“Si vous prenez la bonne décision stratégique d'investir dans un système de gestion de flotte pour soutenir l'avenir de votre entreprise, rien n'est plus important que d'implémenter ce système auprès de vos employés. Communiquer une politique que vous êtes prêt à faire respecter. Car si vous n'êtes pas prêt à faire respecter le comportement de conduite souhaité et une 'attention particulière' pour les véhicules de la flotte, vous perdez votre temps et votre argent. Faites-le correctement, et vous récupérerez 2 à 10 fois votre investissement.” Philippe – gérant, All-Connects
Depuis 2002, All-Connects collabore avec des entreprises qui ont installé un système de gestion de flotte GPS et en récoltent les bénéfices depuis lors. Forts de leurs expériences, nous avons identifié plusieurs étapes pour vous aider à introduire le suivi GPS auprès de vos employés et à répondre à la plupart de leurs questions à l'avance. Vous pouvez faciliter considérablement la transition vers l'utilisation d'un système de suivi et de localisation en communiquant directement avec vos conducteurs et en expliquant non seulement comment l'entreprise en bénéficiera, mais aussi comment eux-mêmes en tireront parti.
Cinq étapes pour aider les employés à accepter le changement
1. Expliquez aux conducteurs, dans un langage clair et transparent, ce que vous allez faire et pourquoi vous avez pris cette décision.
2. Aidez-les à réaliser que leur première réaction peut être basée sur des suppositions, et non sur des faits.
3. Clarifiez les intérêts de l'entreprise et de vos chauffeurs lors de l'examen de nouvelles politiques.
4. Ne faites pas de mystère de l'installation.
5. Reconnaissez que le « grand frère » en fait partie, tout comme les tickets de service, les fonctions de chat pour les chauffeurs, la planification d'itinéraires, etc.
Votre nouveau système de suivi GPS aidera chacun à mieux faire son travail. Plus vous vous améliorez, plus vous gagnerez d'argent ! Et plus l'entreprise est saine, mieux ce sera pour tout le monde. Les économies peuvent se traduire par des programmes de bonus, moins de rappels de clients, d'annulations et de plaintes, moins d'enregistrements manuels et de paperasse pour les feuilles de temps, une meilleure formation des conducteurs, etc.
Soyez honnête et sincère concernant le système de suivi GPS
Tout d'abord, soyez honnête et transparent dès le début, et vous gagnerez la confiance de vos employés. L'expérience a montré que les bons employés n'ont aucun problème avec la responsabilité et l'accueillent même favorablement, car cela les distingue de leurs collègues moins productifs. Tout employé qui s'oppose au suivi de son véhicule est plus que probablement un employé qui pourrait s'améliorer quelque part.
Certains employés peuvent également avoir tendance à se méfier, ou du moins à être sceptiques face au changement. Leur résistance est enracinée dans une attitude irréaliste envers le changement. Le changement est continu. Il se produit partout. Il s'accélère à mesure que la technologie progresse. Et en réalité, tous les changements ne sont pas toujours négatifs.
Décrivez aux employés le fonctionnement d'un système de suivi GPS
Voici comment fonctionne le système : Un système de suivi GPS (montrez-leur le traceur GPS All-Connects) sera installé dans chaque véhicule de la flotte. Le traceur GPS enregistre la localisation du véhicule, l'itinéraire exact parcouru, le temps passé à chaque arrêt et la vitesse à laquelle le véhicule a roulé. Parlez ici de transferts d'informations spécifiques tels que le téléchargement automatique (plus besoin de transmission manuelle), les données sécurisées, la transmission mobile, etc. Les informations sont ensuite triées et analysées pour déterminer quels changements ou ajustements peuvent être apportés par le conducteur et/ou le gestionnaire de flotte afin d'augmenter l'efficacité.
Vous vous demandez peut-être pourquoi l'entreprise a besoin de ces informations. Eh bien, il y a de nombreuses raisons. Premièrement, vous pouvez voir si des modifications doivent être apportées aux itinéraires pour gagner du temps pendant la journée. Vous voulez également vous assurer que tout le monde tire le même poids. Si un chauffeur doit toujours se démener pour effectuer tous ses arrêts et qu'un autre chauffeur a du temps supplémentaire, ce système de gestion de flotte vous aide à identifier et à résoudre des problèmes spécifiques. Nous voulons tous établir des itinéraires quotidiens qui soient réalisables, et non impossibles à atteindre en toute sécurité.
Il vous indique également la vitesse à laquelle les camions roulent et incite les chauffeurs à respecter les limites de vitesse. Cela contribue finalement à la sécurité de tous sur la route. Cela prouve que vous disposez d'une flotte sûre, ce qui peut réduire les primes d'assurance pour tous grâce à moins d'accidents. En savoir plus sur la vitesse précise des véhicules dans notre blog : « Utilisez le GPS comme vos yeux sur la route pour une gestion de flotte rentable »
Établissez une bonne relation avec vos employés
Une bonne relation avec vos chauffeurs garantit une gestion de flotte plus fluide et plus efficace. Par conséquent, plus vous parvenez à faire collaborer les chauffeurs (en tant que partenaires) avec le changement plutôt que de s'y opposer (combattre), mieux l'entreprise sera armée pour continuer à croître. Cela ne signifie évidemment pas que les chauffeurs peuvent décider de l'utilisation du système de gestion de flotte.
