Introduction sur la raison d'être d'un système de gestion de flotte
Informez vos collaborateurs que votre entreprise va mettre en place un nouveau système de gestion de flotte afin de rester à la pointe des technologies actuelles. Cette technologie permettra à l'entreprise de conserver un avantage concurrentiel dans l'environnement en rapide évolution d'aujourd'hui, ce qui se traduira par une efficacité accrue et un impact positif sur les résultats de l'entreprise.
1 | Explication du système de gestion de flotte
Décrivez les unités qui seront installées dans les véhicules de l'entreprise, présentez l'application de gestion et expliquez quelles activités le système de suivi et de traçabilité enregistrera, et à quelles fins les données seront utilisées : vitesse, kilomètres parcourus, temps d'arrêt, ralenti, durée des arrêts, rapports de trajets, consommation de carburant, accélérations brusques, freinages intempestifs, … et montrez des exemples de rapports.
2 | Les avantages d'un système de gestion de flotte
Donnez un aperçu des différents avantages qu'apporte le système, tels que la réduction des coûts de carburant, une sécurité accrue pour le conducteur, une planification d'itinéraires plus efficace, des rapports générés automatiquement plutôt que manuellement, etc. Mais discutez également en détail des avantages pour les employés eux-mêmes – vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans la section « avantages pour les employés » de ce blog.
3 | Questions et réponses sur le suivi et la traçabilité (FAQ)
Laissez suffisamment d'espace pour poser des questions. Si quelqu'un pose une question à laquelle vous ne pouvez pas répondre immédiatement, dites que vous chercherez la réponse et que vous lui ferez un retour direct.
4 | Répondre aux questions difficiles sur le suivi et la traçabilité
Nous savons d'ores et déjà que des questions délicates seront posées. Nous abordons ci-dessous certaines de ces questions. Bien que la réponse dépende de la politique écrite, nous vous donnons déjà quelques conseils sur la meilleure façon de communiquer.
Question : Vous ne nous faites pas confiance pour faire notre travail ?
Votre réponse : Absolument. Nous vous faisons confiance. Conduire un véhicule, vendre, entretenir et livrer nos produits sont d'énormes responsabilités, c'est pourquoi vous faites partie de notre équipe. Nous installons ce système pour nous aider à mieux gérer l'ensemble du parc de véhicules, et non un seul camion. Il nous donne une vue d'ensemble du fonctionnement de la flotte et identifie les domaines que nous pouvons améliorer en tant qu'entreprise. Nous considérons cela comme un changement très positif, et nous pensons que vous le constaterez également.
Question : Ce que vous voulez faire est-il légal ?
Votre réponse: C'est une question légitime et la réponse est oui. Nous vous avons informés à l'avance de ce que nous allons faire. Le système enregistre simplement la progression du véhicule tout au long de la journée et fournit les mêmes informations que nous obtiendrions si nous roulions avec vous ou si nous vous demandions de rédiger des rapports d'itinéraire détaillés avec les délais de livraison et le kilométrage. L'avantage est que vous n'avez plus à le faire, car tout se déroule automatiquement.
Question : Qu'est-ce qui est exactement enregistré ?
Votre réponse : Le système de gestion de flotte enregistre l'heure de démarrage du véhicule le matin, où et quand il s'arrête, la durée de chaque arrêt, la vitesse entre les points, la durée de ralenti pendant la journée, le nombre total de kilomètres parcourus et l'activation/désactivation de l'équipement. Si vous le souhaitez, je me ferai un plaisir de vous faire une démonstration individuelle de l'application de gestion afin que vous puissiez voir quelles données sont enregistrées et à quelles fins elles sont utilisées.
Question : Que se passe-t-il si je suis pris en faute ?
Votre réponse : Comme discuté, la direction a élaboré une politique avec un ensemble de règles. Vous recevrez tous une copie de cette politique d'entreprise afin de pouvoir la consulter tranquillement. La politique décrit les normes et les règles, ainsi que le suivi et les actions qui seront entreprises en cas de non-respect répété de la politique.
Question : Ne pourrons-nous plus jamais faire d'arrêt personnel en cours de route ?
Votre réponse : Nous avons répondu à cette question dans la politique d'entreprise. Vous pouvez la consulter là-bas. (Ceci sera interprété différemment par chaque entreprise).
