Qu'est-ce qu'un système de gestion de flotte ?
| janvier 2023
La gestion de flotte ou fleet management est un terme large qui englobe les nombreuses actions et processus qui doivent être mis en œuvre pour qu'une flotte de cinq véhicules ou plus fonctionne à temps, dans le respect du budget et avec une efficacité maximale. Des millions de véhicules dans le monde sont gérés à l'aide d'une plateforme logicielle numérique et centralisée. 75 % des gestionnaires de flotte s'appuient sur ce logiciel de gestion de flotte ou sur la télématique embarquée pour mener à bien leurs activités quotidiennes.
Toute organisation qui a besoin de véhicules commerciaux pour fonctionner s'engage dans une forme ou une autre de gestion de flotte et de parc automobile. L'objectif de la gestion de flotte est de superviser toutes les performances et la maintenance de la flotte afin d'augmenter la productivité et d'assurer le bon fonctionnement de l'entreprise : maintenance des véhicules, suivi de la consommation et des coûts de carburant, gestion des conducteurs, utilisation des actifs, planification des itinéraires et mise en œuvre de programmes qui augmentent la productivité de l'entreprise, améliorent le service à la clientèle et réduisent les gaspillages.
Gestion de flotte requise :
- Personnes: un gestionnaire de flotte ou une société de gestion de flotte
- Technologie: logiciels de gestion de flotte, caméras sur le tableau de bord des véhicules, capteurs de véhicules, télématique et GPS
- Données: informations collectées par le matériel et transmises au logiciel de flotte en ligne, telles que les diagnostics du moteur et le comportement de conduite.
Pourquoi les entreprises trouvent-elles les logiciels de gestion de flotte indispensables ?
Lorsque vous achetez ou louez un véhicule, vous devez également tenir compte des nombreux coûts associés à la propriété. Il s'agit notamment du stockage, de l'assurance, du prix de l'essence, de l'immatriculation, du titre de propriété et de l'entretien. Imaginez maintenant que vous soyez responsable de tous ces éléments pour l'ensemble d'une flotte. Grâce à une solution de gestion de flotte, les entreprises peuvent consulter les données relatives à toutes ces dépenses dans une seule application, ce qui peut éviter bien des maux de tête à la gestion des véhicules.
Les logiciels modernes de gestion de flotte ne se contentent pas de localiser les véhicules, ils fournissent des informations sur leurs performances et leur efficacité et présentent les données d'une manière facilement compréhensible pour les entreprises.
Les logiciels de gestion de flotte peuvent vous aider à obtenir des informations objectives sur la sécurité des conducteurs, à mettre en évidence les pratiques dangereuses telles que les excès de vitesse ou les freinages brusques, et à identifier les conducteurs qui ont besoin d'un accompagnement plus poussé. Il est également essentiel pour garantir que votre flotte reste conforme aux lois fédérales et nationales.
La technologie peut également contribuer à soutenir les efforts de maintenance proactive, permettant aux gestionnaires de flotte de tirer le meilleur parti de leurs actifs en mettant en œuvre des programmes de maintenance préventive. De nombreuses entreprises utilisent également des applications mobiles qui permettent le transfert et l'accessibilité instantanés des données, ce qui leur permet d'identifier rapidement des problèmes qui n'auraient pas été découverts ou qui se seraient transformés en problèmes plus importants.
Les 5 principaux indicateurs clés de performance pour les gestionnaires de flotte
Nous vous présentons ici les 5 principaux indicateurs clés de performance (KPI) pour les gestionnaires de flotte et la manière dont les logiciels de gestion de flotte peuvent vous aider à les suivre. Voir les résultats ci-dessous.
Quels sont les avantages de la gestion de flotte ?
La gestion d'une flotte de véhicules peut s'avérer difficile, quelle que soit sa taille. C'est pourquoi plus de 75 % des gestionnaires de parcs automobiles font appel à des logiciels de gestion de parcs automobiles ou à la télématique embarquée pour soutenir les opérations quotidiennes d'au moins une partie de leurs véhicules.
Comme les consommateurs attendent souvent une satisfaction instantanée et une livraison le lendemain, la mise en œuvre d'une gestion de flotte est absolument essentielle pour que les entreprises maximisent leurs ressources et stimulent leur croissance. Voici quelques-uns des principaux avantages de la gestion de flotte :
- Réduction des coûts de main-d'œuvre et de gaz
- Respecter les réglementations nationales et fédérales
- Localiser et suivre les véhicules de la flotte
- Gestion de l'entretien des véhicules
- Améliorer la sécurité de la flotte et des conducteurs
- Optimiser les économies
Les logiciels de gestion de flotte peuvent aider les gestionnaires de flotte à obtenir une vision en temps réel de leurs opérations, tout en augmentant la satisfaction des conducteurs et en réduisant la consommation de carburant grâce à des analyses prédictives et des rapports précis. Pour en savoir plus, consultez notre blog "Défis pour les gestionnaires de flotte".
Comment fonctionne un logiciel de gestion de flotte ?
Le logiciel de gestion de flotte est une base de données centrale essentielle qui aide les gestionnaires de flotte à contrôler, organiser et coordonner les véhicules. Il permet également aux gestionnaires d'avoir une vue d'ensemble de leur flotte et de ses activités.
