| janvier 2023 |
Une fois que les données des véhicules enregistrées sont comprises et qu'une idée générale des améliorations à apporter est établie, les gestionnaires de flotte – qui endossent plusieurs rôles – doivent obtenir l'approbation de plusieurs départements. Cela peut être chronophage et rend difficile l'équilibre entre les besoins immédiats (sécurité du conducteur, dépenses de carburant) et les plans à long terme (acquisition de véhicules, mises à jour technologiques).
Nous listons ci-dessous les principaux défis auxquels un gestionnaire de flotte doit faire face aujourd'hui :
1. Acquisition de véhicules
La première tâche de votre gestionnaire de flotte est d'évaluer les modifications de la législation automobile. La détermination de l'objectif et de l'adéquation des véhicules, ainsi que la négociation des accords avec les constructeurs automobiles, relèvent toutes du gestionnaire de flotte. La consommation de carburant, les coûts fiscaux et d'assurance, en plus des attentes des employés, doivent également être pris en compte lors de la sélection des véhicules de flotte appropriés.
Ajoutez à cela la considération de la fin de vie et de la valeur de revente du véhicule, et il devient vite évident pourquoi le rôle de gestionnaire de flotte peut être un tel défi. Ils devront également s'assurer que les allocations budgétaires sont respectées et qu'il y a toujours des économies réalisées.
2. Gestion du carburant
À notre avis, l'augmentation constante des coûts de carburant est probablement l'un des plus grands défis en matière de réduction des coûts pour un gestionnaire de flotte. Les fluctuations du prix du marché et les facteurs externes qui influencent les prix échappent au contrôle d'un gestionnaire de flotte, mais il existe des options pour aider à réduire la consommation de carburant et les coûts.
Nous savons tous que la popularité des véhicules diesel diminue en raison du scandale des émissions de Volkswagen et de la publicité négative concernant les émissions nocives de NOx. La réaction du gouvernement d'ajouter une surtaxe a, à juste titre, eu un impact sur les ventes.
Néanmoins, un gestionnaire de flotte doit évaluer les options pour voir si elles offrent toujours les plus grandes économies. L'essence reste leader du marché, mais sa marge diminue en raison de la popularité croissante des véhicules électriques et hybrides.
Les gestionnaires de flotte peuvent effectuer une analyse coûts-avantages des options de carburant pour déterminer celle qui convient le mieux aux véhicules sous leur responsabilité. Nous recommandons cependant de prendre en compte toutes les données disponibles. Par exemple, le prix d'achat plus élevé des véhicules électriques et hybrides rechargeables est-il compensé par leurs coûts d'utilisation et leurs performances inférieurs ?
Un autre domaine à prendre en compte est le choix de la carte carburant – c'est d'une importance capitale pour chaque flotte de sélectionner l'offre au meilleur prix pour répondre à vos besoins. De plus, nous utiliserions la télématique pour observer à distance le comportement de conduite et son effet sur la gestion du carburant, en plus de la possibilité de suivre les véhicules et de déterminer les itinéraires les plus rentables.
3. Entretien des véhicules
Ici, vous avez deux choix, selon la taille de votre entreprise. Les grandes entreprises peuvent opter pour l'exécution des travaux d'entretien et de réparation dans leur propre atelier, tandis que les petites entreprises peuvent choisir de les sous-traiter à des spécialistes.
Quel que soit votre choix, il est de la responsabilité de votre gestionnaire de flotte de s'assurer que les contrôles des véhicules sont effectués pour se conformer à la législation. Cela inclut les contrôles quotidiens du conducteur, les inspections des véhicules avant l'achat, les contrôles d'entretien réguliers et la garantie que les défauts signalés ont été corrigés.
4. Santé et sécurité
Si le pire se produit et qu'un de vos employés est impliqué dans un accident de la route, il est de la responsabilité de l'entreprise de se conformer aux directives de santé et de sécurité. Vous devez vous assurer que des procédures de déclaration robustes sont en place, afin que les chauffeurs puissent gérer un accident en suivant correctement les procédures de déclaration d'assurance, permettant ainsi de traiter les réclamations rapidement et efficacement.
Il va sans dire que votre gestionnaire de flotte est responsable du développement et de la mise en œuvre de la politique de santé et de sécurité, en plus de s'assurer que les données de formation des chauffeurs sont à jour afin de minimiser les risques d'accidents au sein de la flotte.
5. Conformité réglementaire
Contrôles quotidiens, formulaires d'inspection, vérifications des chauffeurs, signalement des défauts, contrôles techniques, assurances… la liste est longue. La conformité et la gestion des risques de la flotte sont un élément essentiel du rôle, et tous les aspects doivent non seulement être exécutés, mais aussi documentés. Cela garantit qu'une trace complète d'informations est disponible pour chaque véhicule, tant à des fins d'audit qu'en cas d'accident, si une réclamation ou une enquête devait être déposée.
La législation automobile évolue rapidement, et il est absolument impératif que votre gestionnaire de flotte soit et reste informé des modifications législatives qui pourraient avoir un impact direct sur votre entreprise.
6. Maîtrise des coûts
Cela peut sembler évident, mais la maîtrise et la réduction des coûts sont toujours une priorité pour toute entreprise, et la gestion de flotte ne fait pas exception. Les gestionnaires de flotte sont tenus d'analyser les informations pertinentes concernant leur parc de véhicules et d'identifier les postes susceptibles d'être améliorés. Il s'agit notamment de réduire les coûts d'acquisition des véhicules, de contrôler la consommation de carburant et d'analyser le comportement de conduite de vos chauffeurs – en faire plus avec moins.
7. Éviter la surcharge d'informations
Votre parc de véhicules générera de nombreuses données intéressantes, mais nous savons par expérience que toutes ne seront pas utiles. Le tri d'une telle quantité d'informations est chronophage et risque de faire passer à côté d'informations importantes et pertinentes. La mise à jour de ces informations a également des implications administratives en termes de temps et de coûts.
C'est pourquoi un logiciel de gestion de flotte est si important : il peut aider à filtrer les informations superflues et à générer des rapports uniquement sur les éléments dont vous avez besoin.
8. Élargissement du rôle du gestionnaire de flotte
Nous pensons que ce rôle s'élargira avec le temps… la technologie et son intégration dans votre gestion de flotte étendront les tâches de votre gestionnaire de flotte à la gestion de la mobilité, à la gestion des actifs et à la contribution à la mesure et au contrôle de l'impact environnemental de l'entreprise. Nous recommandons d'intégrer un logiciel de gestion de flotte dès que possible, car cela sera vital pour bien remplir ce rôle élargi.
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