Question : Que se passe-t-il si je dois faire un très long détour pour éviter un embouteillage majeur et que, par conséquent, je ne peux pas terminer le planning de la journée ?
Votre réponse : Nous avons répondu à cette question dans la politique d'entreprise. Vous pouvez la consulter là-bas. (Ceci sera interprété différemment par chaque entreprise).
Question : Que se passe-t-il si le système ne fonctionne pas et n'enregistre aucune donnée ? Serai-je tenu responsable ?
Votre réponse : Un message apparaîtra dans les journaux du système indiquant qu'aucune donnée n'a pu être enregistrée en raison d'une erreur technique. Nous avons répondu à cette question plus en détail dans la politique d'entreprise. Vous pouvez la consulter là-bas. (Ceci sera interprété différemment par chaque entreprise).
Question : Puis-je consulter/obtenir une copie des données de mon véhicule à tout moment ?
Votre réponse : Nous avons répondu à cette question plus en détail dans la politique d'entreprise. Vous pouvez la consulter là-bas. (Ceci sera interprété différemment par chaque entreprise).
Les choses à faire et à ne pas faire pour une communication réussie avec le personnel concernant le suivi et la traçabilité
Il n'existe malheureusement pas de formule magique pour introduire votre système de gestion de flotte auprès de votre personnel de manière à ce qu'il l'adopte immédiatement et pleinement. Cependant... d'après notre expérience et les retours de nos nombreux clients, nous avons énuméré ci-dessous quelques points à suivre :
À FAIRE
- Essayez d'introduire le système lors d'une réunion de groupe ou d'une autre communication avec le personnel. En organisant une réunion du personnel (ou une série de petites réunions de groupe, selon la taille de votre organisation), vous donnez aux employés la possibilité d'apprendre directement sur le système plutôt que par le bouche-à-oreille interne. Cela leur permet également d'obtenir des réponses à toutes leurs questions de la part de la direction.
- Maintenez les réunions et la correspondance dans un ton joyeux et positif. Il se peut que vous installiez le système parce que le travail ne se déroule pas de manière optimale actuellement, mais si vous communiquez cela à vos chauffeurs, le système sera automatiquement perçu négativement. Parlez des améliorations que l'entreprise peut apporter grâce au nouveau système et assurez-vous de mentionner les avantages positifs pour les employés.
- Prévoyez un moyen pour les employés de donner leur avis et de poser leurs questions, même après l'installation du système. Encouragez les e-mails ou les mémos, ou créez une boîte aux lettres d'entreprise où les préoccupations et suggestions des employés pourront être entendues.
- Identifiez et communiquez tous les changements et améliorations positifs que vous constatez dès que le système est opérationnel. Qu'il s'agisse d'un chèque-cadeau, d'une prime en espèces ou d'un certificat de félicitations, assurez-vous de reconnaître et de récompenser les comportements souhaités. Cela démontrera clairement aux employés que le système offre des avantages tant pour l'entreprise que pour les chauffeurs individuels.
À NE PAS FAIRE
- N'installez pas le système de gestion de flotte avant d'en avoir informé vos employés. Vous pourriez être tenté d'installer et de tester les unités de géolocalisation sans que les employés en soient informés. Cependant, les soucis et les réactions potentielles des employés n'en valent généralement pas la peine. Si les employés connaissent et comprennent le système dès le début, l'efficacité commencera à augmenter dès le premier jour. De plus, une communication ouverte et honnête inspire confiance même aux employés les plus critiques.
- Ne cachez aucune information sur le système et n'évitez pas les questions difficiles. Il est important que les employés comprennent le système (et ce qu'il contrôle) pour obtenir les résultats dont vous avez besoin pour votre retour sur investissement (ROI).
- Ne vous attendez pas à ce que tous les employés adoptent le système immédiatement. Il est dans la nature humaine de réagir avec un certain malaise et de la méfiance aux changements sur le lieu de travail, et vous ne gagnerez peut-être jamais tout le monde à votre cause. Dès que les employés comprendront la raison d'être du système et constateront eux-mêmes une plus grande efficacité et un gain de temps, la plupart l'accepteront et s'efforceront d'améliorer leurs performances. Notre expérience montre que les bons employés (ceux que vous souhaitez conserver à long terme) accueillent favorablement le système, car il reconnaît leurs points forts et met en lumière leurs contributions à l'entreprise.
