La recherche d'un système numérique de gestion d'outils
| mars 2023 | Auteur Anni Junnila
Lorsque Andreas, le gérant du magasin de Trio, est devenu responsable des outils de travail de l'entreprise, celle-ci utilisait encore un stylo et du papier pour les gérer. Trio souhaitait consacrer moins de temps aux tâches récurrentes liées aux outils, et la solution a été trouvée dans notre logiciel de gestion de matériel.
Le défi de la gestion des outils : une seule personne avait accès aux informations
Andreas, le gérant du magasin de Trio, est, en plus de la gestion du magasin, responsable du développement d'un système d'achat centralisé et de la gestion de tous les outils de travail de l'entreprise. « Nous n'avions pas de système d'achat centralisé auparavant, donc le développement de ce système fait partie de mes responsabilités. La gestion des outils est ainsi devenue une partie de ma description de poste », explique Andreas.
Il y a quelque temps, une seule personne avait accès aux informations concernant les outils de l'entreprise, et ces informations étaient consignées sur des bouts de papier ou dans des carnets. « Tout le monde appelait cette personne lorsqu'ils avaient besoin d'un outil. Il devait ensuite chercher où se trouvait l'outil à ce moment-là, ce qui représentait beaucoup de travail », explique le gérant du magasin. « Nous n'avions pas de système commun permettant à chacun de vérifier où se trouvaient les outils. »
Avec la nouvelle responsabilité de la gestion des actifs de l'entreprise, Andreas a d'abord pensé à créer une solution de gestion d'outils basée sur Excel. Puis Teemu Kallio, notre directeur commercial de la rénovation de canalisations, m'a informé qu'il existait un logiciel spécifique pour la gestion des outils. Nous en sommes venus à la conclusion que ce logiciel était un système beaucoup plus simple que de travailler avec Excel. Et cela s'est avéré être le cas.
« Ce logiciel réduit directement ma charge de travail », déclare Vepsäläinen.
Gestion des outils avec un service cloud convivial
Le critère le plus important dans la décision de passer à votre application de gestion de matériel était la facilité d'utilisation. L'âge de nos employés varie de 18 à 60 ans. « Nous avons de nombreux installateurs plus âgés qui ne s'adaptent pas facilement aux nouvelles technologies », explique Andreas. Selon lui, le démarrage et l'introduction du logiciel se sont bien déroulés, même si tous les employés ne sont pas techniquement avertis. « Généralement, une seule démonstration de son fonctionnement suffit. C'est si facile à utiliser. »
« Travailler avec ce logiciel rend mon travail beaucoup plus facile. Maintenant, je peux consacrer le temps que je perdais à suivre nos outils à d'autres tâches. »
Les outils de travail de Trio sont étiquetés avec des tags QR-code/NFC qui servent de liens entre les outils et leurs informations, conservées dans le service cloud. En scannant le tag avec un appareil mobile, les informations de chaque outil sont facilement accessibles. De plus, les transactions d'entrée et de sortie sont facilement enregistrées en lisant le tag. « Je n'ai pas pu imaginer de moyen plus simple de rendre cela efficace », déclare Andreas.
Les installateurs de Trio utilisent principalement les fonctions d'enregistrement et de sortie du système de gestion des actifs. « Nous avons un entrepôt où nous stockons nos outils fréquemment utilisés et nos machines plus grandes. Nos installateurs prennent ce dont ils ont besoin dans l'entrepôt et enregistrent eux-mêmes les transactions », explique Andreas. Trio utilise également le système pour la gestion de la maintenance et de l'étalonnage, mais il enregistre lui-même ces événements dans l'application de gestion. « Par exemple, si des appareils sont envoyés pour maintenance, ou si quelque chose est cassé ou des pièces manquent, je crée moi-même la documentation. »
Du temps libéré pour les tâches essentielles
Andreas est satisfait des résultats rendus possibles par le service : le travail est devenu plus facile pour tout le monde grâce à l'utilisation de ce système centralisé. « Je n'ai plus besoin d'agir comme intermédiaire et nous n'avons plus à appeler l'entreprise pour demander où se trouvent nos outils. L'application de gestion nous permet de voir instantanément si un outil spécifique est au bureau ou en cours d'utilisation, et nous pouvons directement trouver la bonne personne à qui le demander. En d'autres termes, les appels et les recherches inutiles peuvent désormais être évités », explique Andreas.
« Dans l'application, vous voyez immédiatement que les heures de travail d'une personne sont libérées pour d'autres usages. Je dirais que nous pouvons économiser quelques heures par jour. » Cela crée également un avantage concurrentiel pour l'entreprise.
« Nous pouvons nous concentrer sur le travail essentiel et nos ressources sont disponibles en cas de besoin. »
Selon Andreas, le service est également utile pour la planification d'entrepôt. « Nous savons maintenant combien d'outils nous avons et l'espace qu'ils nécessitent. Bien sûr, l'équipement est de préférence utilisé en permanence, mais il est bon d'avoir des informations sur l'espace qu'il occupe, si nécessaire. Nous avons des locaux relativement petits par rapport à nos activités », déclare Andreas. L'entreprise peut désormais également suivre si des actifs sont perdus.
« Avant d'utiliser cette application de gestion, nous ne savions pas exactement quels outils nous possédions. Si quelque chose manque maintenant, nous savons au moins ce que nous avions déjà en notre possession. »
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