Le logiciel peut être intégré à des outils tiers tels que des fournisseurs de services de maintenance, des cartes de carburant, des systèmes de comptabilité, etc. Lorsqu'il est connecté à des capteurs, à des dispositifs de suivi GPS et télématiques, le logiciel suit les informations relatives aux diagnostics des véhicules, au comportement de conduite, aux besoins d'entretien, aux dépenses de carburant, etc. Voici quelques-unes des caractéristiques des logiciels de gestion de flotte :
- Comptabilité: contrôle et vérification des dépenses afin d'identifier les fraudes et de gérer les budgets.
- Consommation de carburant: les capteurs du véhicule peuvent détecter une marche au ralenti excessive afin de réduire la consommation de carburant.
- Maintenance: le logiciel permet de suivre l'historique de la maintenance et d'envoyer des rappels d'entretien.
- Alertes en temps réel: les conducteurs peuvent être avertis d'un comportement dangereux au volant grâce à des alertes en cabine.
- Enregistrement des heures: Les conducteurs peuvent respecter leurs heures de service grâce à des dispositifs d'enregistrement électronique (ELD) intégrés.
- Sécurité: les gestionnaires peuvent savoir où se trouvent les véhicules et s'ils ont été conduits en dehors des heures de bureau.
Quel est le travail d'un gestionnaire de flotte ?
Les entreprises font appel à des gestionnaires de flotte pour superviser le cycle de vie des véhicules commerciaux. La gestion de flotte peut être assurée en interne, si la flotte est suffisamment importante pour justifier cette fonction, ou peut être confiée à une entreprise spécialisée dans ce type de service.
Dans les deux cas, un gestionnaire de flotte est chargé d'organiser et de mener à bien les opérations quotidiennes et de contrôler les coûts. Ses tâches consistent notamment à superviser l'acquisition et l'entretien des véhicules, à gérer les conducteurs, à planifier les itinéraires et à assurer la sécurité. Le gestionnaire de flotte est donc responsable de l'ensemble des services de la flotte, avec les tâches suivantes :
1. Assurer la sécurité des conducteurs
Le grand défi pour les entreprises disposant d'un parc automobile est de s'assurer que les conducteurs (peuvent) conduire en toute sécurité. Il peut être difficile de garantir une conduite sûre, en particulier lorsque les coordinateurs de flotte se trouvent à des centaines de kilomètres des véhicules qui conduisent. Il existe donc des outils utiles que les gestionnaires de flotte peuvent utiliser, tels que les caméras de surveillance ou les systèmes de suivi des véhicules, qui permettent d'avoir un aperçu en temps réel d'un véhicule plus éloigné et de fournir des preuves ou du matériel pour mettre en œuvre la formation des conducteurs.
2. Fidélisation des conducteurs
La pénurie de conducteurs est un problème croissant dans le secteur des transports. Les gestionnaires de flotte devraient toujours s'efforcer de stabiliser et d'accroître la fidélisation des conducteurs. En mettant en place des programmes de tutorat, en améliorant les conditions de travail ou simplement en renforçant la confiance entre le conducteur et le gestionnaire de flotte, les gestionnaires de flotte peuvent faire en sorte que les conducteurs apprécient de rester au travail.
3. Suivre, analyser et maintenir une vue d'ensemble de la flotte
Pour garantir la sécurité des conducteurs, les gestionnaires de flotte doivent savoir exactement où se trouvent les différents véhicules à tout moment. Bien que cela puisse paraître simple, le suivi de la localisation des véhicules peut s'avérer difficile, que le parc soit composé de 5 ou de 5 000 véhicules. Les gestionnaires de flotte s'appuient donc sur la technologie GPS et d'autres systèmes de localisation GPS pour savoir où se trouvent leurs véhicules, ainsi que pour améliorer la visibilité des opérations de leur flotte et la sécurité des véhicules.
Les logiciels de gestion de flotte permettent de surveiller et d'analyser les paramètres clés pour une performance optimale.
4. Réduction des coûts totaux
Qu'il s'agisse de la gestion du carburant ou de la réduction des coûts d'exploitation, les gestionnaires de parcs automobiles sont tenus d'identifier et d'éliminer les dépenses inutiles afin d'améliorer la rentabilité et l'efficacité de leurs opérations. Les coûts d'exploitation, de carburant et d'entretien peuvent s'additionner rapidement. Qu'il s'agisse de mettre en place des programmes d'efficacité énergétique (que les prix des carburants soient élevés ou bas) ou de suivre les actifs, il incombe au coordinateur du parc automobile d'identifier les solutions permettant de réduire les coûts et d'aider l'entreprise à accroître sa productivité.
5. Entretien et acquisition de véhicules
Le gestionnaire de flotte veille à ce que tous les véhicules soient pleinement opérationnels, coordonne l'entretien de routine et organise les services de réparation. Pour gérer au mieux un parc automobile, il doit être en mesure de prévoir le nombre et le type de véhicules dont le parc a besoin pour fonctionner efficacement. Il peut sembler facile d'acheter de nouveaux véhicules en cas de besoin, mais il est essentiel de bien comprendre et de prévoir l'utilisation du parc pour déterminer correctement une stratégie d'achat. L'adéquation d'un employé à une catégorie de véhicule, le cycle de vie du véhicule et même le moment du marché sont autant de facteurs importants qui contribuent à une bonne stratégie d'acquisition de véhicules.
Les questions les plus fréquentes sur les logiciels de gestion de flotte
Vous trouverez les réponses aux questions les plus fréquemment posées sur la gestion de flotte dans notre blog "FAQ logiciels de gestion de flotte".
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