Qu'est-ce qu'un système de gestion de flotte exactement ?
| janvier 2023 |
La gestion de flotte est un terme générique qui englobe les nombreuses actions et processus nécessaires pour qu'un parc de cinq véhicules ou plus fonctionne à temps, dans le respect du budget et avec une efficacité maximale. Des millions de véhicules à travers le monde sont gérés à l'aide d'une plateforme logicielle numérique et centralisée. 75 % des gestionnaires de flotte s'appuient sur ce logiciel de gestion de flotte ou la télématique embarquée pour soutenir leurs opérations quotidiennes.
Toute organisation nécessitant des véhicules d'entreprise pour fonctionner est impliquée dans une forme ou une autre de gestion de flotte. L'objectif de la gestion de flotte est de superviser toutes les performances et la maintenance du parc afin d'augmenter la productivité et d'assurer le fonctionnement le plus fluide possible d'une entreprise : maintenance des véhicules, surveillance de la consommation et des coûts de carburant, gestion des conducteurs, utilisation des actifs, planification des itinéraires et mise en œuvre de programmes qui augmentent la productivité de l'entreprise, améliorent le service client et réduisent les cas de gaspillage.
La gestion de flotte requiert :
- Des personnes : un gestionnaire de flotte ou une entreprise de gestion de flotte
- La technologie : logiciel de gestion de flotte, caméras de tableau de bord pour véhicules, capteurs de véhicules, télématique et GPS
- Des données : informations collectées par le matériel et transmises au logiciel de gestion de flotte en ligne, telles que le diagnostic moteur et le comportement de conduite
Pourquoi les entreprises considèrent-elles les logiciels de gestion de flotte comme indispensables ?
Lorsque vous achetez ou louez un véhicule, vous devez également prendre en compte les nombreux coûts associés à la propriété. Cela inclut le stockage, l'assurance, les prix du carburant, l'immatriculation, le titre de propriété et l'entretien. Imaginez maintenant que vous êtes responsable de tous ces éléments pour l'ensemble d'un parc de véhicules. Avec une solution de gestion de flotte, les entreprises peuvent consulter les données relatives à toutes ces dépenses dans une seule application, ce qui peut leur épargner bien des soucis dans la gestion des véhicules.
Les logiciels modernes de gestion de flotte vont au-delà du simple suivi de localisation en offrant des informations sur les performances et l'efficacité des véhicules, et en présentant les données d'une manière facilement compréhensible pour les entreprises.
Les logiciels de gestion de flotte peuvent vous aider à obtenir des informations objectives sur la sécurité des conducteurs, à mettre en évidence les pratiques dangereuses telles que la vitesse excessive ou le freinage brusque, et à identifier les conducteurs nécessitant un encadrement supplémentaire. C'est également un élément essentiel pour garantir que votre flotte reste conforme aux lois fédérales et nationales.
La technologie peut également soutenir les efforts de maintenance proactive, permettant aux gestionnaires de flotte de tirer le meilleur parti de leurs actifs en mettant en œuvre des programmes d'entretien préventif. De nombreuses entreprises utilisent également des applications mobiles qui permettent un transfert de données et une accessibilité directs, leur permettant d'identifier rapidement les problèmes qui auraient pu passer inaperçus ou s'aggraver.
Les 5 principaux KPI pour les gestionnaires de flotte
Nous vous présentons ici les 5 principaux KPI pour les gestionnaires de flotte et comment un logiciel de gestion de flotte peut aider à les suivre. Découvrez les résultats ci-dessous.
Quels sont les avantages de la gestion de flotte ?
La gestion d'une flotte peut être un défi, quelle que soit sa taille. C'est pourquoi plus de 75 % des gestionnaires de flotte s'appuient sur des logiciels de gestion de flotte ou la télématique embarquée pour soutenir les opérations quotidiennes d'au moins une partie de leurs véhicules.
Étant donné que les consommateurs s'attendent souvent à une satisfaction immédiate et à une livraison le lendemain, la mise en œuvre d'une gestion de flotte est absolument essentielle pour les entreprises afin de maximiser leurs ressources et de favoriser leur croissance. Voici quelques-uns des principaux avantages de la gestion de flotte :
- Réduction des coûts de main-d'œuvre et de carburant
- Maintenir la conformité avec les réglementations nationales et fédérales
- Localiser et suivre les véhicules de la flotte
- Gérer l'entretien des véhicules
- Améliorer la sécurité des flottes et des conducteurs
- Optimiser les économies de coûts
Un logiciel de gestion de flotte peut aider les gestionnaires de flotte à obtenir une visibilité en temps réel sur leurs opérations, tout en augmentant la satisfaction des conducteurs et en réduisant la consommation de carburant grâce à des analyses prédictives et des rapports précis. Pour en savoir plus, consultez notre blog ‘Défis pour les gestionnaires de flotte’.
Comment fonctionne un logiciel de gestion de flotte ?
Un logiciel de gestion de flotte est une base de données centrale essentielle qui aide les gestionnaires de flotte à contrôler, organiser et coordonner les véhicules. Il offre également aux gestionnaires une vue complète de leur flotte et de ses activités.
