| janvier 2023
Une fois que les données enregistrées sur les véhicules sont comprises et que l'on a une idée générale des améliorations à apporter, les gestionnaires de flotte - parce qu'ils ont plusieurs casquettes - doivent obtenir l'approbation de plusieurs départements. Cela peut prendre du temps et rendre difficile l'équilibre entre les besoins immédiats (sécurité des conducteurs, dépenses de carburant) et les plans pour l'avenir (achats de véhicules, mises à jour technologiques).
Nous énumérons ci-dessous les principaux défis auxquels un gestionnaire de flotte est confronté aujourd'hui :
1. Acquisition du véhicule
La première chose à laquelle votre gestionnaire de flotte doit s'atteler est l'évaluation des changements dans la législation sur les véhicules. C'est à lui qu'il incombe de déterminer l'utilité et l'adéquation des véhicules et de négocier des accords avec les constructeurs automobiles. La consommation de carburant, les taxes et les frais d'assurance, ainsi que les attentes des employés, doivent également être pris en compte lors de la sélection des véhicules de flotte appropriés.
Si l'on ajoute à cela la prise en compte de la fin de vie et de la valeur de revente du véhicule, on comprend vite pourquoi le rôle de gestionnaire de flotte peut représenter un tel défi. Il devra également s'assurer que les allocations budgétaires sont respectées et que des économies sont toujours possibles.
2. Gestion des carburants
À notre avis, l'augmentation constante des coûts du carburant est probablement l'un des plus grands défis en matière de réduction des coûts pour un gestionnaire de flotte. Les fluctuations des prix du marché et les facteurs externes qui les influencent échappent au contrôle du gestionnaire de flotte, mais il existe des solutions pour réduire la consommation et les coûts de carburant.
Nous savons tous que la popularité des véhicules diesel est en baisse en raison du scandale des émissions de Volkswagen et de la publicité faite autour des émissions nocives de NOx. La réaction du gouvernement, qui a décidé d'ajouter une surtaxe à la taxe, a eu un impact sur les ventes, ce qui est compréhensible.
Néanmoins, les gestionnaires de flotte devraient évaluer les options pour voir si elles permettent toujours de réaliser les économies les plus importantes. L'essence reste le leader du marché, mais la marge diminue en raison de la popularité croissante des véhicules électriques et hybrides.
Les gestionnaires de flottes peuvent effectuer une analyse coûts-avantages des options de carburant afin de déterminer celle qui est la plus appropriée pour les véhicules dont ils ont la charge. Nous recommandons toutefois de tenir compte de toutes les données disponibles. Par exemple, le prix d'achat plus élevé des véhicules électriques et hybrides rechargeables est-il compensé par leurs coûts d'utilisation et leurs performances moindres ?
Un autre aspect à prendre en compte est le choix de la carte de carburant - il est primordial pour toute flotte de sélectionner l'offre la plus avantageuse pour répondre à vos besoins. Nous utiliserions également la télématique pour observer à distance le comportement des conducteurs et l'effet sur la gestion du carburant, en plus de la capacité à suivre les véhicules et à déterminer les itinéraires les plus rentables.
3. Entretien des véhicules
Deux possibilités s'offrent à vous, en fonction de la taille de votre entreprise. Les grandes entreprises peuvent choisir d'effectuer les travaux d'entretien et de réparation dans leur propre atelier, tandis que les petites entreprises peuvent choisir de les confier à des spécialistes.
Quel que soit votre choix, il incombe au gestionnaire du parc automobile de veiller à ce que les contrôles des véhicules soient effectués conformément à la législation. Il s'agit notamment des contrôles quotidiens du conducteur, des inspections du véhicule avant l'achat, des contrôles d'entretien réguliers et de l'assurance que les défauts signalés ont été corrigés.
4. Santé et sécurité
Si le pire se produit et qu'un de vos employés est impliqué dans un accident de la route, la responsabilité de l'entreprise est de se conformer aux directives en matière de santé et de sécurité. Vous devez veiller à ce que des procédures de déclaration solides soient en place afin que les conducteurs puissent gérer un accident en suivant correctement les procédures de déclaration à l'assurance, et que les demandes d'indemnisation puissent être traitées rapidement et efficacement.
Il va sans dire que votre gestionnaire de flotte est responsable de l'élaboration et de la mise en œuvre des politiques de santé et de sécurité, et qu'il doit veiller à ce que les dossiers de formation des conducteurs soient à jour afin de minimiser le risque d'accident au sein de la flotte.
5. Respect de la réglementation
Contrôles quotidiens, formulaires d'inspection, contrôles des conducteurs, signalement des défauts, contrôles techniques, assurance... la liste est longue. La conformité et la gestion des risques liés à la flotte constituent une partie essentielle du rôle et tous les aspects doivent non seulement être exécutés, mais également documentés. Cela permet de garantir qu'une trace complète des informations est disponible pour chaque véhicule, à la fois à des fins d'audit et en cas d'accident, si une demande d'indemnisation ou une enquête doit être déposée.
La législation sur les véhicules évolue rapidement et il est impératif que votre gestionnaire de flotte soit et reste au courant des changements législatifs qui peuvent avoir un impact direct sur votre entreprise.
6. Maîtrise des coûts
Cela peut paraître évident, mais le contrôle et la réduction des coûts sont toujours une priorité pour toute entreprise, et la gestion du parc automobile ne fait pas exception à la règle. Les gestionnaires de flotte sont tenus d'analyser les informations pertinentes concernant leur flotte et d'identifier les éléments susceptibles d'être améliorés. Pensez à réduire les coûts d'acquisition des véhicules, à surveiller la consommation de carburant et à analyser le comportement de conduite de vos conducteurs - vous obtiendrez ainsi plus pour moins.
7. Éviter la surcharge d'informations
Votre flotte génère un grand nombre de données intéressantes sur les véhicules, mais nous savons par expérience que tout n'est pas utile. La recherche dans ces énormes quantités d'informations prend du temps et risque de faire passer à côté d'informations importantes et pertinentes. La mise à jour de ces informations a également des implications administratives en termes de temps et d'argent.
C'est pourquoi les logiciels de gestion de flotte sont si importants : ils permettent de passer au crible les informations inutiles et de générer des rapports sur les seuls éléments dont vous avez besoin.
8. Élargir le rôle du gestionnaire de flotte
Nous pensons que ce rôle va s'accroître avec le temps... la technologie et son intégration dans votre gestion de flotte vont élargir le rôle de votre gestionnaire de flotte pour y inclure la gestion de la mobilité, la gestion des actifs et la contribution à la mesure et à la gestion de l'impact environnemental de l'entreprise. Nous recommandons d'intégrer un logiciel de gestion de flotte dès que possible, car cela sera essentiel pour remplir correctement ce rôle élargi.
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