendant). Les deux parties doivent convenir entre elles de qui effectue l'enregistrement, et elles peuvent vérifier si l'enregistrement a été effectué.
L'obligation d'enregistrement s'applique à :
- l'abattoir
- l'atelier de découpe
- l'entreprise de préparations de viande et/ou de produits à base de viande agissant en tant qu'entrepreneur ou donneur d'ordre (et qui doit obtenir à cet effet un agrément de l'Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire)
- tout sous-traitant
- les entreprises étrangères qui sont donneurs d'ordre/déclarants pour des travaux en Belgique.
Exception :
Les établissements disposant d'un agrément 1.1.3. (abattage à la ferme) ne sont pas soumis à cette obligation. Cette exception sera évaluée un an après l'entrée en vigueur de cette loi.
Quelles sont les responsabilités ?
- Le donneur d'ordre (ou la personne assimilée) doit mettre à la disposition des entrepreneurs auxquels il fait appel le système d'enregistrement et le moyen d'enregistrement compatible (c'est-à-dire fournir, installer et veiller au bon fonctionnement du dispositif d'enregistrement), sauf accord mutuel sur l'utilisation du système d'enregistrement alternatif. Chaque entrepreneur auquel le donneur d'ordre (ou la personne assimilée) fait appel doit à son tour le mettre à la disposition de ses sous-traitants dans la chaîne de sous-traitance, et ainsi de suite.
- Veiller à ce que les données relatives à son entreprise soient effectivement et correctement enregistrées et transmises à la base de données.
- Prendre les mesures nécessaires pour que son cocontractant enregistre et transmette effectivement et correctement toutes les données à la base de données.
- Veiller à ce que toute personne employée qui, sous sa responsabilité, accède au lieu de travail, soit enregistrée avant d'y accéder.
- En cas de recours à des travailleurs intérimaires, l'obligation incombe à l'utilisateur et non à l'agence d'intérim.
Quelles données sont demandées par l'Office National de Sécurité Sociale ?
- les données d'identification de la personne physique (nom, prénom, nationalité, date de naissance et numéro de registre national ou numéro du récépissé L1 pour les travailleurs étrangers (indépendant ou salarié)) ;
- l'adresse ou la description géographique ou les coordonnées de la localisation du chantier ;
- la qualité en laquelle la personne physique effectue des prestations sur le chantier (salarié, indépendant, employeur, représentant du donneur d'ordre ou assimilé, …) ;
- les données d'identification de l'employeur lorsque la personne effectuant l'enregistrement est un salarié (nom, adresse, forme juridique et numéro d'entreprise) ;
- lorsque la personne physique a le statut d'indépendant, les données d'identification de la personne physique ou morale pour le compte de laquelle un travail est exécuté ;
- le numéro d'identification de la déclaration des travaux à l'ONSS ;
- l'heure de l'enregistrement, c'est-à-dire l'heure de l'horodatage que l'ONSS appose à la réception d'un enregistrement de présence formellement valide ;
Comment effectuer l'enregistrement des présences ?
Pour que l'enregistrement obligatoire se déroule le plus facilement possible, il est préférable d'utiliser une pointeuse à l'entrée du lieu de travail ou une application mobile sur smartphone. Il existe une fonction spécifique, à savoir le scan de codes QR, qui permet d'enregistrer rapidement quelqu'un :
- via le code QR sur la déclaration Limosa L1 (pour les travailleurs étrangers)
- via le générateur de code QR All-Connects (pour les travailleurs belges des entreprises belges)
Il est important que les données transmises ne soient plus manipulables et qu'elles puissent être envoyées en toute sécurité.
Lorsqu'il s'agit d'un contrat global pour des travaux exécutés de manière aléatoire sur différents sites, une seule déclaration de travaux doit être effectuée, avec mention des différents sites dans la description du lieu des travaux. Si une personne ne peut de facto pas effectuer l'enregistrement des présences (par exemple, badge oublié) et qu'aucun personnel administratif n'est présent, une “procédure de secours” peut éventuellement être prévue via un autre canal, par exemple un smartphone ou un ordinateur de bureau. Pour un travail effectué de nuit et donc réparti sur 2 jours calendaires, les présences doivent être enregistrées pour le premier jour.
Contrôle et sanctions Check in at work
Les inspecteurs sociaux et les inspecteurs des institutions de sécurité sociale peuvent consulter, échanger entre eux et utiliser les données enregistrées dans le système d'enregistrement dans le cadre de leur mission. Toute personne qui n'enregistre pas sa présence immédiatement et quotidiennement peut se voir infliger une amende de 60 à 600 €. L'employeur, l'entrepreneur ou le donneur d'ordre chargé de l'exécution, l'entrepreneur ou l'entreprise qui ne respecte pas ses obligations peut se voir infliger une amende de 600 à 6 000 € au pénal, ou de 300 à 3 000 € au niveau administratif. L'amende est multipliée par le nombre de personnes pour lesquelles l'infraction a été commise.
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