FAQ de vos employés sur les géotraceurs
Laissez de la place aux questions. Si quelqu'un pose une question à laquelle vous ne pouvez pas répondre immédiatement, dites-lui que vous trouverez la réponse et recontactez-le plus tard avec un retour d'information. La technologie de suivi GPS n'est plus un mystère aujourd'hui.
Expliquez comment tout le monde y gagne lorsque le suivi GPS est mis en œuvre
De nombreux points positifs sont liés à la mise en œuvre du GPS et de nombreuses autres entreprises ont immédiatement obtenu d'excellents résultats. Lisez notre blog sur le ROI du suivi GPS
Il y a aussi de nombreux points positifs pour le conducteur. Une entreprise de maintenance à Bruxelles avait un conducteur accusé d'avoir causé un accident. Heureusement, il a été acquitté lorsque le système de suivi et de traçabilité a démontré que le véhicule n'avait même jamais été à proximité du lieu présumé de l'accident. Le chauffeur a ainsi pu blanchir son nom, et l'entreprise a été épargnée d'un procès potentiellement coûteux.
Si un client prétend que votre employé ne s'est jamais présenté, n'a pas passé suffisamment de temps, ou était en avance ou en retard, le chauffeur dispose de la preuve qui peut réfuter cette allégation. Et bien sûr, cela fonctionne aussi dans l'autre sens, et les employés qui n'ont pas été honnêtes sont tenus responsables. Car ce type de comportement jette une ombre sur l'engagement des autres collègues et crée du ressentiment mutuel. Les chiffres concrets ont déjà conduit à une réduction du taux de désabonnement des clients chez de nombreux clients d'All-Connects, ce dont tout le monde au sein de l'entreprise bénéficie finalement.
Comment présenter un système de suivi et de traçabilité à votre équipe ?
Ce n'est pas un secret pourquoi vous avez acquis ce nouveau système GPS : une efficacité accrue des chauffeurs, une meilleure gestion des itinéraires, des économies de temps supplémentaires, une réduction potentielle des heures supplémentaires, une consommation de carburant réduite et la capacité de justifier la progression de votre flotte. Mais comment communiquez-vous ces éléments à vos employés ? Comment vous assurez-vous qu'ils voient que votre nouveau système est également avantageux pour eux ?
Nous avons compilé les sujets suivants pour vous aider à présenter le système à vos employés. Nous vous recommandons de diviser votre présentation en quatre points principaux :
- introduction des traceurs GPS
- une description du système de suivi GPS
- avantages du suivi GPS
- questions et réponses
1 | Introduction des traceurs GPS
Informez vos collaborateurs que votre entreprise, en accord avec les technologies actuelles, va mettre en place un nouveau système de gestion de flotte. Cette technologie permettra à l'entreprise de maintenir un avantage concurrentiel dans l'environnement commercial actuel, plus rapide, ce qui se traduira par une efficacité accrue et un impact positif sur les résultats de l'entreprise.
2 | Décrivez le système de suivi GPS :
Expliquez comment le système fonctionne en pratique. Décrivez les unités de suivi installées dans les véhicules, l'application de gestion en ligne (sur PC, tablette et smartphone) et les activités que le système enregistrera (vitesse, kilométrage, distance, temps d'arrêt, durée d'arrêt, durée de ralenti, itinéraire du véhicule, enregistrement des trajets, etc.). Utilisez des exemples avec des captures d'écran qu'All-Connects peut vous fournir.
3 | Avantages du suivi GPS
Présentez un aperçu des avantages que le système offrira (des primes d'assurance réduites à une meilleure gestion des itinéraires), mais discutez également en détail des avantages directs pour les employés. Vous ne pouvez pas éviter l'aspect "grand frère" du suivi GPS. Reconnaissez-le et décrivez-le comme un outil supplémentaire pour aider à la gestion de l'entreprise.
4 | Questions et réponses
Prenez le temps de répondre aux questions et donnez des réponses concises. Utilisez des exemples et des données chiffrées pour étayer vos réponses. C'est l'occasion idéale de sonder les réactions de vos collaborateurs et d'étouffer dans l'œuf toute résistance latente par un langage transparent et clair. Donnez-leur suffisamment d'espace, mais veillez à ce que cela ne dégénère pas en une tirade sur Facebook.
Vous voulez connaître les choses à faire et à ne pas faire absolument ? Lisez notre blog ‘checklist-introduction-track-trace-employes’
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Vous avez encore des questions ou souhaitez des conseils pour choisir le système de gestion de flotte adapté à votre entreprise ? N'hésitez pas à nous contacter sans engagement par téléphone au +32 3 289 55 35 ou en ligne ci-dessous. Nous vous contacterons dans les plus brefs délais pour répondre à vos questions et examiner ensemble les possibilités.
