Gestion de flotte. Qu'est-ce que c'est ?

Par Hilde Lavrijssen · janvier 2023 · mis à jour en août 2026

Toute entreprise disposant de véhicules professionnels pratique la gestion de flotte — même celles qui ne l'ont jamais appelée ainsi. La question n'est pas de savoir si vous le faites, mais si cela se fait de manière structurée ou bien à l'aide de coups de fil, d'agendas papier et d'un classeur de factures.

Ce qu'implique exactement la gestion de flotte, qui s'en charge, et à partir de quand un logiciel apporte une valeur ajoutée.

Qu'est-ce que la gestion de flotte ?

La gestion de flotte, appelée « wagenparkbeheer » ou « vlootbeheer » en néerlandais, désigne l'ensemble des tâches visant à garantir que la flotte circule en toute sécurité, dans le respect de la législation et à un coût raisonnable. Elle englobe l'achat ou la location longue durée de véhicules, leur entretien, le suivi des conducteurs, la planification des trajets, le contrôle des coûts et le respect de la législation.

En néerlandais, on parle de « gestion de flotte » ou de « gestion du parc automobile », mais dans la pratique, les gestionnaires de flotte belges utilisent généralement simplement l'expression « fleet management ». Ces termes ont la même signification.

Alors que pour une poignée de véhicules, un simple coup de fil et un agenda suffisent, cela devient un métier à part entière lorsque la flotte s'agrandit. Trois éléments sont alors indispensables :

En quoi consiste le métier de gestionnaire de flotte ?

Un gestionnaire de flotte supervise l'ensemble du cycle de vie des véhicules : de l' achat au remplacement. Dans les grandes organisations, il s'agit d'un poste à temps plein, parfois sous-traité. Dans les petites entreprises, c'est le gérant, le planificateur ou le chef de chantier qui s'en charge en plus de ses autres tâches — ce qui explique pourquoi c'est là que l'on perd le plus vite la vue d'ensemble.

• 1
  Veiller à la sécurité des conducteurs

  C'est la responsabilité la plus importante, et la plus difficile, car les véhicules se trouvent à plusieurs kilomètres de là. Les données relatives au comportement au volant et les images des caméras embarquées permettent de se faire une idée de ce qui se passe sur la route et fournissent des éléments pour un accompagnement ciblé — plutôt que de se contenter d'une remontrance générale adressée à tout le monde.
• 2
  Savoir où se trouvent les véhicules

  Cela semble simple, mais ça l’est rarement. On passe un coup de fil quand il y a cinq véhicules ; quand il y en a cinquante, on n’en passe plus. La localisation en temps réel constitue la base sur laquelle reposent la planification, la communication avec les clients et la répartition des coûts par chantier ou par projet.
• 3
  Réduire les coûts

  Carburant, entretien, pneus, temps d'immobilisation. L'objectif n'est pas tant de réaliser des économies que de mettre en évidence les dépenses inutiles : le véhicule qui consomme trop, la voiture qui reste immobilisée trois jours par semaine, le trajet qui a fait un détour.
• 4
  Planifier l'entretien et le remplacement

  Veiller à ce que chaque véhicule reste opérationnel, coordonner l'entretien de routine et évaluer le nombre et le type de véhicules dont la flotte a besoin. Un entretien effectué trop tardively se transforme d'une dépense planifiée en une dépense coûteuse.
• 5
  Conserver les administrateurs

  La pénurie de chauffeurs dans le secteur des transports fait de cela un véritable défi. Ceux qui ne confrontent pas leurs collaborateurs à des formalités administratives interminables et qui, lors des discussions sur les horaires, peuvent présenter des données objectives, parviennent à les fidéliser plus longtemps.

Quelles sont les implications juridiques de cette situation en Belgique ?

C'est là que beaucoup d'informations internationales sur la gestion de flotte font fausse route. Les règles varient d'un pays à l'autre, et le contexte belge est particulier.

Temps de conduite et de repos et le tachygraphe

Toute personne exerçant une activité de transport de marchandises est soumise à la réglementation européenne relative aux temps de conduite et de repos. Le tachygraphe numérique enregistre ces données, et vous êtes tenu de les extraire et de les conserver dans les délais fixés. Le seuil à partir duquel cette obligation s'applique a été abaissé ces dernières années — les véhicules plus légers effectuant des transports internationaux sont désormais également concernés. Téléchargement des données du tachygraphe

Checkinatwork dans le secteur du bâtiment

Si vous travaillez sur des chantiers dont le montant dépasse le seuil de déclaration, chaque présence doit être enregistrée auprès de l'ONSS. Cela n'a rien à voir avec la gestion de votre flotte, mais y est tout de même lié : un véhicule qui arrive sur un chantier peut effectuer cet enregistrement automatiquement. Systèmes Checkinatwork

Confidentialité et contrôle des salariés

Dès que vous collectez des données permettant d'identifier un dirigeant, le RGPD s'applique. L' objectif du traitement doit être défini au préalable, vos salariés doivent en être informés, et vous ne pouvez pas réutiliser ces données a posteriori à d'autres fins. C'est précisément sur ce dernier point que les problèmes surviennent dans la pratique.

