6 questions sur Checkin@work
| mars 2022
1 | Quelles sont les conséquences si mes registres de présence ne sont pas conformes à la loi ?
Les entrepreneurs et les sous-traitants sont tenus de se conformer à la réglementation Checkin@work, et les amendes en cas de non-respect ne sont pas négligeables : elles commencent à 600 euros, mais peuvent rapidement atteindre 6 000 euros. Et ce n'est que pour la constatation de l'infraction. L'amende administrative peut vous coûter de 300 à 3 000 euros supplémentaires. En outre, des amendes encore plus élevées vous seront imposées si des violations régulières sont enregistrées. L'employé lui-même peut également se voir infliger une lourde amende (de 60 à 600 euros) s'il ne s'est pas enregistré correctement.
2 | En tant qu'entrepreneur ou sous-traitant, comment puis-je m'assurer que je suis toujours en ordre avec Checkin@work ?
Sur un chantier de construction, vous pouvez enregistrer manuellement toutes les personnes qui se présentent, puis les saisir dans l'outil en ligne de l'ONSS. Cela implique le déploiement de personnel, nécessite des actions administratives supplémentaires et des erreurs peuvent se produire.
Heureusement, il existe des solutions numériques intelligentes pour les entreprises qui souhaitent organiser l'enregistrement de la manière la plus efficace et la plus correcte possible, et être sûres de ne pas être la cible d'amendes.
En fonction de votre activité (principale ou sous-traitante) ou de vos préférences, vous avez le choix entre plusieurs options :
1. une pointeuse Checkin@work sur le chantier (reliée ou non à un portail battant) où toute personne souhaitant accéder au chantier peut s'inscrire. Vous choisissez la manière dont un travailleur/visiteur peut s'enregistrer : Badge RFID, clé Dallas, Construbadge, badge d'entreprise, code QR, carte d'identité, badge TobeLisa. Ainsi, tant les employés de l'entrepreneur principal que tous les sous-traitants et leur personnel s'inscrivent à Checkin@work de cette manière.
2. une BlackBox dans les véhicules de la cour avec identification du conducteur par la clé Dallas. Cette solution vous offre encore plus d'avantages, notamment le calcul des kilomètres de mobilité et des heures travaillées, mais aussi la possibilité de savoir si vos voitures de société ne sont pas utilisées illégalement pendant les week-ends.
3. l'application mobile Checkin@work sur votre propre smartphone, via votre numéro de registre national ou votre numéro LIMOSA. C'est la solution idéale pour les indépendants ou les PME qui souhaitent s'inscrire de manière simple et rapide.
Le bon choix dépend de votre situation spécifique. La pointeuse est intéressante pour les grands chantiers avec peu d'entrées. Checkin@work via fleet est destiné aux entreprises qui disposent déjà d'un système track & trace avec All-Connects ou qui, en plus de Checkin@work, cherchent des moyens d'améliorer encore leur fonctionnement avec, par exemple, l'enregistrement des heures, l'optimisation de la flotte et la gestion des matériaux. Enfin, il y a l'application Checkin@work : un moyen très convivial et rapide pour, par exemple, les architectes, les travailleurs indépendants dans le secteur de la construction, les agences d'intérim, les stagiaires, ... Via l'application sur le smartphone, vous pouvez vous enregistrer ou enregistrer un collègue sans smartphone et vous ne devez rien faire à l'avance.
3 | Comment les employés des sous-traitants ou les employés étrangers doivent-ils s'inscrire ?
Grâce à notre application mobile Checkin@work disponible gratuitement sur Google Play et l'App Store, vous pouvez demander un login et démarrer rapidement avec vos applications. La langue par défaut est l'anglais, mais les utilisateurs peuvent facilement passer au néerlandais ou au français. Les personnes employées par une entreprise belge s'identifient dans leur profil avec leur numéro d'enregistrement national belge ; toutes les autres personnes utilisent leur document LIMOSA. Une fois correctement enregistré dans l'application, vous pouvez utiliser l'application pour scanner le code QR du chantier et vous serez automatiquement connecté à Checkin@work.
4 | La combinaison de différentes options de connexion est-elle possible ou n'est-ce pas une bonne idée ?
Il peut en effet être très utile de combiner la pointeuse avec l'application mobile. Dans tous les cas, la pointeuse est la solution la plus complète qui permet à chacun de s'enregistrer de manière conviviale et rapide. L'application peut ensuite être utilisée par les personnes qui ne disposent pas d'un lecteur de badges (comme les tiers), ou par les personnes qui veulent entrer sur le chantier par une entrée où il n'y a pas de pointeuse. De cette manière, ils ne doivent pas chercher la bonne entrée, qui peut se trouver à l'autre bout d'un gigantesque chantier.
5 | Que se passe-t-il si l'enregistrement Checkin@work échoue ?
- Échec de l'horodateur : si la carte d'identité n'a pas été scannée correctement ou n'est pas reconnue par Checkin@work, l'utilisateur verra une lumière rouge et ne sera pas autorisé à entrer dans la cour. Dans le cas d'un tourniquet, la porte reste fermée. L'utilisateur doit alors s'enregistrer auprès du gestionnaire du site.
- Échec de l'enregistrement dans le véhicule : une diode électroluminescente montée dans le véhicule peut indiquer si l'enregistrement a réussi ou non.
- Échec de l'inscription sur l'application mobile : Au moment où vous confirmez votre inscription sur l'application mobile, vous verrez si votre inscription a abouti ou non.
6 | En tant que maître d'œuvre, ai-je toujours besoin d'un logiciel de gestion pour l'enregistrement des présences, même si je ne travaille qu'avec l'application mobile ?
La plateforme de gestion LIVE.connects est le cœur de l'enregistrement des présences Checkin@work. Toutes les données (informations sur le profil, identification du lecteur de cartes, connexions, alertes, etc. Notre technologie relie tous les composants impliqués pour automatiser le processus Checkin@work :
- Le matériel : horloge ou boîte noire
- Connectivité via le réseau mobile GSM
- Le logiciel qui exécute en arrière-plan tous les processus automatisés nécessaires pour crypter, vérifier, dédupliquer, transmettre les données à l'ONSS, ... de manière sécurisée.)
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