Le logiciel peut être intégré à des outils tiers, tels que les fournisseurs de maintenance, les cartes carburant, la comptabilité, et bien plus encore. Lorsqu'il est connecté à des capteurs, au suivi GPS et aux équipements télématiques, le logiciel enregistre des informations relatives au diagnostic des véhicules, au comportement de conduite, aux besoins d'entretien, aux dépenses de carburant, et bien plus encore. Voici quelques-unes des fonctionnalités offertes par un logiciel de gestion de flotte :
- Comptabilité: surveiller et vérifier les dépenses pour identifier la fraude et gérer les budgets
- Consommation de carburant: les capteurs des véhicules peuvent détecter les temps d'inactivité excessifs pour réduire la consommation excessive de carburant
- Maintenance: le logiciel peut suivre l'historique de maintenance et envoyer des rappels de service
- Alertes en temps réel: les conducteurs peuvent être informés des comportements de conduite dangereux via des alertes en cabine
- Enregistrement des heures: Les conducteurs peuvent respecter les heures de service grâce à des dispositifs d'enregistrement électronique (ELD) intégrés
- Sécurité: les gestionnaires peuvent détecter où se trouvent les véhicules et s'ils ont été conduits en dehors des heures de bureau
Quel est le rôle d'un gestionnaire de flotte ?
Les entreprises font appel à des gestionnaires de flotte pour superviser le cycle de vie des véhicules d'entreprise. La gestion de flotte peut être un rôle interne, si la flotte est suffisamment grande pour justifier ce poste, ou elle peut être externalisée auprès d'une entreprise spécialisée dans l'offre de ce service.
Quoi qu'il en soit, un gestionnaire de flotte est désigné pour organiser et exécuter les opérations quotidiennes, et pour maîtriser les coûts. Ses tâches comprennent la supervision de l'acquisition et de l'entretien des véhicules, la gestion des conducteurs, la planification des itinéraires et la sécurité. Un gestionnaire de flotte est donc responsable de tous les services de flotte, avec le cahier des charges suivant :
1. Assurer la sécurité du conducteur
Le défi majeur pour les entreprises disposant d'une flotte est de s'assurer que les conducteurs peuvent rouler en toute sécurité. Garantir un comportement de conduite sûr peut s'avérer complexe, d'autant plus que les coordinateurs de flotte sont souvent éloignés de plusieurs centaines de kilomètres des véhicules en circulation. C'est pourquoi des outils pratiques, tels que les dashcams ou les systèmes de suivi de véhicules, sont essentiels pour les gestionnaires de flotte. Ils offrent une visibilité en temps réel sur les véhicules distants et fournissent des preuves ou des données pour la mise en œuvre de formations destinées aux conducteurs.
2. Rétention des conducteurs
Les pénuries de conducteurs constituent un problème croissant dans le secteur des transports. La stabilisation et l'amélioration de la rétention des conducteurs sont des objectifs que les gestionnaires de flotte doivent constamment viser. En mettant en place des programmes de mentorat, en améliorant les conditions de travail ou simplement en instaurant une confiance plus solide entre le conducteur et le gestionnaire de flotte, ces derniers peuvent s'assurer que les conducteurs restent motivés et satisfaits de leur emploi.
3. Suivre, analyser et maintenir une vue d'ensemble de la flotte
Pour garantir la sécurité des conducteurs, les gestionnaires de flotte doivent savoir précisément où se trouvent les véhicules individuels à tout moment. Bien que cela puisse paraître simple, le suivi de la localisation des véhicules peut être un véritable défi, qu'une flotte soit composée de 5 ou de 5 000 véhicules. Les gestionnaires de flotte s'appuient alors sur la technologie GPS et d'autres systèmes de suivi pour connaître la position de leurs véhicules, et pour accroître la visibilité de leurs activités de flotte ainsi que la sécurité des véhicules.
Le logiciel de gestion de flotte aide à surveiller et à analyser les statistiques clés pour des performances optimales.
4. Réduction des coûts totaux
Qu'il s'agisse de la gestion du carburant ou de la réduction des coûts d'exploitation, les gestionnaires de flotte automobile sont censés identifier et éliminer les dépenses inutiles afin de créer des opérations de flotte plus rentables et plus efficaces. Les coûts opérationnels, de carburant et d'entretien peuvent rapidement s'accumuler. Qu'il s'agisse de la mise en place de programmes d'efficacité énergétique (indépendamment des fluctuations des prix du carburant) ou du suivi des actifs, il incombe au coordinateur de flotte de déterminer des solutions permettant de réduire les coûts et d'aider une entreprise à augmenter sa productivité.
5. Entretien et acquisition de véhicules
Un gestionnaire de flotte s'assure que tous les véhicules sont pleinement opérationnels, coordonne l'entretien de routine et organise les services de réparation. Pour gérer une flotte de manière optimale, un gestionnaire de flotte doit être capable de prévoir le nombre et le type de véhicules nécessaires à un fonctionnement efficace. Il peut sembler simple d'acquérir de nouveaux véhicules en cas de besoin, mais une compréhension et une prévision précises de l'utilisation de la flotte sont primordiales pour définir une stratégie d'achat adéquate. L'adéquation d'un employé à une catégorie de véhicule, le cycle de vie d'un véhicule et même le timing du marché sont autant de facteurs importants qui contribuent à une stratégie solide d'acquisition de véhicules.
Les questions les plus fréquemment posées sur les logiciels de gestion de flotte
Trouvez les réponses aux questions fréquemment posées sur la gestion de flotte dans notre blog « FAQ Logiciels de gestion de flotte ».
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