Contrôle technique, taxe routière et assurance

Par véhicule, avec des dates d'échéance propres à chacun. Quand on n'a qu'une poignée de véhicules, on peut noter tout ça dans un agenda. Mais quand on en a une trentaine, un système avec des rappels automatiques n'est plus un luxe.

Les 5 indicateurs clés de performance (KPI) pour les gestionnaires de flotte

Les indicateurs qui comptent dépendent de votre secteur d'activité. Ces cinq-là se retrouvent dans pratiquement tous les parcs de véhicules — et ils sont tous mesurables dès lors que vous effectuez un suivi par véhicule.

Sécurité

Événements perturbateurs

Pourquoi

La distraction au volant est l'une des principales causes d'accidents, avec des conséquences pour vos conducteurs et pour les autres usagers de la route.

Comment

Enregistrer les incidents liés aux véhicules à l'aide de caméras capables de détecter les comportements source de distraction, et utiliser ces images pour un accompagnement ciblé.

Sécurité

Exès de vitesse

Pourquoi

Conduire trop vite augmente non seulement le risque d'accident, mais fait également grimper vos dépenses en carburant. Un seul comportement, deux postes de dépenses.

Comment

Mesurer les excès de vitesse et la consommation au niveau de chaque conducteur, comparer les tendances et adapter le comportement au volant en conséquence.

Environnement

Fonctionnement au ralenti du moteur

Pourquoi

Un moteur qui tourne sans que le véhicule roule consomme du carburant et émet du CO₂ sans aucun rendement. Cela a un impact direct sur votre consommation et vos émissions.

Comment

Suivre l'ensemble de la flotte, analyser les statistiques par conducteur et les accompagner sur ce qui est réellement nécessaire : le chargement, le déchargement, l'attente moteur en marche.

Productivité

Durée moyenne passée sur le lieu de travail

Pourquoi

Moins de temps passé sur place signifie davantage de sites par jour. C'est le moyen le plus rapide de gagner en capacité sans avoir à acheter un véhicule supplémentaire.

Comment

Analyser la durée par véhicule et par lieu d'intervention, puis utiliser ces chiffres pour optimiser la planification des itinéraires.

Entretien

Entretien imprévu

Pourquoi

Chaque réparation imprévue allonge le temps d'indisponibilité, et ce temps d'indisponibilité se traduit par une perte de capacité pour la journée en question.

Comment

Consigner tous les interventions de maintenance imprévues dans un registre numérique, afin de repérer les tendances et de pouvoir intervenir de manière préventive.

Ce qu'ils ont en commun : vous ne pouvez les suivre que si vous les enregistrez par véhicule. Un montant total figurant sur un relevé annuel ne vous permet pas de savoir quelle voiture ou quel conducteur est à l'origine de la hausse.

À quoi sert un logiciel de gestion de flotte ?

Un logiciel de gestion de flotte rassemble les données de tous vos véhicules en un seul endroit. Un dispositif installé dans le véhicule enregistre les événements et les transmet à une plateforme web. Concrètement, cela vous apporte :

• Localisation et trajets — où se trouve chaque véhicule, quel itinéraire il a emprunté, combien de temps il est resté à un endroit donné
• Consommation — carburant ou recharges par véhicule, avec signalement des écarts
• Entretien — planifier les révisions en fonction du kilométrage ou de la date, avec une notification préalable
• Comportement au volant — notes attribuées au freinage, à l'accélération et à la vitesse, par conducteur
• Enregistrement des conducteurs — identification du conducteur au volant de chaque véhicule, via un badge ou une carte tachygraphique
• Rapports — données historiques que vous pouvez exporter ou transmettre à votre service comptable
• Alarmes — une notification en cas d'anomalies, telles qu'une utilisation en dehors des heures de travail

Chez AllConnects, la localisation et l'enregistrement des trajets sont gérés dans FLEET.START. Le comportement au volant, les données du bus CAN, le suivi de l'entretien et l'enregistrement des conducteurs sont gérés dans FLEET.PRO. Découvrez la différence entre les deux

À partir de quand cela vous sera-t-il utile ?

En pratique, à partir de trois à cinq véhicules. En dessous de ce seuil, vous connaissez votre flotte par cœur. Au-delà, on commence à perdre la vue d'ensemble : vous ne savez plus exactement où se trouve chaque véhicule, quelle voiture consomme quoi, ni quand son contrôle technique est arrivé à échéance.

Il n'y a pas de limite maximale. La même plateforme fonctionne aussi bien chez un sous-traitant disposant de cinq camionnettes que chez un transporteur possédant une flotte complète de tracteurs et de semi-remorques — la différence réside dans les modules que vous utilisez.

Questions fréquemment posées

Hilde Lavrijssen — Responsable marketing chez AllConnects

Suivre de près la numérisation de la gestion de flotte, de la gestion du matériel et de l'enregistrement des heures dans le secteur de la construction et en tirer des enseignements concrets pour les entreprises sur la route et sur les chantiers.