Avantages d'un système de gestion de flotte pour l'employé
La méthode la plus efficace pour faciliter l'introduction d'un système de gestion de flotte est de présenter les principaux avantages du système à vos employés. Voici quelques-uns des avantages pour le personnel qui ont déjà été appliqués avec succès par d'autres clients :
1. Fidélisation accrue de la clientèle
Pour les techniciens de service, la fidélisation des clients actuels est une priorité absolue. Dans plusieurs cas, les rapports détaillés fournis par notre système conduisent à des taux de rétention de la clientèle plus élevés. En termes simples, les clients apprécient de voir la preuve que le service a été effectué à temps, et en fournissant cette preuve, vous fidélisez vos clients et, éventuellement, votre commission.
2. Protection contre les fausses réclamations
Notre système de suivi GPS fournit des données irréfutables qui montrent où et quand chaque véhicule a circulé, offrant une protection contre les fausses réclamations d'accident et les signalements d'arrivées tardives aux rendez-vous prévus.
3. Enregistrement du temps de service
Le système de gestion de flotte d'All-Connects offre une vérification électronique de la durée du service et fournit aux chauffeurs une « sauvegarde » en cas de plaintes de la part du client (preuve des services rendus).
4. Enregistrement automatique du kilométrage
Notre système de suivi GPS assure un enregistrement automatisé et précis du kilométrage, ce qui permet de gagner un temps précieux.
5. Accords clairs pour l'utilisation des véhicules à domicile
Étant donné que l'utilisation peut être contrôlée le soir et le week-end, certaines entreprises peuvent désormais autoriser leurs employés à utiliser les véhicules de la flotte de l'entreprise en dehors des heures de bureau. Si désiré, le bouton privé peut être activé pour rendre les trajets effectués invisibles pour le système.
6. Amélioration des résultats d'entreprise
Des économies et des profits plus élevés se traduisent par de meilleurs résultats d'entreprise, de meilleurs programmes de maintenance pour minimiser les problèmes sur la route, plus d'argent disponible pour le remplacement d'équipements obsolètes, etc.
7. Nouvelles incitations
Puisque notre système de suivi GPS vous permet de mesurer les performances avec une grande précision, vous pouvez créer de nouvelles incitations basées exclusivement sur la productivité. Il est étonnant de constater les changements de performance dès que les chauffeurs adoptent l'esprit de compétition. Avant que vous ne vous en rendiez compte, ils vous aideront à trouver de nouvelles façons de générer des revenus.
8. Sécurité accrue des conducteurs
Le gain financier n'est pas le principal avantage pour les chauffeurs. La sécurité du chauffeur est en tête de liste. Les alertes automatiques freinent les comportements dangereux, et les tableaux de bord de sécurité récompensent les chauffeurs pour leur bonne conduite.
9. Amélioration du moral des conducteurs
Avec l'utilisation du système GPS All-Connects, la responsabilité du conducteur n'est plus un problème. Vous disposez des preuves nécessaires pour « prendre en flagrant délit » vos chauffeurs en train de bien faire, afin d'améliorer leurs performances et leur estime de soi. Les bons chauffeurs sont généralement réticents à signaler leurs homologues inefficaces. Dans de nombreux cas, ils sont irrités par le comportement de leurs collègues « endormis », et surtout par le fait que la direction ne le remarque souvent pas ou trop tard, ou ne les tient pas responsables faute de preuves claires et mesurables. Cela a un impact négatif sur le moral. Avec notre outil, vous avez désormais un moyen de gérer efficacement les chauffeurs improductifs.
10. Recrutez de meilleurs chauffeurs
Enfin, un point sur lequel vous devriez peut-être vous attarder en premier : lors des entretiens d'embauche, informez les nouveaux employés potentiels que vous utilisez le suivi GPS. Si quelqu'un a un agenda alternatif ou estime qu'il ne peut pas travailler avec le suivi GPS, il refusera une offre ou ne se présentera pas. Il est bien préférable de savoir à ce moment-là qu'ils ne correspondent pas à votre entreprise, plutôt que de découvrir après 6 semaines de formation qu'ils s'opposent à la technologie utilisée et à la politique de l'entreprise.
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